Opodatkowanie wynagrodzenia członka zarządu

W myśl art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych, członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W wyniku powołania członka zarządu spółki z o.o. powstaje stosunek organizacyjny pomiędzy daną osobą fizyczną a spółką. Sąd Najwyższy w wyroku z 26 listopada 2014 r., sygn. akt II PK 162/13 stwierdził, że: "W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalone jest stanowisko, że osoba fizyczna pełniąca funkcję członka zarządu w spółce prawa handlowego może być powiązana ze spółką jedynie stosunkiem organizacyjnoprawnym albo że jej funkcje w zarządzie mogą być wykonywane w złożonym układzie członkostwa w zarządzie i umowy o pracę lub stosunków cywilnoprawnych".

Jak wynika z treści pytania, członek zarządu do czasu przejścia na emeryturę pełnił swą funkcję w ramach umowy o pracę.

Sposób obliczenia miesięcznej zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy uregulowany jest w art. 32 updof. Płatnik od uzyskanych w ciągu miesiąca przychodów ze stosunku pracy odlicza:

• generalnie zryczałtowane koszty uzyskania przychodów w kwocie 111,25 zł (lub 139,06 zł gdy pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę) oraz
   
• potrącone w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Kalkulator wynagrodzeń dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl w zakładce Kalkulatory w podatku dochodowym

Ustalony dochód jest podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, która w zależności od wysokości dochodu osiągniętego od początku roku wynosi 18% lub 32%. Następnie zaliczkę na podatek płatnik zmniejsza o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, ale tylko wówczas, jeśli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył mu oświadczenie PIT-2. Obliczoną w ten sposób zaliczkę płatnik zmniejsza o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w tym miesiącu ze środków pracownika, z tym że zmniejszenie to nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Natomiast wynagrodzenie uzyskiwane przez członka zarządu w ramach pełnienia tej funkcji na podstawie aktu powołania, ustawodawca zaliczył do przychodów z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 updof). W takim przypadku obliczając zaliczkę od dochodu członka zarządu, płatnik powinien uwzględnić regulacje wynikające z art. 41 ust. 1 updof. Przepis ten stanowi, że płatnicy są zobowiązani pobierać zaliczki na podatek w wysokości 18% należności, pomniejszonej o:

• miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 updof oraz
   
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Tak ustaloną zaliczkę pomniejsza się następnie o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej ze środków podatnika. Kwota składki, o którą zmniejsza się zaliczkę, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Członek zarządu może w dowolnym czasie złożyć płatnikowi wniosek o pobór zaliczki na podatek według stawki 32%.

Uwaga! Przedstawiony sposób obliczania zaliczki na podatek w przypadku dochodów uzyskiwanych z racji pełnienia funkcji członka zarządu podlega pewnym modyfikacjom. Pełnienie takiej funkcji na podstawie powołania nie jest bowiem tytułem do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. W konsekwencji zaliczka na podatek od wynagrodzenia członka zarządu powinna być pobrana w wysokości 18% (lub 32% - na wniosek podatnika) przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania.

Wysokość potrącanych przez płatnika kosztów uzyskania przychodów określa art. 22 ust. 9 pkt 5 updof. Z powołanego przepisu wynika, że koszty te wynoszą 111,25 zł miesięczne, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł (także wówczas gdy miejscowość zamieszkania członka zarządu jest inna niż miejscowość, w której znajduje się siedziba płatnika).

Jeżeli podatnik tego samego rodzaju przychody uzyskuje od więcej niż jednego podmiotu albo od tego samego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych, wówczas roczne koszty nie mogą przekroczyć kwoty 2.002,05 zł.

Obowiązki płatnika wobec urzędu skarbowego niezależnie od tego czy płatnik pobiera zaliczkę na podatek od wynagrodzenia uzyskiwanego przez członka zarządu w ramach stosunku pracy, czy od wynagrodzenia przysługującego na podstawie samego aktu powołania, są takie same.

Płatnik ma obowiązek pobraną zaliczkę na podatek przekazać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał. Wpłaty zaliczki na podatek dokonuje do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, jeśli nie posiada siedziby. Tak wynika z art. 38 ust. 1 i art. 42 ust. 1 updof.

Do tego samego urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnik przesyła deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy sporządzoną na formularzu PIT-4R (art. 38 ust. 1a i art. 42 ust. 1a updof).

Gdyby płatnik zaprzestał prowadzenia działalności przed tą datą, wówczas deklarację tę powinien przekazać do urzędu skarbowego w terminie do dnia zaprzestania działalności.

Wzory PIT-4R i PIT-11 dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe

Ponadto, co do zasady, do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik powinien przekazać członkowi zarządu oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca jego zamieszkania, imienną informację sporządzoną na druku PIT-11 (art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 updof).

Uwaga! Wyznaczony przez ustawodawcę termin - do końca lutego roku następującego po roku podatkowym - jest właściwy tylko dla informacji przekazywanych do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. Jeżeli płatnik składa do urzędu skarbowego PIT-11 w formie dokumentu pisemnego, ma na to czas do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Natomiast podatnik powinien otrzymać tę informację do końca lutego, niezależnie od formy w jakiej jest ona przekazywana organowi podatkowemu.

Należy wskazać, że płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych może złożyć PIT-11 w formie dokumentu pisemnego pod warunkiem, że sporządza informacje (PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-8C) oraz roczne obliczenie podatku za dany rok podatkowy (PIT-40) dla nie więcej niż pięciu podatników.