Nadpłata i niedopłata, czyli jak rozliczyć PIT-40?

Obowiązki płatników, którzy dokonują podatnikom rocznego obliczenia podatku na formularzu PIT-40, nie zawsze kończą się na jego sporządzeniu i przekazaniu go w ustawowym terminie fiskusowi i podatnikowi. Czasami bowiem z dokumentu tego wynika nadpłata lub niedopłata podatku. To z kolei oznacza konieczność rozliczenia tych kwot. Pomimo zmian, jakie w tym roku nastąpiły w terminach i sposobie przekazywania PIT-40 fiskusowi, zasady i terminy rozliczania wynikających z nich różnic pozostały takie same.

Skąd różnice?

PIT-40 sporządzają po zakończeniu roku płatnicy wskazani w art. 37 ust. 1 ustawy o pdof, czyli m.in. zakłady pracy, którzy w trakcie roku podatkowego pobierają zaliczki na podatek od świadczeń dokonywanych na rzecz podatników. Rozliczenia tego dokonują pod warunkiem, że podatnik złoży im oświadczenie na formularzu PIT-12, z którego wynika m.in., że poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów (z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c i 30e ustawy o pdof), a także nie korzysta z odliczeń i preferencyjnego, wspólnego opodatkowania przewidzianego dla małżonków oraz na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Z założenia, gdy podatnik spełni wskazane w PIT-12 warunki, suma zaliczek pobranych przez płatnika w ciągu roku powinna być zgodna z podatkiem wynikającym z PIT-40. Niestety praktyka pokazuje, że nie w każdym przypadku tak jest. Na wystąpienie różnic w tym zakresie ma wpływ m.in. stosowanie zaokrągleń na etapie obliczania w trakcie roku zarówno podstawy opodatkowania, jak i samych zaliczek na podatek. Dosyć często płatnicy w PIT-40 uwzględniają również inne kwoty kosztów pracowniczych, niż stosowane przy obliczaniu zaliczek (np. zamiast podstawowych, podwyższone czy faktyczne, o których mowa w art. 22 ust. 11 ustawy o pdof). Oprócz tego różnice pomiędzy zaliczkami a podatkiem w rozliczeniu rocznym mogą być wynikiem odliczenia od dochodu podatnika (na jego wniosek) zwróconych płatnikowi nienależnie pobranych świadczeń, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdof (jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczki). Ponadto mogą one być efektem doliczenia do podatku otrzymanego za pośrednictwem płatnika zwrotu uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Każda z omówionych okoliczności może spowodować, że z rocznego obliczenia podatku wynikać będzie nadpłata lub niedopłata podatku. W takim przypadku płatnik powinien ją rozliczyć zgodnie z uregulowaniami zawartymi w art. 37 ust. 4 ustawy o pdof.

Rozliczone w 2015 r. nadpłaty i niedopłaty podatku za 2014 r. płatnik musi wykazać w deklaracji PIT-4R za 2015 r.

Zaliczka wyższa od podatku

Nadpłata w PIT-40 za 2014 r. pojawia się, gdy suma zaliczek pobranych w trakcie roku jest większa od podatku należnego obliczonego w PIT-40 za ten rok. Nadpłatę za 2014 r. pracodawca ma obowiązek zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec 2015 r. Gdyby jednak po jej pobraniu nadal pozostała nadpłata, pracodawca powinien ją zwrócić podatnikowi w gotówce. Nadpłaty zwrócone w gotówce pracodawca potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędowi skarbowemu.

Rozliczenie niedopłaty

Z niedopłatą podatku za 2014 r. mamy do czynienia, gdy suma zaliczek pobranych w 2014 r. była mniejsza od podatku należnego obliczonego w PIT-40 za ten rok. Różnicę tę płatnik generalnie zobowiązany jest pobrać podatnikowi z jego dochodu za marzec 2015 r. Na zasadzie wyjątku może jednak na wniosek podatnika pobrać ją z dochodu za kwiecień 2015 r. Z kolei, gdy w styczniu lub w lutym 2015 r. ustał między stronami stosunek uzasadniający pobór zaliczek, różnicę tę należało pobrać z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnik wpłaca na rachunek urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)