Jak wykazać w raportach ZUS przerwy w pracy?

Po zatrudnieniu pracownika, pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS. Następnie za każdy miesiąc, w którym pracownik podlegał ubezpieczeniom, trzeba sporządzać do ZUS dokumenty rozliczeniowe z naliczonymi za niego składkami ubezpieczeniowymi. Z reguły pracownicy w okresie trwania stosunku pracy korzystają też z różnego rodzaju przerw i zwolnień (płatnych lub nie) z obowiązku wykonywania pracy, o których pracodawca również informuje organ rentowy. Do rozliczania składek oraz informowania organu rentowego o przerwach w ich opłacaniu służą zupełnie różne formularze. Prawidłowe ich sporządzenie gwarantuje poprawne zapisy na kontach zarówno płatnika składek, jak i ubezpieczonych.

Chorobowa niezdolność do pracy

Do rozliczania składek za pracownika oraz informowania ZUS o przerwach w ich opłacaniu spowodowanych np. chorobą zatrudnionego służą zupełnie różne formularze. Składki nalicza się za pracownika w raporcie ZUS RCA. Z kolei wszelkie okresy niewykonywania pracy oraz wypłacone za ten okres świadczenia wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Sposób, w jaki powinien być wypełniony raport świadczeniowy za pracownika niezdolnego do pracy z powodu choroby zależy od tego, czy za okres absencji przysługuje mu świadczenie chorobowe, a jeśli tak, to jakie. Istotne znaczenie ma też to, kto je wypłacił (pracodawca czy ZUS).

Wypłacając choremu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego lub 14 dni, jeżeli pracownik ukończył 50. rok życia) kwotę wypłaty oraz okres, za który się ono należy, pracodawca powinien wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna. Trzeba ją rozliczyć w raporcie składkowym ZUS RCA. Pracodawcy zapominają niekiedy o konieczności złożenia tego raportu, zwłaszcza gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc, otrzymując z tego tytułu świadczenie chorobowe.

Jeżeli pracownikowi, który był niezdolny do pracy z powodu choroby tylko przez część miesiąca, pracodawca wypłaca zarówno wynagrodzenie za czas przepracowany, jak i wynagrodzenie za czas choroby, to wówczas składki społeczne nalicza jedynie od wynagrodzenia za czas pracy. Z kolei składkę zdrowotną pracodawca nalicza (w raporcie ZUS RCA) od obu tych wypłat.

Składki na FP i FGŚP (o ile pracownik nie ukończył odpowiedniego wieku) oraz ewentualnie FEP pracodawca nalicza tylko od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Z kolei od wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego pracodawca nie nalicza żadnych składek. Informację o jego wypłacie podaje w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym dokonał pracownikowi jego wypłaty. Należy pamiętać, że okres wypłaconego zasiłku chorobowego nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który płatnik sporządza ten raport. Oznacza to, że daty "Od" i "Do" mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który sporządzany jest raport. Nie mogą być jednak późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca. Natomiast pracodawca nieuprawniony do wypłaty świadczeń podaje w raporcie ZUS RSA jedynie informację o okresie i liczbie dni choroby oraz kod świadczenia - nie wypełnia pól dotyczących kwoty świadczenia.

Zdarza się, że pracodawca zatrudnia nowego pracownika, który krótko po podjęciu pracy choruje, ale ze względu na tzw. okres wyczekiwania nie nabywa prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku chorobowego. Osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia oraz zasiłku z tego tytułu, które nie posiadają wymaganego tzw. okresu wyczekiwania, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA z kodem przerwy - 151. Kod ten oznacza okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Przy okresie przerwy oznaczanej tym kodem trzeba pamiętać, że daty "Od" i "Do" nie mogą wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień tego miesiąca.

Urlopy z zasiłkiem macierzyńskim

Do urlopów, mających na celu umożliwienie pracownikowi sprawowania opieki nad dzieckiem, za które przysługuje zasiłek macierzyński, zalicza się: urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski. Jest nim również urlop ojcowski, który przysługuje pracownikowi - ojcu wychowującemu dziecko (w tym ojcu adopcyjnemu).

W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik nie podlega ubezpieczeniom pracowniczym, lecz ubezpieczeniom z racji pobierania tego właśnie zasiłku. Konsekwencją tej zmiany jest ograniczenie zakresu ubezpieczeń. Osoby pobierające zasiłek macierzyński podlegają bowiem tylko ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie podlegają natomiast pozostałym ubezpieczeniom społecznym (tj. chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (zachowują jednak w tym czasie prawo do świadczeń zdrowotnych).

Płatnikiem składek za taką osobę jest płatnik zasiłku macierzyńskiego. Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, wówczas przez cały okres zasiłkowy musi on rozliczać za nią składki emerytalno-rentowe. Nie sporządza jednak osobnego zgłoszenia do ZUS osoby pobierającej zasiłek macierzyński. W tym przypadku zgłoszenie do ubezpieczeń polega na wykazywaniu osoby pobierającej taki zasiłek (w okresie jego pobierania) w imiennym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40. Kod ten stosuje się niezależnie od rodzaju urlopu, z którego jest pobierany zasiłek macierzyński. Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracodawca nalicza w tym raporcie od podstawy ich wymiaru, którą - dla osób pobierających zasiłek macierzyński - stanowi kwota wypłaconego zasiłku. W sytuacji gdy zasiłek macierzyński został podwyższony pracownikowi do kwoty świadczenia rodzicielskiego (wynoszącego 1.000 zł), wówczas składki emerytalno-rentowe należy wyliczyć odpowiednio od kwoty zasiłku łącznie z podwyższeniem.

Składki finansuje tym osobom w całości budżet państwa. Pracodawca wykazuje je zatem w dokumentach rozliczeniowych, ale ich nie wpłaca. Składki emerytalne i rentowe naliczone za osobę pobierającą zasiłek macierzyński, zsumowane z raportu ZUS RCA (np. z bloku III.B. pola 15. i 16.), powinny być wykazane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA jako składki finansowane przez budżet państwa (pola 10. i 11. w bloku IV.).

Obok raportu składkowego za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński pracodawca sporządza też raport świadczeniowy - ZUS RSA. Podaje w nim (np. w bloku III.B.) kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką wypłacił pracownikowi (pole 06.), kod świadczenia/przerwy - w zależności od rodzaju urlopu, za który został wypłacony zasiłek macierzyński (pole 02. - patrz tabela) oraz okres, za który zasiłek został wypłacony (pola 03. i 04.). W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy jednak podać kod pracowniczy, tj. 01 10 X X.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, za osobę pobierającą z ZUS zasiłek macierzyński sporządza jedynie raport ZUS RSA (o ile w miesiącu, za który jest on sporządzany, pracownik nie otrzymał żadnych oskładkowanych wypłat). Wypełnia w nim tylko pola dotyczące okresu oraz kodu pobieranego świadczenia. Pole dotyczące kwoty, tj. pole 06. (np. w bloku III.B.), pozostawia puste lub wpisuje wartość 0. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje w tym raporcie kod pracowniczy (tj. 01 10 X X).

Urlop wychowawczy

Okres, kiedy pracownik przebywa na urlopie wychowawczym, to czas, w którym ma on zagwarantowane w ZUS ubezpieczenia:

• emerytalne i rentowe - o ile nie posiada innych tytułów do tych ubezpieczeń oraz nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty,
   
• zdrowotne - jeżeli nie posiada innych tytułów do tego ubezpieczenia.

Zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalno-rentowych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego osoby przebywającej na urlopie wychowawczym dokonuje się wyłącznie poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA lub ZUS RZA, w zależności od tego, czy podlega ona ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i zdrowotnemu, czy jest objęta wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym.

Płatnik nie składa zatem zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA z tego tytułu. Wykazanie takiej osoby w raporcie ZUS RCA - podobnie jak w przypadku ubezpieczenia z racji pobieranego zasiłku macierzyńskiego - jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń.

Kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osób przebywających na urlopie wychowawczym jest 12 11 X X.

Zanim jednak pracodawca rozpocznie naliczanie składek za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym, musi ona złożyć mu oświadczenie dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń w czasie urlopu wychowawczego (druk ten jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS).

Przez cały okres korzystania przez pracownika z urlopu wychowawczego pracodawca powinien wykazywać go w raporcie ZUS RSA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 01 10 oraz kodem przerwy odpowiednio: 121 lub 122 - w zależności od tego, na jakiej podstawie został udzielony urlop wychowawczy (art. 186 § 2 czy art. 186 § 3 K.p.).

Szczegółowo na temat naliczania składek ubezpieczeniowych za pracownika na urlopie wychowawczym pisaliśmy w dodatku do GP nr 36 z br.

Urlop bezpłatny

Informację o okresie urlopu bezpłatnego pracownika podaje się w dokumentach sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik z niego korzystał, z kodem przerwy 111. Wykazuje się go bowiem w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport ZUS RSA. Wypełniając w tym raporcie pozycje dotyczące okresu urlopu bezpłatnego trzeba pamiętać, że daty "Od" i "Do" nie mogą wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca.

Warto też dodać, że jeżeli pracownik przebywał przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym i nie uzyskał w tym miesiącu żadnego "pracowniczego" przychodu (np. za okres sprzed urlopu), to pracodawca nie powinien go uwzględniać w liczbie ubezpieczonych w deklaracji ZUS DRA sporządzonej za ten miesiąc.