Artykuł pochodzi z czasopisma:
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
nr 10 (346) z dnia 20.05.2013
www.gofin.pl

wydawca: Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.
www.gofin.pl   sklep internetowy: www.sklep.gofin.pl

Regulowanie zobowiązań kartą płatniczą

1. Rozliczenie zakupów dokonywanych firmową kartą płatniczą

Jak w księgach rachunkowych rozliczyć zakup materiałów biurowych, w przypadku gdy płatność uregulowano firmową kartą płatniczą?

Kartą płatniczą jest karta identyfikująca wydawcę i upoważnionego posiadacza, uprawniająca do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upoważnioną do udzielania kredytu - także do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu (art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych - Dz. U. z 2012 r. poz. 1232 - w związku z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe - Dz. U. z 2012 r. poz. 1376 ze zm.).

Za pomocą kart płatniczych mogą być regulowane zobowiązania pieniężne, pobierane środki pieniężne z bankomatu, jak również w jednostce dokonującej sprzedaży regulowane na jej rzecz należności. Regulować można zarówno wydatki krajowe, np. zakup towarów, materiałów, usług, jak i zagraniczne, np. podczas zagranicznych podróży służbowych.

W przypadku gdy jednostka posiada firmową kartę płatniczą, powinna wyznaczyć osoby właściwe do dokonywania zakupów przy jej użyciu. W zależności od tego, kto dokonuje płatności kartą, rozliczenie przeprowadzonych transakcji można prowadzić na:

1) koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez właścicieli lub wspólników,

2) koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez pracowników. W przypadku gdy kartami płatniczymi posługuje się więcej niż jeden pracownik wskazane jest utworzyć analitykę do kont rozrachunków z podziałem na każdego pracownika. Ułatwi to ustalenie salda rozliczeń z każdym pracownikiem.

Do ewidencji transakcji regulowanych kartami płatniczymi można wykorzystać również konto rozliczeniowe 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Bank dokonuje obciążenia rachunku bankowego zazwyczaj po upływie pewnego czasu od dnia dokonania płatności kartą. W związku z tym jednostka na dzień ujęcia operacji może nie dysponować dowodem księgowym potwierdzającym wypływ lub wpływ środków na rachunek bankowy.

W przypadku zapłaty za nabywane towary i usługi kartą płatniczą, fakt ten zostaje odnotowany na fakturze dokumentującej ten zakup. Oznacza to, że zobowiązanie wobec dostawcy zostało już uregulowane. W związku z tym konto tego kontrahenta nie powinno wykazywać salda. Ewentualne saldo będzie wykazywało konto 13-9 lub 24 albo 23-4. Rozliczenie tych kont nastąpi w momencie otrzymania wyciągu bankowego potwierdzającego wypływ środków pieniężnych z rachunku bieżącego.

Faktura dokumentująca zakup towarów lub usług, za które zapłacono kartą płatniczą, podlegać może ewidencji następującymi zapisami:

   a) wartość brutto faktury:
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
        (w analityce: Konto imienne dostawcy),
   b) VAT podlegający odliczeniu:
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   c) wartość netto zakupionych towarów lub usług:
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5 albo konto 33 "Towary",
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   d) rozliczenie zobowiązania z tytułu zakupu towarów lub usług:
      - Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
         (w analityce: Konto imienne dostawcy),
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
        (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) albo 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

Wyciąg bankowy potwierdzający obciążenie rachunku bankowego zapłatą dokonaną kartą płatniczą księgowany może być w takiej sytuacji, zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki pracownikami"
        (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) albo 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".


Za płatności dokonywane przy użyciu firmowej karty płatniczej bank pobiera prowizję. W ciężar jakich kosztów księgować takie prowizje?

Koszty z tytułu prowizji pobranej przez bank za płatności dokonywane przy użyciu kart płatniczych jednostka powinna zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej. Księguje się je na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:

      - Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Ewidencję transakcji zakupu materiałów biurowych i zapłaty za te materiały przy użyciu karty płatniczej przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik jednostki zakupił materiały biurowe, za które zapłacił firmową kartą płatniczą.

2. Faktura dokumentująca zakup materiałów zawierała następujące dane:

a) wartość według cen zakupu: 350,00 zł,

b) VAT naliczony: 80,50 zł,

c) łączna kwota zobowiązania: 430,50 zł.

3. Jednostka otrzymała z banku zestawienie płatności dokonanych kartą płatniczą na łączną kwotę: 430,50 zł. Za płatności dokonane przy użyciu firmowej karty płatniczej bank pobrał prowizję w wysokości: 5 zł.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Rozliczenia transakcji dokonanych kartą płatniczą przez pracowników jednostka dokonuje na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura dokumentująca zakup materiałów biurowych:      
   a) wartość brutto faktury 430,50 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu 80,50 zł 22-1 30
   c) wartość netto zakupionych materiałów biurowych 350,00 zł 40-1 30
   d) obciążenie pracownika kwotą transakcji wykonanej przy użyciu karty
       płatniczej i jednocześnie rozliczenie zobowiązania z tytułu zakupu materiałów
430,50 zł 21 23-4
2. WB - obciążenie rachunku bankowego zapłatą dokonaną kartą płatniczą 430,50 zł 23-4 13-0
3. WB - prowizja za płatności dokonane przy użyciu firmowej karty płatniczej 5,00 zł 40-2 13-0

III. Księgowania:

Rozliczenie zakupów dokonywanych firmową kartą płatniczą

2. Zapłata prywatną kartą pracownika za zakupy firmowe

Jakich księgowań dokonać w sytuacji, gdy za firmowe zakupy pracownik zapłacił swoją prywatną kartą?

Jeśli za firmowe zakupy pracownik zapłaci swoją prywatną kartą płatniczą, czyli z własnych środków pieniężnych, to fakturę dokumentującą te zakupy ujmuje się w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Przy czym wartość brutto takiej faktury można zaksięgować:

1) w korespondencji z kontem 21 "Rozrachunki z dostawcami", co wymagać jednak będzie dalszego przeksięgowania wartości brutto (kwot zapłaconych przez pracownika) na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub

2) bezpośrednio na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (z pominięciem księgowania na koncie 21).

Wyboru sposobu ewidencji faktur uregulowanych prywatną kartą pracownika dokonuje sama jednostka w polityce rachunkowości.

Kwota wydatkowana przez pracownika z jego prywatnych środków jest mu następnie zwracana, co księguje się zapisem:

      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
        (w analityce: Konto imienne pracownika),
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Przykład

I. Założenia:

1. Na potrzeby firmy pracownik zakupił środki czystości o wartości: 215,25 zł (w tym VAT: 40,25 zł). Należność uregulował swoją prywatną kartą. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków pracownik złożył w dziale księgowości. Wydatkowana przez pracownika kwota została mu zwrócona przelewem.

2. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4. Faktury opłacane przez pracowników z ich własnych środków pieniężnych księgowane są najpierw na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami", a następnie wartość brutto tych faktur przeksięgowywana jest na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura dokumentująca zakup środków czystości:      
   a) wartość brutto faktury 215,25 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu 40,25 zł 22-1 30
   c) wartość netto zakupionych środków czystości 175,00 zł 40-1 30
   d) przeksięgowanie wartości brutto faktury na konto rozrachunkowe pracownika 215,25 zł 21 23-4
2. WB - zwrot pracownikowi wydatkowanej przez niego kwoty 215,25 zł 23-4 13-0

III. Księgowania:

Zapłata prywatną kartą pracownika za zakupy firmowe