Wyszukaj

Jak szukać?»

2 maja 2017 r. (wtorek) mija termin złożenia do US zeznań: PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 oraz oświadczenia PIT-OP za 2016 r.
Zamknij
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Koniec roku w małej firmie  »  Koszty i przychody na przełomie roku  »   Rozliczanie kosztów podatkowych na przełomie lat podatkowych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Rozliczanie kosztów podatkowych na przełomie lat podatkowych

Przegląd Podatku Dochodowego

Na koniec roku podatkowego u podatników ustalających dochód z działalności gospodarczej na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów często pojawia się problem z rozpoznaniem momentu ujęcia w księdze kosztów uzyskania przychodów. Aby wyjaśnić wątpliwości w tym zakresie, należy mieć na uwadze przepisy:

  • rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów(Dz. U. z 2014 r. poz. 1037), jak również
     
  • ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
1. Moment potrącalności kosztów

Na moment potrącalności kosztów uzyskania przychodów, tj. ujęcia ich w rozliczeniu za dany rok podatkowy, ma wpływ metoda rozliczania tych kosztów. W tym zakresie podatnicy prowadzący podatkową księgę mogą stosować metodę:

  • uproszczoną (kasową) określoną w art. 22 ust. 4 updof, lub
     
  • memoriałową, do której odnoszą się regulacje zawarte w art. 22 ust. 5-5c i 6 updof.

Przy metodzie uproszczonej koszty uzyskania przychodów generalnie są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Nie ma więc znaczenia, jakiego okresu koszty te dotyczą.

Z kolei przy metodzie memoriałowej koszty podatkowe dzieli się i rozlicza, uwzględniając sposób ich powiązania z przychodami.

I tak, koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty bezpośrednie) są potrącalne w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody, jeżeli koszty te poniesiono:

  • w roku podatkowym lub w latach poprzedzających dany rok podatkowy,
     
  • po zakończeniu danego roku, do dnia złożenia zeznania podatkowego, ale nie później niż do upływu terminu złożenia tego zeznania. 

W sytuacji zaś, gdy koszty bezpośrednie, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, zostaną poniesione po dniu złożenia zeznania podatkowego (po dniu upływu terminu określonego do złożenia zeznania) - potrąca się je w roku podatkowym następującym po roku, za który składane jest zeznanie.

Natomiast koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) potrąca się w dacie ich poniesienia, chyba że dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy. W takim przypadku wspomniane koszty rozlicza się z podziałem na lata podatkowe, których te koszty dotyczą.

Zwróć uwagę!

Bez względu na wybraną przez podatnika metodę prowadzenia podatkowej księgi, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

Oprócz przepisów dotyczących momentu potrącania kosztów według metody uproszczonej i memoriałowej ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera także przepisy szczególne - regulujące moment potrącenia określonych kategorii kosztów. Przykładowy katalog takich kosztów przedstawiono w tabeli.

Rodzaj kosztu Moment uznania za koszt uzyskania przychodów
należności m.in. ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy
1) w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony,
2) z chwilą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji - w przypadku uchybienia terminowi, o którym mowa w pkt 1 (art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof)
składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, od należności pracowniczych
1) w miesiącu, za który należności pracownicze są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu:
  a) za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
  b) następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca,
2) w momencie zapłaty składek - w przypadku uchybienia terminom, o których mowa w pkt 1 (art. 22 ust. 6bb oraz art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof)
koszty prac rozwojowych
1) w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo
2) jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo
3) poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane w okresie nie krótszym niż 12 miesięcy od wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w art. 22b ust. 2 pkt 2 updof (art. 22 ust. 7b updof)
koszty zaniechanych inwestycji w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji (art. 22 ust. 5e updof)

2. Ewidencja kosztów w podatkowej księdze

Towary handlowe i materiały podstawowe

Należy zauważyć, że dla podatkowego rozliczenia wydatków na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych bez znaczenia jest stosowana przez podatnika metoda ewidencjonowania kosztów. Zakup tych składników majątku powinien bowiem być wpisany do podatkowej księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Tak określone terminy ewidencjonowania nie obowiązują, gdy księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe albo gdy podatnicy prowadzą księgę na zasadach określonych dla tych biur. W takich przypadkach koszty należy wpisywać do księgi w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynika to z § 17 ust. 1 w związku z § 30 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi.

Dowodem zakupu towarów zazwyczaj jest faktura. Jeżeli jednak towar handlowy lub materiał podstawowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:

  • sporządzonego szczegółowego opisu, który powinien zawierać dane wskazane w § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi lub
     
  • specyfikacji dostawcy - o ile spełnia ona wymogi określone dla opisu (§ 16 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi).

Zarówno opis, jak i specyfikacja, muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Zatem towary handlowe i materiały podstawowe, które zostały dostarczone do firmy przed otrzymaniem faktury, mogą być wpisane do podatkowej księgi na podstawie opisu lub specyfikacji.

Jeżeli jednak podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe lub podatnik na zasadach określonych dla tych biur, to trzeba pamiętać, że w sytuacji gdy podatnik otrzymał towar oraz fakturę za ten towar w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanej faktury. Tak wynika z § 16 ust. 3 i 4 w związku z § 30 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi.

Natomiast w przypadku gdy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego lub materiału podstawowego została wystawiona i dostarczona przed dostawą towaru/materiału (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę) - organy podatkowe prezentują pogląd, że datą poniesienia kosztu uzyskania przychodów jest - na podstawie art. 22 ust. 6b updof - data wystawienia faktury. W rezultacie wydatki poniesione na zakup towaru handlowego lub materiału podstawowego będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono ten towar.

Uwzględniając omówione regulacje prawne oraz stanowisko organów podatkowych, trzeba stwierdzić, że bez względu na stosowaną metodę rozliczania kosztów podatkowych, do kosztów grudnia 2016 r. należy zaksięgować wartość towarów handlowych i materiałów podstawowych:

a) udokumentowanych wystawioną w tym miesiącu fakturą, nawet jeżeli dostawa towarów/materiałów nastąpi dopiero w styczniu 2017 r.,

b) dostarczonych w grudniu 2016 r. przed otrzymaniem faktury zakupu wystawionej w grudniu 2016 r. lub w styczniu 2017 r. (w tym ostatnim przypadku podstawą zapisu kosztu w księdze będzie szczegółowy opis otrzymanego towaru/materiału handlowego sporządzony we własnym zakresie lub specyfikacja dostawcy doręczona wraz z towarem/materiałem).

Pomimo ujęcia zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych w podatkowej księdze prowadzonej w grudniu 2016 r., przy rozliczaniu wyniku działalności za ten rok podatkowy w kosztach uzyskania przychodów nie będą uwzględniane koszty zakupu towarów lub materiałów, do sprzedaży których nie doszło w 2016 r. O wyłączeniu tej części kosztów zakupu z kosztów podatkowych decydują przepisy regulujące sposób ustalania rocznego dochodu (straty) z działalności gospodarczej (więcej na ten temat można przeczytać w niniejszym numerze Przeglądu Podatku Dochodowego, w artykule pt. "Ustalenie i rozliczenie rocznego dochodu (straty) u prowadzących podatkową księgę").

W przypadku występujących na przełomie lat podatkowych pozostałych kosztów o sposobie ich ewidencjonowania i rozliczania decyduje metoda rozliczania kosztów uzyskania przychodów.

Gdy stosowana jest metoda uproszczona, koszty należy ująć w podatkowej księdze i w rozliczeniu podatkowym za 2016 r., jeżeli zostały poniesione w grudniu 2016 r.

Przykład

W dniu 10 grudnia 2016 r. podatnik, stosujący uproszczoną metodę rozliczania kosztów podatkowych, otrzymał fakturę za prenumeratę fachowych czasopism na 2017 r., wystawioną 7 grudnia 2016 r.

Koszt prenumeraty będzie kosztem podatkowym w grudniu 2016 r.


Przykład

Podatnik, stosujący uproszczoną metodę rozliczania kosztów podatkowych, 12 stycznia 2017 r. otrzyma od operatora telefonii komórkowej wystawioną 4 stycznia 2017 r. fakturę dotyczącą usług telekomunikacyjnych, na której wyszczególniona będzie kwota abonamentu za styczeń 2017 r. oraz kwota rozmów za grudzień 2016 r.

Cała kwota wynikająca z faktury będzie kosztem w styczniu 2017 r.


Przykład

Podatnik, stosujący uproszczoną metodę rozliczania kosztów podatkowych, zawarł umowę ubezpieczenia samochodu. Polisa obejmuje okres od 1 grudnia 2016 r. do 30 listopada 2017 r. Roczna składka wynosi 4.800 zł. Firma ubezpieczeniowa wystawiła polisę 26 listopada 2016 r.

Składka jest kosztem w listopadzie 2016 r.


Gdy na przełomie roku koszty powstają u podatników rozliczających koszty podatkowe metodą memoriałową, o sposobie rozliczenia tych kosztów decyduje to, którego roku dotyczą. W sytuacji zatem gdy poniesiony w 2016 r. koszt pośredni dotyczy również następnego roku podatkowego, taki koszt ujmuje się w podatkowej księdze prowadzonej w 2016 r. tylko w części przypadającej na miesiące tego roku i tylko w tej części jest on uwzględniany jako koszt uzyskania przychodów danego roku podatkowego. W pozostałej części dany koszt księguje się i ujmuje w rozliczeniu podatkowym za następny rok, którego dotyczy.

Przykład

Podatnik, stosujący memoriałową metodę rozliczania kosztów podatkowych, w listopadzie 2016 r. wykupił prenumeratę czasopism na 2017 r. Faktura za prenumeratę została wystawiona 26 listopada 2016 r.

Wartość prenumeraty jest kosztem w styczniu 2017 r.


Przykład

Podatnik, stosujący memoriałową metodę rozliczania kosztów podatkowych, 11 stycznia 2017 r. otrzyma od operatora telefonii komórkowej wystawioną 4 stycznia 2016 r. fakturę dotyczącą usług telekomunikacyjnych, na której wyszczególniona będzie kwota abonamentu za styczeń 2017 r. oraz kwota rozmów za grudzień 2016 r.

Koszt rozmów telefonicznych dotyczących grudnia 2016 r. będzie kosztem w 2016 r. Z kolei koszt abonamentu za styczeń 2017 r. będzie kosztem stycznia 2017 r.


Przykład

Podatnik, stosujący memoriałową metodę rozliczania kosztów podatkowych, zawarł umowę ubezpieczenia samochodu. Polisa obejmuje okres od 1 grudnia 2016 r. do 30 listopada 2017 r. Roczna składka wynosi 4.800 zł. Firma ubezpieczeniowa wystawiła polisę 26 listopada 2016 r.

Składka na kwotę 400 zł, co wynika z wyliczenia (4.800 zł : 12 m-cy) x 1 m-c, będzie kosztem w listopadzie 2016 r. Natomiast składka na kwotę 4.400 zł, co wynika z wyliczenia (4.800 zł : 12 m-cy) x 11 m-cy, będzie kosztem w styczniu 2017 r.

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60