Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Wynagrodzenia i składki ZUS w księgach rachunkowych
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Wynagrodzenia i składki ZUS w księgach rachunkowych

Gazeta Podatkowa nr 70 (1111) z dnia 1.09.2014
Monika Kuźbińska

Koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS są zawsze ujmowane w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczą. Odnosi się to również do sytuacji, gdy wypłata zgodnie z obowiązującymi przepisami dokonywana jest w miesiącu następnym. Inaczej jest dla celów podatku dochodowego. Moment wypłaty wynagrodzenia oraz zapłaty składek do ZUS ma bowiem znaczenie dla uwzględnienia ich w kosztach uzyskania przychodów.


Zasada memoriału

Zgodnie z obowiązującą w prawie bilansowym zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że wynagrodzenie wraz z naliczonymi od niego składkami ZUS ujmuje się w księgach rachunkowych w kosztach okresu, którego one dotyczą. Bez znaczenia jest tutaj fakt, czy wynagrodzenia te faktycznie zostały pracownikom wypłacone, a składki ZUS opłacone do budżetu. Przykładowo wynagrodzenie za sierpień 2014 r., które jest płatne do końca sierpnia lub które ze względu na zapisy zawarte w regulaminie wynagradzania wypłacane jest w miesiącu następnym (tj. wrześniu), należy zaksięgować łącznie ze składkami ZUS obciążającymi pracodawcę w kosztach sierpnia br.


Ujęcie księgowe

W księgach rachunkowych wynagrodzenia oraz składki ZUS obciążają koszty działalności operacyjnej pracodawcy. Wynagrodzenia pracownicze ujmowane są na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia) lub/i na odpowiednim koncie w zespole 5. Na koncie tym księguje się wartość wynagrodzeń w kwocie brutto następującym zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę są z kolei księgowane na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub/i na odpowiednim koncie w zespole 5. Drugostronnie wartość tych składek ujmowana jest jako zobowiązanie wobec ZUS zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).


Ujęcie podatkowe

Fakt terminowej zapłaty pracownikom wynagrodzenia lub terminowej zapłaty składek do ZUS przesądza o podatkowym ujęciu tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop wynagrodzenia pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, wynagrodzenia te będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników (przykład 1).

Przy składkach ZUS zastosowanie ma art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o pdop. Na mocy tych przepisów składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, FP i FGŚP od wynagrodzeń pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

  • z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne, w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
     
  • z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia powyższym terminom, składki te zalicza się do kosztów podatkowych z chwilą ich zapłaty do ZUS.


Ewidencja analityczna

Aby zapewnić prawidłowe rozliczenie z tytułu podatku dochodowego, jednostka może w zakładowym planie kont - w ramach ewidencji analitycznej - wyodrębnić konta kosztów, które stanowią i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo może to być konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia - KUP) i konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia - NKUP).

Jeśli wynagrodzenia lub składki ZUS zostały najpierw ujęte na koncie kosztów NKUP, wówczas w miesiącu ich wypłaty lub zapłaty do ZUS, tj. wtedy, kiedy mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, należy ich wartość przeksięgować na konto kosztów KUP (przykład 2). Trzeba jednak pamiętać, że taki sposób postępowania jest możliwy tylko w trakcie roku obrotowego. Aby w roku następnym do kosztów podatkowych zaliczyć koszty, które w roku poprzednim były ujęte w księgach rachunkowych jako NKUP, koszty te dolicza się dla celów podatkowych wyłącznie statystycznie.


Zatrudnienie pracownika przy budowie środka trwałego

W sytuacji gdy pracownik zatrudniony jest przy budowie środka trwałego, wartość jego wynagrodzenia wraz z naliczonymi od niego składkami ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, zaliczana jest do wartości początkowej tego środka. Jak bowiem wynika z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. W związku z tym koszt wynagrodzenia i składek ZUS ujmowany jest na podstawie listy płac na koncie 08 "Środki trwałe w budowie". Wartość wszystkich zgromadzonych na koncie 08 kosztów, stanowiąca wartość początkową środka trwałego, jest po zakończeniu jego budowy przeksięgowywana na konto 01 "Środki trwałe".

Przykład 1

Założenia

  1. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc do 10. dnia miesiąca następnego. Pod datą 31 lipca 2014 r. ujął w księgach rachunkowych koszty wynagrodzeń za lipiec oraz składki ZUS od tych wynagrodzeń (w części obciążającej pracodawcę).
     
  2. Wpływ terminu wypłaty wynagrodzeń oraz zapłaty składek do ZUS na moment zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów przedstawiono w poniższej tabeli.
Lista płac za lipiec 2014 r. Faktyczna data wypłaty wynagrodzenia Data zaliczenia wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów Data zapłaty składek Data zaliczenia składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów
I wariant 08.08.2014 r. Lipiec 2014 r. 14.08.2014 r.

Lipiec 2014 r.

19.08.2014 r.

Sierpień 2014 r.

15.09.2014 r.

Wrzesień 2014 r.

II wariant 11.08.2014 r. Sierpień 2014 r. 14.08.2014 r.

Sierpień 2014 r.

19.08.2014 r.

Sierpień 2014 r.

15.09.2014 r.

Wrzesień 2014 r.

Przykład 2

Założenia

  1. W jednostce naliczono pracownikowi wynagrodzenie za sierpień 2014 r.:
Lp. Wyszczególnienie Kwota
1.

Wynagrodzenie za sierpień 2014 r.

3.000 zł
2.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%): 3.000 zł × 13,71% =


411,30 zł
3.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 3.000 zł - 411,30 zł =

2.588,70 zł
4.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne pobrana z wynagrodzenia pracownika:
3.000 zł × 9% =


232,98 zł
5.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu: 3.000 zł × 7,75% =

200,62 zł
6.

Koszty uzyskania przychodów

111,25 zł
7.

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy
(po zaokrągleniu do pełnych złotych): 3.000 zł - 111,25 zł - 411,30 zł = 


2.477 zł
8.

Zaliczka na podatek dochodowy: (2.477 zł × 18%) - 46,33 zł =

399,53 zł
9.

Zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne
(po zaokrągleniu do pełnych złotych): 399,53 zł - 200,62 zł =


199 zł
10.

Kwota netto do wypłaty: 3.000 zł - 411,30 zł - 232,98 zł - 199 zł =

2.156,72 zł
11.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę (emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa np. 1,93%, na FP 2,45%, na FGŚP 0,10%): 3.000 zł × 20,74% =



622,20 zł
  1. Wynagrodzenie to wypłacono pracownikowi 29 sierpnia 2014 r., natomiast składki do ZUS opłacono dopiero 19 września br.
     
  2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma

Zapisy w sierpniu 2014 r.

     

1. Lista płac za sierpień 2014 r.:

     
a) zarachowanie w ciężar kosztów wynagrodzenia brutto 3.000 zł 40 23-0
b) składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne - finansowane przez pracownika (411,30 zł + 232,98 zł) = 644,28 zł 23-0 22
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 199,00 zł  23-0 22
d) składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP oraz FGŚP - finansowane przez pracodawcę 622,20 zł 40 22

2. WB - wypłata pracownikowi wynagrodzenia w kwocie netto:

2.156,72 zł 23-0 13-0

Zapisy we wrześniu 2014 r.

1. WB - zapłata składek do ZUS (644,28 zł + 622,20 zł) =

1.266,48 zł 22 13-0

2. PK - przeksięgowanie wartości opłaconych składek ZUS na konto kosztów KUP:

622,20 zł  40 40 
oraz jednocześnie zapis techniczny: - 622,20 zł 40 40

Księgowania w sierpniu 2014 r.

Wynagrodzenia i składki ZUS w księgach rachunkowych

Księgowania we wrześniu 2014 r.

Wynagrodzenia i składki ZUS w księgach rachunkowych

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1991 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.