Wydatki na budowę oraz wyposażenie budynku biurowego

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej wybudowaliśmy budynek biurowy. Nakłady związane z jego wytworzeniem odnoszono na konto środka trwałego w budowie. Jak rozliczyć wydatki na jego wykończenie typu płytki podłogowe, kafelki łazienkowe, drzwi, kaloryfery, umywalki czy rolety oraz zakup wyposażenia, w tym meble, komputery, drukarki? Czy przed oddaniem budynku do użytkowania można naliczać amortyzację uznanego za odrębny środek trwały pieca co, który jest użytkowany w celu ogrzewania budynku?

Na koszt wytworzenia środka trwałego, a tym samym na jego wartość początkową, składa się wartość (w cenie nabycia) zużytych rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do kosztu wytworzenia nie zalicza się m.in.: kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Klasyfikacja Środków Trwałych dostępna jest w serwisie www.klasyfikacje.gofin.pl

Ponadto, jak wynika z objaśnień zawartych do grupy 2 KŚT, do wyposażenia budynku zwiększającego jego wartość początkową zalicza się m.in. wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku - np. wbudowane meble.

Zatem w przypadku budowy budynku, wszelkie nakłady poniesione na jego wytworzenie, w tym wymienione w pytaniu płytki podłogowe, kafelki łazienkowe, drzwi, kaloryfery, umywalki czy rolety, zwiększają jego koszt wytworzenia, a tym samym jego wartość początkową.

Inaczej natomiast należy rozliczyć wydatki na zakup wyposażenia tego budynku, typu meble biurowe, tj. szafy, biurka, regały, a także komputery, drukarki czy telefony.

W takim przypadku stosuje się ogólne zasady dotyczące środków trwałych. Oznacza to, że w sytuacji, gdy nabyty składnik majątku spełnia definicję środka trwałego (por. art. 16a ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 22a ust. 1 ustawy o PDOF), będzie stanowił odrębny obiekt inwentarzowy podlegający amortyzacji.

Należy przy tym uwzględnić wartość omawianych składników. Gdy będzie ona równa lub niższa niż 3.500 zł, wydatki poniesione na ich nabycie będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu rozpoczęcia ich eksploatacji (bezpośrednio lub za pośrednictwem jednorazowego odpisu amortyzacyjnego).

W przypadku mebli biurowych (innych niż wbudowane na stałe w konstrukcję budynku) należy zaznaczyć, że mogą być one zaliczane do środków trwałych zarówno jako poszczególne elementy - oddzielnie biurko, regał, szafa - lub łącznie jako skompletowane zestawy. Meble zaliczane są do grupy 8 KŚT jako rodzaj 808 "Pozostałe narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane" i amortyzowane zgodnie z Wykazem stawek amortyzacyjnych stawką roczną równą 20%.

Odnośnie zakwalifikowania jako odrębnego środka trwałego pieca centralnego ogrzewania należy zaznaczyć, że na ogólnych zasadach jego amortyzację należy rozpocząć od miesiąca następującego po miesiącu oddania go do używania.

W podobny sposób rozlicza się nakłady na wykończenie i wyposażenie budynku dla celów bilansowych. Nakłady zwiększające koszt wytworzenia budynku, a zarazem jego wartość początkową, odnoszone są w księgach rachunkowych na konto 08 "Środki trwałe w budowie", a następnie po oddaniu budynku do użytkowania podlegają przeksięgowaniu na konto 01 "Środki trwałe". Również inne przedmioty i urządzenia nabyte do wykorzystania w omawianym budynku, stanowiące odrębne środki trwałe, odnosi się na właściwe konto 01. Natomiast składniki nieuznane za środki trwałe, np. ze względu na ich wartość nieprzekraczającą 3.500 zł, księgowane są bezpośrednio na konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub odpowiednie konto zespołu 5 - w przypadku wyposażenia instalowanego w budynku administracji może to być konto 55 "Koszty zarządu".

Dodajmy, iż podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia, obok ewidencji środków trwałych, ewidencji wyposażenia (por. § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Ewidencją tą obejmuje się rzeczowe składniki majątku związane z prowadzoną działalnością, o wartości przekraczającej 1.500 zł, które nie zostały zaliczone do środków trwałych najczęściej ze względu na niską wartość.