Wydatki w podróży udokumentowane zapłatą z karty kredytowej - możliwość zaliczenia w koszty

Pracownik spółki z o.o. przebywał służbowo za granicą i tam opłacił służbową kartą kredytową swój nocleg w hotelu. Niestety nie dostał faktury. Czy na podstawie oświadczenia pracownika, że poniósł on powyższe koszty oraz wyciągu z rachunku, na którym wskazana jest kwota rachunku za nocleg oraz nazwa hotelu, kwotę tę spółka może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów?

Jak wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Powyższa definicja "kosztów uzyskania przychodów", a także inne przepisy ustawy o PDOP nie określają jednak sposobu, w jaki podatnik obowiązany jest dokumentować poniesione wydatki, aby mógł zaliczyć je do takich kosztów. W świetle tej definicji istotne jest wykazanie przez podatnika faktu poniesienia danego wydatku oraz jego związek z prowadzoną przez tego podatnika działalnością oraz uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami. Wskazać przy tym należy, iż jedynie w art. 9 ust. 1 ww. ustawy na podatników ustawa nałożyła ogólny obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej (zgodnie z odrębnymi przepisami), aby na jej podstawie możliwym było określenie wysokości uzyskanego dochodu (lub poniesionej straty), podstawy opodatkowania i należnego za rok podatkowy podatku dochodowego.

Tym niemniej, w orzecznictwie organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, a także w doktrynie i piśmiennictwie utrwalony jest pogląd, iż wydatki, aby mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, powinny być przez podatnika "właściwie udokumentowane".

"Właściwe udokumentowanie" wydatku nie oznacza jednak, iż do kosztów uzyskania przychodów zalicza się jedynie te wydatki, które udokumentowane zostały fakturami. Dodatkowo wskazać należy, iż nie każdy przecież poniesiony przez podatnika i "właściwie udokumentowany" wydatek - w tym udokumentowany fakturą - może być zaliczony do takich kosztów.

Warto więc w tym kontekście zwrócić uwagę na treść art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że jako dowód w postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko to, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w tym postępowaniu, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, itd. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów, jakie mogą służyć potwierdzeniu przebiegu operacji gospodarczych, a w konsekwencji - uznaniu poniesionych przez podatnika wydatków za koszty uzyskania przychodów - jest katalogiem otwartym, dopuszczającym również inne sposoby dokumentowania przez podatnika tych wydatków.

Tym niemniej, organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podkreślają, iż wydatek udokumentowany "właściwie" to taki wydatek, który został udokumentowany dowodami księgowymi wskazanymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Taki sposób "właściwego" dokumentowania przez podatnika wydatków, uwzględniającego także treść art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP, wskazał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji indywidualnej z 30 września 2014 r. (nr IBPBI/2/423-783/14/BG), stwierdzając w niej, iż:

"(...) Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. (...)"

Uwzględniając zatem powyższe, jeżeli z całokształtu okoliczności wynika, iż poniesiony na opłacenie noclegu pracownika wydatek pozostawał w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością i uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami, to może on zostać zaliczony przez jednostkę do jej kosztów uzyskania przychodów także na podstawie wskazanych w pytaniu "dowodów zastępczych". Z uwagi jednak na fakt, że to w gestii kierownika jednostki leży uznanie dowodu zastępczego za właściwy dla udokumentowania danej operacji gospodarczej, każdorazowo taki dowód zastępczy powinien zawierać adnotację, iż został on zaakceptowany przez kierownika jednostki wraz z podpisem tego kierownika.