Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Wskazówki dla przedsiębiorcy  »   Przechowywanie firmowych dokumentów
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Przechowywanie firmowych dokumentów

Gazeta Podatkowa nr 3 (1044) z dnia 9.01.2014
Kinga Romas

Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wytwarza wiele dokumentów, takich jak dokumenty podatkowe, ZUS, faktury czy dokumentacja pracownicza. Większość z nich trzeba archiwizować przez określony czas. Często ich przechowywanie i archiwizowanie nastręcza firmom wielu kłopotów. W ich uporządkowaniu i przechowywaniu można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych przechowalni dokumentów.


Przechowywanie samodzielne bądź z pomocą

Firmowe dokumenty należy przechowywać w wersji oryginalnej. Przedsiębiorca może je archiwizować samodzielnie we własnej firmie. Dokumentację najlepiej jest podzielić chronologicznie, tak aby w łatwy i szybki sposób można było odszukać poszczególne dokumenty. Przede wszystkim trzeba ją zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Należy również chronić ją przed niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Na rynku dostępne są różnego rodzaju teczki, boksy czy specjalne szafy do przechowywania dokumentów.

Alternatywą jest skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanego archiwum. W takim przypadku na podstawie podpisanej umowy firma zajmująca się archiwizacją dokumentów przejmuje na siebie obowiązek ich przechowywania. Natomiast przedsiębiorca w każdym momencie ma możliwość wglądu do nich.


Kto może świadczyć usługi przechowywania?

Nie każdy przedsiębiorca może prowadzić działalność zajmującą się profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji. Zajmować się tym może wyłącznie przedsiębiorca będący osobą prawną bądź jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ponadto w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby, które były karane przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu. Konieczne jest w tym przypadku uzyskanie wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych, który prowadzony jest przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.


Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji nie może być wykonywana przez jednoosobowego przedsiębiorcę wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej.


Warunkiem niezbędnym do prowadzenia tego rodzaju działalności jest posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji oraz właściwe warunki jej udostępniania.


Dokumentacja likwidowanego pracodawcy

Każdy pracodawca zobowiązany jest w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Ponadto musi on przechowywać powyższą dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, musi on wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Liczy się go od dnia:

  • zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,
     
  • wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Oznacza to, że materiały wewnątrz poszczególnych teczek winny być chronologicznie ułożone i opisane.


Dokumenty projektu finansowanego z UE

Szczególne zasady obowiązują w odniesieniu do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych. Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu, zobowiązuje się do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w swojej siedzibie przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej i nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2020 r. Możliwe jest przedłużenie tego terminu przez Instytucję Pośredniczącą. Wówczas beneficjent o tym fakcie informowany jest na piśmie.

Obowiązek archiwizowania dotyczy w szczególności następujących dokumentów:

  • wniosku o dofinansowanie (i jego kolejnych wersji) wraz z załącznikami,
     
  • wniosków o płatność wraz z załącznikami,
     
  • z przeprowadzonej kontroli i audytu projektu,
     
  • sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu,
     
  • w zakresie pomocy publicznej,
     
  • z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy,
     
  • aneksów do zawartej umowy,
     
  • korespondencji dotyczącej współfinansowanego projektu.

Przechowawca akt, na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, zobowiązany jest:

  • przekazać kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę należności za usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo
     
  • zapewnić żądającemu prawo do wglądu w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Wskazówki dla przedsiębiorcy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.