Ewidencja czasu pracy dla każdego pracownika

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych wymogów dokumentacyjnych obciążających pracodawcę. Prawidłowo prowadzona ewidencja jest podstawą do poprawnego rozliczenia czasu pracy pracownika, co ma zasadniczy wpływ na właściwe ustalenie wynagrodzenia za pracę. Dlatego musi ją prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od organizacji czasu pracy danego pracownika.

Klasyczna ewidencja w typowym zatrudnieniu

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 149 K.p.). Przepis kodeksowy nie precyzuje, co powinna ona obejmować, pozostawiając to do uregulowania przez odpowiednie przepisy wykonawcze. W przypadku ewidencji czasu pracy jest to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym rozporządzeniem, w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje o:

• pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżurach,
   
• urlopach,
   
• zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, a w stosunku do pracowników młodocianych także o czasie ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencję trzeba prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika. Należy zaznaczyć, że lista obecności, stosowana w zdecydowanej większości zakładów pracy, z formalnego punktu widzenia nie jest wymagana jako dokument ewidencjonujący czas pracy pracownika. W pierwszej kolejności ma ona na celu potwierdzenie przybycia i obecności pracownika w pracy. Jeżeli zostanie uzupełniona o inne dane dotyczące czasu pracy konkretnego pracownika, wówczas będzie mogła być wykorzystywana do ewidencjonowania czasu pracy.

W praktyce zdarza się, że lista obecności jest skonstruowana (rozbudowana) w taki sposób, iż obejmuje swoim zakresem zarówno ewidencję czasu pracy, jak i potwierdzenie obecności bądź nieobecności pracownika w pracy. Przyjmuje się taką praktykę za dopuszczalną, choć należy podkreślić, że lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Ewidencja natomiast musi być prowadzona obligatoryjnie i tylko w niektórych przypadkach może mieć uproszczoną formę.

Ewidencja na dni dla księgowego

W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca dopuścił prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej, tj. na dni, bez wyszczególniania godzin pracy. Taką możliwość zastrzeżono tylko w przypadku pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
   
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
   
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 K.p.).

Co do pracowników zarządzających, to zaliczają się do nich (w rozumieniu Kodeksu pracy) pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi. Ustalenia godzin pracy takich pracowników należy dokonywać w oparciu o obowiązujący ich rozkład czasu pracy, który powinien być znany przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego.

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 3 lat.

Zwolnienie pracodawcy z ewidencjonowania godzin pracy pracowników, wobec których dopuszczalna jest uproszczona ewidencja czasu pracy, nie oznacza zaniechania ewidencjonowania innych danych objętych ewidencją. Pracodawca musi więc wobec takich pracowników odnotowywać informacje o urlopach, dyżurach i innych danych ewidencyjnych, tak jak w przypadku "zwykłych" pracowników. Zaniedbanie tego obowiązku pociąga za sobą odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, popełnia bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6 K.p.).

Karta ewidencji bez ustawowej formy

Przepisy Kodeksu pracy, nakładając obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, nie określają formy, w jakiej ewidencja ta powinna być ujęta ani okresu, na który ma być tworzona. Uregulowań dotyczących tych kwestii nie zawiera także rozporządzenie precyzujące konieczne elementy ewidencji czasu pracy.

Pomocne w tym zakresie może być stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (dostępna na stronie PIP; www.pip.gov.pl), która odnośnie formy wspomnianej ewidencji uważa, że: "(…) ewidencję czasu pracy należy tak prowadzić, aby przed każdym terminem płatności wynagrodzenia, obok stałych składników wynagrodzenia za pracę było możliwe wypłacenie należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Najwygodniej i najpraktyczniej jest zatem prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy, na podstawie której bez trudu można ustalić przysługujące wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych przysługujące pracownikowi z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, które powinno być wypłacone w najbliższym terminie płatności po ich wystąpieniu, chyba że praca taka jest rekompensowana czasem wolnym od pracy".

Natomiast co do okresu, który powinna obejmować ewidencja, to zdaniem PIP, decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca według swojego uznania.

Z przykładową kartą ewidencji czasu pracy można zapoznać się na stronie naszego Wydawnictwa, w zakładce Druki i formularze.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)