Jeden z naszych pracowników w grudniu 2011 r. został oddelegowany w podróż służbową. Rozliczenie tej delegacji nastąpi w styczniu 2012 r. Czy koszty tej podróży będą kosztem bilansowym grudnia, czy stycznia?

Koszty ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Koszty podróży służbowej pracownika należy więc zaksięgować w koszty okresu, którego dotyczą. Ponieważ koszty podróży służbowej dotyczą grudnia 2011 r., powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych tego właśnie miesiąca. Nie ma przy tym znaczenia, że faktyczne rozliczenie podróży nastąpi dopiero w styczniu 2012 r.

Koszty delegacji służbowej pracownika, wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, podlegać będą ujęciu w księgach 2011 r., zapisami:

1) w przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej działalności operacyjnej

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

2) w przypadku delegacji obciążającej koszty środków trwałych w budowie:

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Nadmieńmy, że powszechnie stosowanym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się rozliczenia kosztów podróży służbowej, jest "Polecenie wyjazdu służbowego". Dokument ten, jeśli spełnia wymogi dowodu księgowego, może być podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych.

Na dzień bilansowy konto 23-4 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn powstanie, gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji. Saldo to, oznaczające należność od pracownika, należy zaprezentować w bilansie za 2011 r. w aktywach w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".

Z kolei saldo Ma konta 23-4 powstanie gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji. Oznacza ono zobowiązanie jednostki wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów delegacji służbowej i podlega wykazaniu w bilansie za 2011 r. w pasywach w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Przykład Założenia W dniach 28-30 grudnia 2011 r. pracownik odbędzie krajową podróż służbową. Na poczet tej podróży nie otrzyma zaliczki. Delegacja dotyczy podstawowej działalności operacyjnej jednostki.   Dnia 4 stycznia 2012 r. pracownik przedłoży delegację do rozliczenia. Łączna kwota kosztów wyniesie 300 zł. W tym samym dniu będzie dokonane zatwierdzenie delegacji i wypłata należności.   Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie w zespole 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Rozliczenie podróży służbowej - zapis w księgach grudnia 2011 r.: 300 zł 40 23-4 2. WB - zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej - zapis w księgach stycznia 2012 r.: 300 zł 23-4 13-0 Zapisy w księgach 2011 r. Saldo Ma konta 23-4 w wysokości 300 zł jednostka wykaże w pasywach bilansu za 2011 r. w pozycji B.III.2 lit. i). Zapisy w księgach 2012 r.