Otrzymałem fakturę pro forma, na podstawie której dokonałem zapłaty za zamówiony towar. Dotąd nie wpłynęła jeszcze faktura VAT na ten zakup. Czy koszt zakupu towaru powinienem ująć w księdze podatkowej na podstawie faktury pro forma?

NIE. Koszt zakupu towarów powinien być ujęty w księdze podatkowej w momencie ich otrzymania, ale właściwej ku temu podstawy nie stanowi faktura pro forma. Faktury takie są wystawiane z reguły w celu uzyskania zaliczki lub potwierdzenia zamówienia. Nie są natomiast dowodami księgowymi, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Więcej wyjaśnień na temat m.in. dokumentowania zapisów w księdze zawarto na płycie CD "Księga podatkowa - niezbędnik podatnika".

W przypadku gdy towar handlowy został dostarczony do firmy przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis tego towaru i dokonać na jego podstawie zapisu w kolumnie 10 księgi "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Opis powinien zawierać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towaru handlowego, a także datę i podpis osoby, która przyjęła dostawę. Jeśli specyfikacja dostawcy spełnia warunki dla opisu, może ona stanowić podstawę ujęcia kosztu. Wynika to z § 16 rozporządzenia. Zapis dokonany na podstawie opisu (specyfikacji) może wymagać korekty w dniu otrzymania faktury, jeśli wystąpiłaby różnica w cenie.