Czy karty drogowe prowadzone przez kierowcę mogą "zastąpić" ewidencję przebiegu pojazdu, skoro zawierają one wszystkie dane, jakie ta ewidencja powinna zawierać? Czy ma znaczenie, że ww. karty są prowadzone w ujęciu dziennym (przepisy mówią o okresie rozliczeniowym)?
Od 1 kwietnia br. podatnicy mogą odliczać cały VAT od wydatków na pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Konieczne jest jednak (z pewnymi wyjątkami, które tu pomijamy) m.in. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta ma potwierdzać, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych.
WAŻNE: Nie ma urzędowego obowiązującego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu. Podatnik może zatem ewidencję tę prowadzić w dowolnej formie. Istotne jest jedynie, aby zawierała ona wszystkie wymagane przepisami ustawy o VAT dane. Przykładowy wzór takiej ewidencji dostępny jest na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać dane określone w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, tj. m.in.:
Ustawa o VAT nie precyzuje, co należy rozumieć przez "okres rozliczeniowy" na potrzeby ww. regulacji. Ministerstwo Finansów w broszurze pt. "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" (broszura ta dostępna jest na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl) wyjaśniło jednak, że chodzi tu o okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, czyli w zależności od tego, jak rozlicza się podatnik - miesiąc lub kwartał.
Z pytania wynika, że kierowca prowadzi dzienne karty pojazdu. Tymczasem ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów VAT powinna być jedna (ciągła). Dzienne karty drogowe (prowadzone przecież do innych celów) tego wymogu nie spełniają. W związku z tym podatnik powinien zaprowadzić odrębną (zbiorczą) ewidencję przebiegu pojazdu. Do jej prowadzenia może oczywiście posłużyć się informacjami zawartymi w ww. kartach drogowych.
Kto ma podpisywać ewidencję przebiegu pojazdu - prezes firmy, czy może upoważniona osoba (np. kierownik)?
Wpisy dokonywane w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę kierującą pojazdem powinny być potwierdzone przez "podatnika" (nie dotyczy przypadku, gdy kierującym jest sam podatnik). W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki (cywilnej, jawnej, z o.o. czy innej) dla celów VAT podatnikiem jest ta spółka. Nie ma natomiast żadnych szczegółowych regulacji, kto powinien w takim przypadku podpisać ww. ewidencję. Może zatem to być wspólnik spółki, prezes, dyrektor, kierownik działu czy inna upoważniona osoba.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
