Przedsiębiorca jest informowany o planowanej kontroli podatkowej co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Czas ten warto wykorzystać na przygotowanie się do wizyty urzędników. Należy sprawdzić dokumentację, poprawić ewentualne błędy, wyznaczyć kontrolującym miejsce do pracy, pomyśleć o ustanowieniu zastępcy.
Dokumentacja "pod lupą"
Pracownicy urzędu skarbowego zazwyczaj uprzedzają o swojej wizycie. Przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia tego pisma. Przedsiębiorca ma więc od tygodnia do miesiąca, aby przygotować się na weryfikację rozliczeń.
Pierwszy krok to skompletowanie i przeanalizowanie dokumentacji, która ma być sprawdzana. W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej wskazany jest jej zakres, rodzaj podatku, którego ma dotyczyć, oraz okres objęty weryfikacją. Firmy, które posługują się elektronicznymi systemami finansowo-księgowymi, mogą spodziewać się tzw. e-kontroli. Polega ona na tym, że dane są pobierane w formie elektronicznej bezpośrednio z komputera, a następnie poddawane wnikliwym testom analitycznym przy pomocy specjalistycznego oprogramowania. Warto więc sprawdzić konfigurację systemu finansowo-księgowego oraz zweryfikować sposób i źródła wprowadzania do niego danych, aby wyłapać błędy wypaczające wynik obliczeń podatkowych.
Nieprawidłowości wykryte przy okazji przygotowywania dokumentacji można wyeliminować przed oficjalnym wszczęciem kontroli. Nie ma przeszkód, aby wystawić korekty faktur, poprawić błędne zapisy w księgach i ewidencjach, złożyć korekty deklaracji podatkowych itp.
Kalkulator odsetkowy jest dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.
Należy jednocześnie pamiętać o uregulowaniu ujawnionych zaległości podatkowych (wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi według podstawowej stawki).
Miejsce dla urzędników
Przedsiębiorca powinien również zastanowić się, gdzie urzędnicy mają wykonywać swoją pracę. Wskazane jest, aby w miarę możliwości udostępnić im samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Trzeba mieć na uwadze, że czynności kontrolne odbywają się w godzinach prowadzenia działalności przez podatnika. W przypadku skrócenia tego czasu w toku kontroli - działania kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.
Nie zawsze udaje się zagwarantować odpowiednie standardy. Należy wówczas liczyć się z przeniesieniem kontroli podatkowej do siedziby urzędu skarbowego. Jeżeli przedsiębiorca nie zapewnia warunków umożliwiających badanie akt, ksiąg i innych dokumentów, urzędnicy mogą zażądać ich wydania. Wynika to z art. 286 § 2 pkt 2 lit. b) Ordynacji podatkowej. Trzeba zadbać o to, aby urzędnicy wystawili pokwitowanie poświadczające, które dokumenty zostały im przekazane. Muszą je zwrócić po zakończeniu kontroli.
Niezbędne wytyczne
O planowanej kontroli podatkowej należy uprzedzić pracowników. Pozwoli im to uporządkować wiedzę na temat sprawdzanych rozliczeń i przygotować się na pytania urzędników. Kontrujący mogą bowiem domagać się wyjaśnień nie tylko od właściciela - w przypadku sprawdzania rozliczeń osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, czy osób upoważnionych do reprezentowania lub prowadzenia spraw firmy - gdy weryfikacja dotyczy osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Takie żądanie mogą również skierować do osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Pracownicy są zobowiązani do udzielenia wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań. Mogą być także przesłuchani w charakterze świadków.
Warto uprzedzić osoby zajmujące się ochroną, że zjawią się pracownicy urzędu skarbowego i mają prawo wejść na teren przedsiębiorstwa oraz poruszać się po nim na podstawie legitymacji służbowych. Nie podlegają rewizji osobistej. Od urzędników należy natomiast wymagać przestrzegania przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązujących w firmie. Stanowi o tym art. 287 § 5 Ordynacji podatkowej.
Pomoc dla podatnika
Przedsiębiorca, który nie jest w stanie osobiście uczestniczyć w kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy, powinien zastanowić się nad wyznaczeniem zastępcy. Można ustanowić pełnomocnika lub stałego reprezentanta. Każdy z nich zastępuje podatnika w kontaktach z urzędnikami, ale ma różne kompetencje.
Pełnomocnik, działając w zakresie udzielonego mu upoważnienia, dokonuje czynności prawnych w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy. Jest wyrazicielem jego interesów. Pełnomocnictwo musi być przedłożone do akt konkretnej kontroli podatkowej - po jej wszczęciu.
Stały reprezentant wyręcza natomiast przedsiębiorcę w konkretnych czynnościach. Jest uprawniony do odebrania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, wyrażenia zgody na wcześniejsze jej rozpoczęcie, przyjęcia upoważnienia do jej przeprowadzenia. Może także uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych oraz składać wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu dokumentującego przebieg kontroli. Podatnik ma prawo ograniczyć opisany zakres zadań, ale wymaga to zawarcia odpowiednich zastrzeżeń w upoważnieniu udzielanym reprezentantowi. Upoważnienie musi być sporządzone na piśmie. Reprezentanta zgłasza się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. Można to zrobić przed wszczęciem kontroli podatkowej.
W przypadku gdy przedsiębiorca nie ustanowi stałego reprezentanta, a nie będzie mógł uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, ma obowiązek wskazać osobę zastępującą go podczas nieobecności. Taki przedstawiciel jest wyznaczany na potrzeby konkretnej kontroli podatkowej. Zastępuje podatnika tylko pod jego nieobecność.
Planowane zmiany w zakresie kontroli podatkowej (na podstawie projektu z 9 lipca 2014 r. ustawy zmieniającej Ordynację podatkową)
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)
|