Ewidencja księgowa wpłat na PFRON

Przepisy art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.), dalej zwanej ustawą o PFRON, stanowią, iż pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Wnosi się je w wysokości stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Z powyższych wpłat zwolnieni są jednak pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%.

Dla publicznych i niepublicznych uczelni, wyższych szkół zawodowych, publicznych i niepublicznych szkół, zakładów kształcenia nauczycieli oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o którym mowa wyżej, wynosi 2%.

Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON nie dotyczy placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych oraz przedstawicielstw i misji zagranicznych. Z wpłat zwolnieni są także pracodawcy prowadzący zakłady pracy będące w likwidacji albo co do których ogłoszono upadłość oraz niedziałające w celu osiągnięcia zysku:

• domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
   
• hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
   
• zakłady opiekuńczo-lecznicze,
   
• publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Pracodawcy zobowiązani do wnoszenia wpłat na PFRON, powinni je regulować w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłaty, składając równocześnie Zarządowi Funduszu miesięczne i roczne deklaracje poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 49 ust. 2 ustawy o PFRON). Deklaracje za okresy sprawozdawcze od lipca 2016 r. sporządza się według wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. poz. 956).

Pracodawcy, którzy z powodu braku wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych są zobowiązani do wpłat na PFRON, mogą zmniejszyć ich wysokość. Możliwość taką przewiduje art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON.

Począwszy od 1 lipca 2016 r. obowiązkowe wpłaty na PFRON z tytułu nieosiągnięcia określonego wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych, ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do:

1) znacznego stopnia niepełnosprawności lub

2) umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych

- w wysokości co najmniej 30%. Zmiany w tym zakresie wprowadziła ustawa z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 1886 ze zm.). Od 1 lipca 2016 r. warunkiem obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą,
   
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu,
   
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego.

Informację o kwocie obniżenia sprzedający przekazuje nabywcy niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup. Niezachowanie tego terminu dla sprzedającego skutkuje nałożeniem przez PFRON kary w wysokości 10% kwoty obniżenia wykazanej w tej informacji, a dla nabywcy - brakiem możliwości skorzystania z ulgi z tytułu danego zakupu.

Obecnie sprzedający zobowiązany jest do udzielenia ulgi, wystawiając informację w tym zakresie na druku INF-U. Wzór tego druku stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz. U. poz. 928). Aby pracodawca mógł wystawić informację o kwocie obniżenia we wpłatach na PFRON, nie musi przy tym posiadać statusu zakładu pracy chronionej.

Druki informacji INF-U dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Prawo pracy

W przypadku gdy kwota obniżenia przewyższa wartość zakupionej produkcji lub usługi, obniżenie wpłaty przysługuje tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług w stosunku do której, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku (art. 22 ust. 11 ustawy o PFRON). Ponadto, jeżeli kwota obniżenia przewyższa wysokość 50% wpłaty na PFRON, do której zobowiązany jest nabywca w danym miesiącu, wówczas różnicę zalicza się na obniżenie wpłaty z tego tytułu w następnych miesiącach (do 30 czerwca br. pracodawca mógł obniżyć wpłatę do wysokości 80% wpłaty na PFRON). Przy czym przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia (do 30 czerwca br. okres wykorzystania ulgi wynosił 12 miesięcy).

Pracodawca, który przed 1 lipca 2016 r. nabył prawo do obniżenia wpłat, może je wykorzystać na warunkach dotychczasowych, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy. Ponadto możliwe do wykorzystania są jeszcze ulgi nabyte na zasadach obowiązujących do dnia 31 stycznia 1998 r. - one również podlegają wykorzystaniu w okresie do 12 miesięcy od dnia wejścia w życie omawianych zmian.

Należy przy tym pamiętać, iż rozrachunki z PFRON z tytułu dokonywanych przez jednostkę obowiązkowych wpłat stanowią rozrachunki publicznoprawne, stąd ich ewidencja księgowa prowadzona jest na koncie 22 "Rozrachunki publicznoprawne". Po stronie Ma tego konta ujmuje się powstanie zobowiązania z tytułu PFRON, a po stronie Wn - zmniejszenie tego zobowiązania (korektę) oraz jego zapłatę na rachunek bankowy PFRON.

Ewidencja księgowa dokonywanych przez jednostkę wpłat na PFRON może zatem przebiegać zapisami:

Co istotne, uzyskana przez jednostkę ulga (w związku z zakupem produktów lub usług) wpływa na zmniejszenie obowiązkowej wpłaty na PFRON, ale nie podlega odrębnemu ujmowaniu w ewidencji księgowej. Do ksiąg rachunkowych zarachowuje się bowiem wpłaty już w odpowiednio obniżonych kwotach.

Można jednak rozważyć, czy kwoty obniżki przysługującej, a nieodliczonej w danym miesiącu, nie ująć w ewidencji pozabilansowej, np. na koncie 29 "Należności warunkowe" (zapisem jednostronnym po stronie Wn). Kwota ta podlegać bowiem będzie rozliczeniu w następnych miesiącach (w przypadku wystąpienia obowiązku dokonania wpłat na PFRON), a jej ujęcie w pozabilansowej ewidencji księgowej spowoduje, że jednostka będzie o niej pamiętać. W miarę wykorzystywania przysługującego jednostce obniżenia w następnych miesiącach jednostka dokonywać będzie jej wyksięgowania z konta 29 (zapisem jednostronnym po stronie Ma).

Należy przy tym podkreślić, iż - w myśl przepisów podatkowych - dokonywane przez jednostkę wpłaty na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 36 updop i art. 23 ust. 1 pkt 29 updof). W księgach rachunkowych wpłaty na PFRON wskazane jest więc ujmować na koncie analitycznym przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (nkup).

Przykład

I. Założenia:

Za sierpień 2016 r. jednostka powinna dokonać na konto PFRON wpłaty w wysokości: 2.150 zł. W sierpniu 2016 r. dokonała uprawnionego zakupu produktów, regulując zobowiązanie w terminie płatności określonym na fakturze. W związku z tym otrzymała informację o obniżeniu wpłat na PFRON o kwotę: 1.940 zł. Do ewidencji i rozliczania kosztów jednostka stosuje konta zespołu 4 i 5.

II. Rozliczenie kwoty obniżenia oraz wpłaty na PFRON za sierpień 2016 r.:

1. Wysokość ulgi, którą można wykorzystać do obniżenia wpłaty (maksymalna wysokość obniżenia): 2.150 zł × 50% = 1.075 zł.
    
2. Kwota do zapłaty na PFRON: 2.150 zł - 1.075 zł = 1.075 zł.
    
3. Pozostała ulga do wykorzystania (przez 6 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia): 1.940 zł - 1.075 zł = 865 zł.

III. Dekretacja:

IV. Księgowania:

Kwotę obniżenia w wysokości: 865 zł (możliwą do wykorzystania w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy) jednostka może ująć w ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto 29 "Należności warunkowe".