Począwszy od 1 kwietnia 2014 r. zasadą jest odliczanie 50% podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Są one bowiem, co do zasady, uznawane za pojazdy wykorzystywane zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych podatnika. Na zasadzie wyjątku możliwe jest odliczanie całej kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, jeżeli są one wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
W myśl art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Jeżeli zatem podatnik zdecyduje o stuprocentowym odliczaniu VAT w przypadku pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, musi liczyć się z dodatkowymi obowiązkami nałożonymi przez ustawodawcę.
Skoro bowiem ustawodawca w ww. przepisie wskazał, że sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika musi być określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, to należy mieć na uwadze fakt, że ciężar dowodu w tym przypadku przesunięty został na podatnika. To podatnik będzie musiał wykazać przed organem podatkowym, że auto używa wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Aby taki dowód mieć, należy odpowiednio opracować regulaminy wewnętrzne, dotyczące m.in. zasad korzystania z samochodów służbowych przez pracowników firmy, czy właścicieli, bądź też innych osób, którym auta firmowe mogą być ewentualnie udostępniane. W regulaminie takim – aby uznać jednoznacznie, że auta firmowe faktycznie wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej powinien – co do zasady – znaleźć się wyraźny zakaz korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych.
Czy jednak błędem będzie ustalenie przez podatnika, że miejscem parkowania samochodu służbowego jest jego (bądź pracownika) miejsce zamieszkania? Dojazdy do pracy samochodem służbowym – jak przyjęto w uzasadnieniu do ustawy nowelizacyjnej – są uznawane za wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych. Powstaje zatem wątpliwość, czy w tym zakresie wystarczającym będzie odpowiedni zapis w regulaminie dotyczący parkowania samochodu służbowego nie na terenie siedziby firmy, ale w miejscu zamieszkania podatnika czy jego pracownika?
Regulaminy dotyczące zasad korzystania z firmowych aut to nie jedyny obowiązek związany z prawem do pełnego odliczania VAT. Podatnik musi także prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu przez cały okres, w którym wykorzystuje pojazd samochodowy wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.
Ewidencja ta musi być bardzo szczegółowa. Obejmuje ona m.in. wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, zawierający: kolejny numer, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem. Wpis ten musi być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie jego autentyczności, jeżeli kierujący pojazdem nie był podatnikiem.
W sytuacji gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpisu tego dokonuje osoba, która udostępnia pojazd i musi on obejmować: kolejny numer, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu oraz imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony.
W przypadku, gdy z aut firmowych korzystają pracownicy, obowiązek prawidłowego prowadzenia ewidencji będzie spoczywał także na nich. Tu pojawia się dodatkowa wątpliwość – czy pracownik może odpowiadać za ewentualną nierzetelność takiej ewidencji?
Wiele niejasności i trudności o charakterze formalnym wiąże się z uznaniem przez podatnika, że auto będzie wykorzystywane przez niego wyłącznie w działalności gospodarczej. Z tego powodu duża grupa podatników decyduje się na przyjęcie, że auto wykorzystywać będzie do celów mieszanych. Nie ma wówczas obowiązku prowadzenia ewidencji, czy dokonywania zmian w regulaminach wewnętrznych, ani też obowiązku składania w urzędzie skarbowym formularza VAT-26, w każdym przypadku gdy dojdzie do zmiany przeznaczenia pojazdu.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
