Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają obowiązek zawiadomienia w formie pisemnej urzędu skarbowego o fakcie założenia księgi. Dotyczy on podatników, którzy:

1) w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym (tj. ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej) albo

2) w poprzednim roku prowadzili księgi rachunkowe, albo

3) rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność we własnym imieniu i na własny rachunek zawiadamiają naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Natomiast jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich. Na złożenie zawiadomienia podatnicy mają 20 dni od dnia założenia księgi (§ 10 rozporządzenia).

Należy zauważyć, że obowiązek zawiadomienia o założeniu księgi nie dotyczy podatników, którzy w poprzednim roku prowadzili księgę podatkową. Zawiadomienie złożone przez nich w latach ubiegłych zachowuje ważność do czasu dokonania zmiany formy opodatkowania lub likwidacji działalności. Jeśli więc podatnik w 2011 r. wykonywał działalność gospodarczą, którą rozliczał na podstawie księgi podatkowej, w 2012 r. nie musi zawiadamiać urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Natomiast gdy podatnik korzystał w 2011 r. ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadził księgi rachunkowe, fakt założenia księgi podatkowej z dniem 1 stycznia 2012 r. musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego do dnia 23 stycznia 2012 r. (20 dni mija 21 stycznia 2012 r., ale ponieważ dzień ten przypada w sobotę, termin ten ulega przesunięciu). Z kolei podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej w bieżącym roku powinni powiadomić urząd skarbowy o założeniu księgi podatkowej w ciągu 20 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Jeśli więc podatnik rozpocznie działalność gospodarczą i prowadzenie księgi np. z dniem 1 lutego 2012 r., zawiadomienie o tym powinien złożyć do dnia 21 lutego 2012 r.

Żadne przepisy nie określają wzoru omawianego zawiadomienia. Powinno ono jednak z pewnością zawierać dane identyfikujące podatnika, informację o dacie zaprowadzenia księgi podatkowej i jego podpis. Sporządza się je, dla celów dowodowych, w dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do urzędu skarbowego, a drugi, po uzyskaniu potwierdzenia złożenia zawiadomienia (pieczęci urzędu), podatnik powinien przechowywać w swojej dokumentacji.