Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Koszty organizacji stanowiska pracy
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Koszty organizacji stanowiska pracy

Przegląd Podatku Dochodowego nr 13 (373) z dnia 1.07.2014
1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy zatrudniają pracowników, są zobowiązani zorganizować dla nich stanowiska pracy. Wymaga to w szczególności wyposażenia stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i narzędzia. Zgodnie z ogólnymi wymogami określonymi w Kodeksie pracy, maszyny i inne urządzenia techniczne, a także narzędzia pracy stanowiące wyposażenie stanowiska pracy, muszą zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz spełniać wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach (art. 215-218 K.p.). Oznacza to, że oprócz wydatków na wyposażenie stanowiska pracy w odpowiedni sprzęt oraz narzędzia, pracodawca ponosi dodatkowo koszty przeprowadzanych napraw i konserwacji używanego sprzętu i narzędzi, tak aby korzystanie z nich nie stwarzało zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników.

Ponadto, w świetle przepisów prawa pracy, zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy wymaga spełnienia także szeregu innych wymogów oraz przyznania świadczeń. Do podstawowych obowiązków każdego pracodawcy zatrudniającego nowych pracowników należy zapewnienie im m.in. badań wstępnych oraz szkolenia w zakresie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Pracodawcę obowiązuje bowiem zakaz dopuszczenia do pracy osób bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 K.p.) oraz nieposiadających wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP (art. 2373 § 1 K.p.).

W zależności od rodzaju i charakteru pracy powierzonej pracownikom, stworzenie odpowiednich warunków pracy może oznaczać obowiązek pracodawcy do zapewnienia im:

  • środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informacji o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 2376 § 1 K.p.),
     
  • odzieży i obuwia ochronnego, spełniających wymogi określone w Polskich Normach (art. 2377 § 1 K.p.).

Przykładem innych świadczeń jest obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków i napojów. Świadczenia tego rodzaju, w myśl art. 232 K.p., pracodawca musi zapewnić osobom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, gdy jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Wymienione świadczenia stanowią zaledwie przykład licznych obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, które na pracodawców nakładają przepisy prawa pracy.


2. Koszty uzyskania przychodów

Koszty ponoszone w ramach prowadzonej działalności wpływają na wysokość obciążeń podatkowych. Rozliczenie tych kosztów wymaga jednak dokonania uprzedniej oceny, które z nich mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w świetle art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop. Powołane przepisy stanowią, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 updof lub art. 16 ust. 1 updop.

Do kosztów podatkowych zalicza się zarówno koszty służące bezpośrednio osiąganiu przychodów, jak też koszty tzw. pośrednie, których poniesienie wiąże się z ogólną działalnością firmy lub jest uzasadnione zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów.

Rozliczając koszty ponoszone w ramach działalności gospodarczej, należy zawsze uwzględniać ograniczenia wynikające z przepisów podatkowych, w szczególności określających koszty nieuznane za koszty uzyskania przychodów.


Świadczenia na rzecz nowozatrudnionych osób

Koszty tzw. pracownicze wiążą się zasadniczo z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i osiąganymi przychodami. Ich ponoszenie ma z reguły normatywny charakter.

Odwołując się do wspomnianych obowiązków na rzecz pracowników, należy podkreślić, że zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca zobligowany jest:

  • wypełniać obowiązki na własny koszt (dotyczy to badań wstępnych oraz szkoleń z zakresu BHP),
     
  • zapewnić pracownikom świadczenia nieodpłatnie (np. dostarczając środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie ochronne, a także posiłki i napoje, gdy jest to niezbędne ze względów profilaktycznych).

W określonych prawem sytuacjach, w miejsce świadczenia rzeczowego pracodawca może wypłacać pracownikom ekwiwalenty pieniężne. Tak jest np. w przypadku stanowisk pracy, na których dopuszcza się stosowanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego spełniającego wymogi BHP lub gdy pracownicy sami piorą odzież roboczą, bo pracodawca nie może zapewnić im tego świadczenia.

Zwróć uwagę!

Koszty pracodawcy związane z realizacją obowiązkowych świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników lub wypłacane w zamian tych świadczeń ekwiwalenty (przewidziane przepisami prawa pracy), stanowią koszty uzyskania przychodów, które są uwzględniane w rachunku podatkowym w momencie ich poniesienia.


Koszty wyposażenia stanowiska pracy

Rozpatrując kwestię rozliczenia kosztów wyposażenia stanowiska pracy w wymagany sprzęt, narzędzia czy urządzenia, możemy spotkać się z sytuacją, gdy pracodawca przeznacza na ich nabycie środki własne, pochodzące z pomocy finansowej udzielanej w formie dotacji, refundacji itp., czy też korzysta ze składników majątku należących do pracownika (najczęściej dotyczy to samochodów).


Składniki majątku nabyte z własnych środków

Rozliczanie kosztów poniesionych na wyposażenie stanowiska pracy uzależnione jest od tego, czy od wartości składników majątku stanowiących wyposażenie stanowiska pracy będą dokonywane odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacji podlegają środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, czyli składniki majątku, które spełniają wymogi określone w art. 22a updof oraz odpowiednio w art. 16a updop.

Nakłady poniesione na środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne są zaliczane w ciężar kosztów podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od ich wartości początkowej w sposób zgodny z przepisami regulującymi kwestię amortyzacji podatkowej (art. 22 ust. 8 updof lub art. 15 ust. 6 updop). Natomiast koszty poniesione na nabycie (wytworzenie) składników wyposażenia niezaliczonych do środków trwałych odnosi się bezpośrednio do kosztów podatkowych.

W przypadku gdy podatnik przeznaczy własne środki pieniężne na nabycie lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także na składniki niezaliczone do tej kategorii, odpowiednio odpisy amortyzacyjne oraz koszty nabycia będą, co do zasady, kosztami uzyskania przychodu w pełnej wysokości.


Składniki majątku nabyte ze środków pomocy finansowej

Na podstawie odrębnych przepisów podatnicy, którzy organizują miejsca pracy dla osób bezrobotnych czy niepełnosprawnych mogą otrzymać zwrot (refundację) części wydatków poniesionych na wyposażenie lub doposażenie tworzonych stanowisk pracy. Jako przykład można podać uregulowania zawarte w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.).

Na podstawie tego przepisu, pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne, może otrzymać, na wniosek, ze środków PFRON zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 45 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 48 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w przepisach obu ustaw o podatku dochodowym, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. W związku z tym nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości wymienionych składników majątku, która została sfinansowana ze środków PFRON.


Korzystanie ze składników majątku pracownika

Do najczęstszych przypadków wykorzystywania w firmie składników majątku należących do pracownika zalicza się używanie przez niego prywatnego samochodu w celu odbywania podróży służbowych czy jazd lokalnych. Ponoszone z tego tytułu wydatki mogą być w firmie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w wysokości i na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop.

I tak, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej, do wysokości iloczynu liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, pod warunkiem, że:

  • przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną przez pracownika,
     
  • ewidencja jest potwierdzona przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 i 7 updof oraz odpowiednio art. 16 ust. 5 updop).

Maksymalne stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, przyjmowane do wyliczenia limitu omawianych kosztów, określa § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Stawki te wynoszą:

  • 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
     
  • 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Natomiast jeżeli pracownik wykorzystuje samochód w jazdach lokalnych, to pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacane temu pracownikowi kwoty do wysokości:

  • wspomnianego iloczynu liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr przebiegu pojazdu; w tym przypadku pracownik musi prowadzić wspomnianą już ewidencję przebiegu pojazdu, albo
     
  • miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Zwróć uwagę!

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w celu ustalenia ryczałtu pieniężnego określa pracodawca.

W zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Przy czym limit kilometrów, o których mowa, dla pojazdów wykorzystywanych:

  • w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony do 1.500 km,
     
  • w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony do 3.000 km.

Wypłata miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwróć uwagę!

Wzory druków dotyczące używania prywatnego samochodu do celów służbowych, takie jak:

  • umowa używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych (w jazdach lokalnych),
     
  • oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych,
     
  • ewidencja przebiegu pojazdu,

dostępne są na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl, w zakładce wzory druków i umów.


Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.