Koszty związane z podróżami służbowymi osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (właścicieli firm) ujmuje się w księgach rachunkowych uwzględniając ogólne zasady wynikające z ustawy o rachunkowości, w tym zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 tej ustawy. Nakazuje ona ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Poniesione wydatki muszą być właściwie udokumentowane. Jak bowiem wynika z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych. Przy czym każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W odniesieniu do dowodów wyrażonych w walutach obcych ustawa nakazuje zamieścić przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Właściciele firm odbywający podróż służbową mają prawo zaliczyć do kosztów bilansowych wydatki związane z tymi podróżami. Są nimi najczęściej diety, koszty przejazdu, w tym m.in. paliwo, opłaty parkingowe, koszty noclegów oraz inne uzasadnione i właściwie udokumentowane koszty.
Koszty podróży w rachunku podatkowym
Przedsiębiorcy nie są pracownikami w rozumieniu przepisów prawa pracy. Nie mają więc do nich zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Natomiast przepisy ustaw o podatku dochodowym odwołują się do nich w zakresie diet dla przedsiębiorców.
Dla celów podatku dochodowego koszty odbytych podróży służbowych przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów - jeżeli spełnione są następujące warunki:
Diety
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za czas tych podróży do wysokości wskazanej w przywołanym wcześniej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof. W praktyce takie same zasady przyjmuje się dla celów bilansowych, mimo że w księgach rachunkowych mogą być ujęte faktycznie poniesione przez właściciela koszty wyżywienia.
Koszty przejazdu
Przedsiębiorca może odbywać podróż służbową samochodem będącym środkiem trwałym. W takim przypadku do kosztów bilansowych i podatkowych zaliczy wydatki związane z jego używaniem, koszty ewentualnej naprawy, opłatę za przejazd płatnymi autostradami, parkingi itp.
Jeżeli natomiast właściciel firmy odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, wówczas dla celów podatkowych obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów jest kwota poniesionych wydatków związanych z używaniem samochodu do wysokości limitu ustalonego na podstawie tej ewidencji. Jak bowiem stanowi art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Obecnie stawki w przypadku samochodów osobowych wynoszą:
Gdy właściciel firmy odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, wówczas dla celów bilansowych ujmuje się w księgach rachunkowych faktycznie poniesione wydatki związane z używaniem tego samochodu. W sytuacji gdy suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu "kilometrówki", to nadwyżka wydatków ponad ustalony limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Można ją wówczas ująć na odrębnym koncie w zespole 4 lub 5 przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP).
Przedsiębiorca może odbywać podróż służbową środkami transportu publicznego. Wówczas do kosztów bilansowych i podatkowych może zaliczyć cenę biletu za przejazd.
Koszty dojazdów
Przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt za dojazdy. Jeżeli poniósł on wydatek za przejazd taksówką i zostanie on udokumentowany fakturą czy rachunkiem, to może zostać ujęty w księgach rachunkowych. Również dla celów podatkowych takie wydatki mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów - jeżeli są one uzasadnione, wykazują związek z prowadzoną działalnością i zostaną prawidłowo udokumentowane.
Koszty noclegów
Koszty noclegów ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie (faktur, rachunków). W razie nieprzedłożenia dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztów noclegu, nie przysługuje przedsiębiorcy ryczałt za nocleg.
Inne wydatki
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów bilansowych i podatkowych także inne wydatki związane z wyjazdem służbowym. Zalicza się do nich np. opłaty za wstęp na targi. Jeżeli są one związane z prowadzoną działalnością i zostaną właściwie udokumentowane, mogą zostać uwzględnione w kosztach bilansowych, jak również w rachunku podatkowym.
Koszty wyrażone w walucie obcej
Koszty zagranicznych podróży służbowych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatkowych według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynika to z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości i art. 11a ust. 2 ustawy o pdof. W rozważanym przypadku za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień rozliczenia delegacji. Oznacza to, że przeliczenie kosztów wyrażonych w walutach obcych następuje po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Ewidencja w księgach rachunkowych
Wydatki związane z podróżą służbową zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. Ujmuje się je w księgach rachunkowych w zależności od rachunku kosztów przyjętego przez jednostkę. W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 wartość diet przysługujących przedsiębiorcy ujmuje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowej). Zapisu tego dokonuje się w korespondencji z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). W razie stosowania do ewidencji kosztów pełnego rachunku kosztów, tj. zarówno na kontach zespołu 4 (według rodzajów), jak i na kontach zespołu 5 (według miejsc powstawania kosztów), ewidencja tych kosztów może przebiegać zapisami:
a) wartość diet - na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowe),
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
b) przeniesienie kosztów na właściwe konto w zespole 5
- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Koszty przejazdu, noclegów oraz inne udokumentowane fakturami (rachunkami) wydatki poniesione w czasie podróży służbowej ujmuje się na ogólnych zasadach, zapisami:
a) wartość brutto
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
b) VAT podlegający odliczeniu
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
c) wartość netto
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowe),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle
- Wn konto 55 "Koszty zarządu".
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
|
Przykład Założenia
* Czas podróży krajowej, do i od granicy, dla potrzeb ustalenia diety nie podlega sumowaniu.
b) dieta: - za czas podróży krajowej - dieta nie przysługuje - za czas podróży zagranicznej: 1 dieta (tj. 49 euro) + 1/3 diety (tj. 16,33 euro) = 65,33 euro, c) koszty noclegu udokumentowane rachunkiem: 120 euro, d) koszty przejazdu zgodnie z fakturą za zakup paliwa: 254,25 zł (w tym VAT 47,54 zł), e) razem: 185,33 euro i 254,25 zł. Dekretacja
Księgowania  |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
