Rozliczam się z podatku dochodowego na podstawie księgi podatkowej. We wrześniu 2011 r. została przeprowadzona inwentaryzacja w sklepie spożywczym. Wystąpił niedobór towarów (niezawiniony przez zatrudnionego pracownika). Czy można wartość tego niedoboru można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i wpisać do księgi podatkowej?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o pdof. Tak stanowi art. 22 ust. 1 tej ustawy. Straty w towarach nie zostały wymienione w katalogu kosztów podlegających wyłączeniu z kosztów podatkowych. Mogą one zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów, pod warunkiem że podatnik będzie mógł wykazać, iż:

• nie wynikają one z braku dochowania należytej staranności,
   
• nie zostały zawinione, 
   
• powstały w trakcie normalnego i racjonalnego działania.

Poniesienie strat powinno zostać właściwie udokumentowane. Wskazują na to organy podatkowe w wydawanych przez siebie interpretacjach. Nie uznają one za wystarczające udokumentowanie powstałych strat wyłącznie protokołami inwentaryzacyjnymi. Do tej kwestii odniósł się przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 3 sierpnia 2009 r., nr IPPB3/423-542/08/09-10/S/JG, stwierdzając m.in. że "(…) na podstawie tych dokumentów (tj. protokołów inwentaryzacyjnych - przyp. red.) podatnik jest w stanie wykazać wyłącznie istnienie różnic pomiędzy ilością posiadanych środków obrotowych a ich stanem księgowym, natomiast z takiej dokumentacji nie wynika jeszcze przyczyna istnienia rozbieżności, w szczególności nie wynika, że braki powstały na skutek kradzieży. Protokoły inwentaryzacyjne nie dowodzą także w żaden sposób, że w dokonanej kradzieży nie ma winy Spółki, że w celu uniknięcia kradzieży przez pracownika podejmowała ona działania staranne, racjonalne, nie doszło z jej winy do jakichkolwiek zaniedbań". Interpretacja ta dotyczy podatnika pdop, jednak z uwagi na rozpatrywane zagadnienie (dokumentowanie strat) może mieć zastosowanie również w odniesieniu do podatników pdof.

Jeżeli wystąpiły różnice między stanem faktycznym towarów wykazanym na arkuszach spisowych a stanem wynikającym z prowadzonej ewidencji magazynowej, przeprowadza się postępowanie wyjaśniające przyczyny powstania tych różnic. Na tę okoliczność sporządza się protokół. Można w nim zamieścić informacje m.in. na temat zastosowanych przez podatnika procedur, mających na celu ochronę towarów przed ich zniszczeniem czy przed kradzieżą.

Wartość niedoboru uznanego za niezawiniony podatnik może uznać za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem jego właściwego udokumentowania, np. w sposób opisany wcześniej. Podlega on wpisaniu do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". W księdze podatkowej wartość zakupionych towarów ujmuje się niezwłocznie po ich otrzymaniu w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Zatem aby nie doszło do podwójnego ujęcia tego samego kosztu w księdze podatkowej (najpierw w kolumnie 10, a potem w 13), należy wartość niedoboru wyksięgować z kolumny 10. Polega to na wpisaniu w tej kolumnie wartości niedoboru towarów handlowych w cenie zakupu ze znakiem minus lub na czerwono.