Poczęstunki i posiłki podczas spotkań biznesowych a koszty podatkowe

Specyfika działalności naszej firmy powoduje, iż często odbywamy spotkania z kontrahentami (obecnymi i potencjalnymi). Podczas tych spotkań podejmujemy gości poczęstunkiem. Najczęściej ma to miejsce w siedzibie firmy - wówczas jest to skromny poczęstunek w postaci kanapek, ciastek, kawy itp. Niemniej jednak czasami okoliczności nakazują zaproszenie przedstawiciela kontrahenta do restauracji na obiad albo kolację. Czy do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć zarówno wydatki na poczęstunek w siedzibie firmy, jak i na posiłki w restauracji?

Ogólna definicja kosztów podatkowych

Jak wynika z ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów zamieszczonej w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, do kosztów tych można zaliczyć tylko takie wydatki, które charakteryzują się następującymi cechami:

• są funkcjonalnie powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
   
• pomiędzy poniesieniem danego wydatku a przychodem musi zachodzić wyraźny i widoczny związek przyczynowo-skutkowy, polegający na tym, że poniesienie tego wydatku faktycznie ma (albo przynajmniej potencjalnie może mieć) wpływ na powstanie przychodu lub zwiększenie jego wysokości, bądź też na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
   
• poniesienie wydatku musi znajdować gospodarcze uzasadnienie i to nie z subiektywnego, lecz z obiektywnego punktu widzenia,
   
• wysokość poniesionego wydatku powinna być adekwatna do przewidywanych korzyści, a więc racjonalna z ekonomicznego punktu widzenia,
   
• wydatek ma charakter definitywny i został pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
   
• poniesienie wydatku zostało odpowiednio udokumentowane,
   
• dany wydatek nie figuruje w negatywnym katalogu wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych (katalog ten jest zamieszczony w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF i w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP).

Wyłączone z kosztów są wydatki na reprezentację

Wydatki na poczęstunek lub posiłek podczas spotkań biznesowych nie zostały wymienione we wspomnianym katalogu negatywnym, jako wyłączone z kosztów. Niemniej jednak w praktyce konieczne jest ustalenie, czy konkretne spotkanie miało na celu przede wszystkim załatwienie spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też było to spotkanie noszące znamiona reprezentacji. Ma to o tyle istotne znaczenie, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawy o podatku dochodowym nie zawierają jednak definicji pojęcia "reprezentacja".

Do niedawna kwestia ta budziła poważne rozbieżności interpretacyjne, zarówno wśród organów podatkowych, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych.

Istotne znaczenie dla wyeliminowania tych rozbieżności miały tezy zawarte w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11.

Z wyroku tego wynika, że:

• wymienienie w przepisach art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza automatycznie, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów,
   
• dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów podatkowych, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy poza nią; dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków (nie ma bowiem możliwości ustalenia jednakowego dla wszystkich podatników miernika wystawności, wytworności, okazałości, czy przepychu),
   
• za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań,
   
• każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków; poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny bowiem spełniać wymogi określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych (tj. art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP).

Powołany wyrok NSA stał się podstawą dla obecnej - utrwalonej już - linii interpretacyjnej organów podatkowych.

Wydatki podlegające ujęciu w kosztach podatkowych

W interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 (wydanej na bazie ww. wyroku NSA) Minister Finansów stwierdził, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej. Takie stanowisko prezentują także obecnie organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach.

Jeżeli zatem, w sytuacji przedstawionej w pytaniu, spotkania z kontrahentami dotyczą spraw związanych z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, to wydatki na poczęstunek lub posiłki podczas tego rodzaju spotkań mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - zarówno jeżeli mają one miejsce w siedzibie firmy, jak i w restauracji. Oczywiście przy założeniu, że jednocześnie spełnione są pozostałe przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych.

Warto w tym miejscu przytoczyć pogląd wyrażony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 kwietnia 2015 r., nr IBPBI/1/4511-392/15/ESZ, w której czytamy:

"(...) Należy (...) pamiętać, że spotkania z klientami nie mogą mieć czysto konsumpcyjnego, czy rozrywkowego charakteru, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest wzmocnienie relacji z klientami, omówienie warunków świadczonych usług oraz prowadzenie rozmów. Pamiętać również należy, aby celem takiego spotkania nie była chęć okazania przepychu, stworzenia pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy oraz prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Zaznaczyć również należy, że to na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą ograniczać się do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków. (...)"

W tym samym duchu, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wypowiedział się również w interpretacjach indywidualnych z 8 lipca 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-24/15/MO oraz z 15 lipca 2015 r., nr IBPB-1-1/4511-83/15/EN. Analogiczne stanowisko zajął także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z 9 marca 2015 r., IPPB5/423-1226/14-4/KS oraz z 23 marca 2015 r., nr IPPB5/4510-103/15-2/JC.