Od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, zależy jaką liczbę godzin będzie on miał do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. Wystarczy niewielka zmiana w tym zakresie, dokonana zwłaszcza w trakcie miesiąca, aby trzeba było na nowo ustalać wymiar godzin do przepracowania dla pracownika. Wraz ze zmianą wielkości etatu dochodzi też do zmiany wynagrodzenia, co pociąga za sobą obowiązek jego przeliczenia.
Ustalenie wymiaru czasu pracy
Przepisy Kodeksu pracy określają zasady obliczania wymiaru czasu pracy w obowiązującym pracownika okresie rozliczeniowym. Sposób wyliczenia uregulowany w art. 130 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) należy więc także zastosować w sytuacji zmiany wielkości etatu w trakcie miesiąca, jednak oddzielnie za czas przed zmianą etatu i po tej zmianie.
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:
Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Jednak, jeżeli zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega jeszcze w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Obliczony w podany sposób wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w danym okresie rozliczeniowym pozwala na sporządzenie harmonogramu czasu pracy.
Przepisy nie regulują jednak sposobu ustalania wymiaru czasu pracy, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. W praktyce, w tym celu wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym pracownika pełnoetatowego mnoży się przez wielkość etatu. W wyniku przeprowadzenia takiego działania otrzymuje się wymiar czasu pracy niepełnoetatowca, obliczony proporcjonalnie do wielkości jego etatu (przykład 1 i 2).
Zmiana etatu i stałej płacy miesięcznej
Kwestia obliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia w sytuacji, gdy w trakcie miesiąca uległo ono zmianie (a czasami wraz z nim też wymiar etatu), nie jest uregulowana w przepisach. Praktyka pozwoliła na wypracowanie zasad postępowania w takim przypadku. Należy wówczas obliczyć wynagrodzenie oddzielnie za okres przed zmianą, jak i po niej. W celu obliczenia tego wynagrodzenia niezbędne jest ustalenie stawki godzinowej. Uzyskuje się ją korzystając z metody określonej w § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 289 ze zm.). Stawkę godzinową wynikającą ze stałego miesięcznego wynagrodzenia ustala się dzieląc wynagrodzenie miesięczne przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu kalendarzowym.
Jeżeli chodzi o obliczenie wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana jego wysokości i etatu, a było ono określone stawką godzinową, liczbę godzin przepracowaną w danym wymiarze czasu pracy należy pomnożyć przez obowiązującą wówczas stawkę godzinową (przykład 3).
Informacja do ZUS
Wymiar czasu pracy podaje się w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/2 - dla połowy wymiaru czasu pracy, 3/4 - dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy. Jeśli pracodawca określiłby wymiar czasu pracy pracownika w godzinach, wówczas w takiej też formie wykazywałby go w raporcie ZUS RCA, np. 150/176.
Informację o wymiarze czasu pracy pracownika pracodawca podaje w raporcie ZUS RCA, w polu 03. bloku III.B. (IV.B., V.B. lub VI.B).
W przypadku gdy wymiar czasu pracy zostaje pracownikowi zmieniony w trakcie miesiąca, wówczas pojawiają się wątpliwości, jak informację o tym należy przekazać do ZUS. Pracodawcy najczęściej mają wątpliwości czy w takiej sytuacji powinni wykazać pracownika w dwóch blokach raportu ZUS RCA, tj. w jednym - z dotychczasowym wymiarem czasu pracy, zaś w drugim - z nowym wymiarem czasu pracy. Nic bardziej mylnego.
Pracodawca nie informuje ZUS o zmianie (zmniejszeniu lub zwiększeniu) wymiaru czasu pracy pracownika w jakiś szczególny sposób. W dokumentach zgłoszeniowych nie ma bowiem pozycji przewidzianych na zamieszczenie informacji dotyczącej wymiaru czasu pracy. Dlatego też zmieniony wymiar czasu pracy pracownika podaje się wyłącznie w raporcie ZUS RCA sporządzonym za niego za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana w tym zakresie.
Z kolei zmiana wysokości wynagrodzenia pracownika wiąże się ze zmianą podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych naliczanych do ZUS. Nalicza się je bowiem od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskiwanego ze stosunku pracy.
|
Przykład 1 W zakładzie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, a dniami wolnymi od pracy są soboty. W okresie rozliczeniowym trwającym od 1 kwietnia do 30 czerwca 2012 r. pracodawca zmniejszył pracownikowi, dotychczas zatrudnionemu na pełny etat, z dniem 13 kwietnia br. wymiar czasu pracy do 4/5. Pracownik jest zatrudniony w podstawowej organizacji czasu pracy od poniedziałku do piątku. Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym trwającym od 1 kwietnia do 30 czerwca 2012 r. dla zatrudnionego na pełny etat wynosi 488 godzin, zgodnie z wyliczeniem: (40 godz. × 13 tyg.) - (8 godz. × 4 święta) = 488 godz. Wymiar czasu pracy dla pracownika w okresie od 1 kwietnia do 30 czerwca br.:
Pracownikowi, który nadal będzie pracował w systemie podstawowym, przy stałej dobowej dniówce przez 5 dni w tygodniu, zmiana wielkości etatu w trakcie okresu rozliczeniowego i proporcjonalne do niego obniżenie dobowej liczby godzin pracy pozwoli na przepracowanie obowiązującego wymiaru czasu pracy. Przeliczenie wymiaru czasu pracy będzie jednak potrzebne dla rozliczenia czasu pracy.
Pracownik zatrudniony na pełny etat w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym świadczy pracę w systemie równoważnym, przy przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy do 12 godzin. Od 18 kwietnia 2012 r. będzie pracował na 1/2 etatu. W kwietniu 2012 r. przy pełnym etacie powinien przepracować 160 godzin (zakładając, że dniem wolnym jest sobota). W okresie od 1 do 17 kwietnia br. przepracuje 8 dni po 12 godzin. Wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w kwietniu br.:
Pracownik przepracował dotychczas 96 godz. (8 dni × 12 godz.), zatem pracodawca w okresie od 18 do 30 kwietnia br. musi mu jeszcze zaplanować pracę przez 28 godz. (124 godz. - 96 godz.).
Pracownikowi zatrudnionemu w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę obniżono wymiar czasu pracy do 7/8 etatu oraz wynagrodzenie z kwoty 3.600 zł do 3.200 zł. Zmiana ta nastąpiła 10 kwietnia 2012 r. i obecnie pracownik świadczy pracę po 7 godzin na dobę. Wymiar czasu pracy w kwietniu 2012 r. (przy wolnych sobotach) dla pełnoetatowca wynosi 160 godzin, a dla 7/8 etatu 140 godzin (7/8 etatu × 160 godz.). Pracownik przepracował na pełny etat 5 dni po 8 godzin (40 godz.). Natomiast na 7/8 etatu przepracuje 15 dni po 7 godzin (105 godz.). Obliczenie wynagrodzenia za kwiecień 2012 r.:
W analogiczny sposób oblicza się stałe miesięczne wynagrodzenie przy jego podwyższeniu w trakcie miesiąca. Za kwiecień 2012 r. zostanie mu wypłacone wynagrodzenie w kwocie 3.300,30 zł. Nowy wymiar czasu pracy pracownika oraz składki ubezpieczeniowe naliczone od wynagrodzenia kwietniowego, pracodawca wykaże w raporcie ZUS RCA sporządzonym za niego za kwiecień 2012 r.  |
Zmiana etatu i wynagrodzenia a składka na FP
Pracownikowi zatrudnionemu na 3/4 etatu w połowie marca br. zmieniliśmy wymiar czasu pracy na cały etat. Podwyższyliśmy mu też miesięczne wynagrodzenie - z 1.200 zł na 1.500 zł. W marcu przepracował cały miesiąc, jednak nie uzyskał wynagrodzenia w kwocie minimalnej płacy. Czy za marzec br. należy naliczyć za niego składkę na Fundusz Pracy?
NIE. Pracodawca nie powinien za marzec 2012 r. naliczać za pracownika składki na FP. W tym miesiącu nie uzyskał on bowiem oskładkowanego przychodu w kwocie co najmniej minimalnego wynagrodzenia.
Składkę na FP ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale bez stosowania jej rocznego limitu. Jednak nalicza się ją tylko wtedy, gdy podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych ubezpieczonego (tu: pracownika) wynosi w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie (w 2012 r. 1.500 zł). W przypadku pracowników w I roku pracy składkę na FP nalicza się, gdy ich oskładkowany przychód wynosi co najmniej 80% kwoty minimalnego wynagrodzenia (obecnie 1.200 zł). Z kolei u osób świadczących pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego aresztowania nalicza się ją przy oskładkowanym przychodzie w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia (obecnie 750 zł).
W omawianym przypadku wysokość wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia uległa zmianie w marcu 2012 r. W miesiącu tym nie osiągnęło ono jednak poziomu minimalnej płacy. Dlatego za marzec br. pracodawca nie powinien naliczać za pracownika składki na FP. Pracownik będzie osiągał miesięcznie oskładkowany przychód w kwocie minimalnego wynagrodzenia poczynając od kwietnia 2012 r. Dopiero za ten miesiąc (oraz kolejne) pracodawca będzie miał obowiązek opłacania za niego składki na FP.
Należy wskazać, iż nie opłaca się składek na FP i FGŚP za osoby, które osiągnęły wiek wynoszący odpowiednio co najmniej 55 lat - kobiety i 60 lat - mężczyźni. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku opłacania za pracownika składki bez względu na wysokość uzyskiwanego przychodu.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
