Prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) i finansowanie z jego środków pomocy pieniężnej lub rzeczowej dla pracowników wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju wydatków. Mimo że ich koszt obciąża pracodawcę, to nie zawsze może on być przez niego uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca tworzy ZFŚS. Czy wydatki na pomoc socjalną dla pracowników finansowane ze środków ZFŚS może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Kosztem podatkowym jest równowartość odpisów i zwiększeń wpłacona na rachunek ZFŚS, dlatego poniesione przez pracodawcę wydatki na działalność socjalną kosztem takim nie mogą być, gdyż powodowałoby to podwójne obciążenie kosztów.
Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) finansowana jest działalność socjalna, tj. m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego.
Sfinansowane ze środków ZFŚS wydatki na działalność socjalną nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop. Przepisy te stanowią, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem podatkowym są jedynie świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z tymi przepisami.
Czy odpisy i zwiększenia ZFŚS mogę uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów?
Odpisy i zwiększenia ZFŚS oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy.
Zasadniczo odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Tak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o pdop. Przepisy te jednak za koszt podatkowy uznają:
a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.
Odpisy i zwiększenia ZFŚS są kosztem podatkowym w dacie ich przekazania na rachunek ZFŚS.
Tym samym odpisy i zwiększenia ZFŚS mogą stanowić koszt podatkowy, ale nie w momencie ich naliczenia, lecz dopiero w dacie faktycznego przekazania środków pieniężnych stanowiących ich równowartość na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS (przykład).
Przykład Podatnik, który jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS, w lutym 2015 r. naliczył roczny odpis na ten Fundusz za 2015 r. w wysokości 32.817,90 zł. Środki pieniężne w równowartości 25.000 zł przekazał na wyodrębniony rachunek ZFŚS w dniu 28 maja 2015 r. i w tym też dniu kwotę tę uwzględnił w kosztach uzyskania przychodów. Pozostała część odpisu, tj. kwota 7.817,90 zł (32.817,90 zł - 25.000 zł) będzie kosztem podatkowym w momencie wpłacenia jej na rachunek bankowy ZFŚS. |
Z uwagi na brak środków pieniężnych nie zdołam do 1 czerwca 2015 r. przekazać na rachunek bankowy ZFŚS 75% równowartości dokonanych odpisów. Czy przekazanie środków na rachunek tego Funduszu po tym terminie uniemożliwi mi zaliczenie ich równowartości do kosztów?
NIE. Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów równowartości odpisów i zwiększeń przekazanych na rachunek bankowy ZFŚS nie jest uzależnione od terminowego wpłacenia środków pieniężnych. Oznacza to, że dokonana po 1 czerwca 2015 r. (31 maja 2015 r. wypada w niedzielę) wpłata kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, będzie stanowić koszt uzyskania przychodów w dacie faktycznego przekazania środków pieniężnych.
W związku z prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego dla potrzeb ZFŚS podatnik ponosi koszty prowizji bankowych pobieranych z tego rachunku. Czy koszty obsługi rachunku bankowego ZFŚS stanowią koszt uzyskania przychodów?
Kosztów prowadzenia i obsługi wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS przedsiębiorca nie może finansować z Funduszu. Musi je ponosić z własnych środków. Zatem, gdy prowizje pobierane są przez bank z rachunku ZFŚS, to pracodawca kwoty te refunduje z własnych środków obrotowych. Koszty prowizji bankowych wykazują związek przyczynowo-skutkowy z działalnością gospodarczą, gdyż dotyczą ogólnego funkcjonowania firmy. Nie są one również wymienione jako niestanowiące kosztów podatkowych. Tym samym nie ma przeszkód, by zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.
Na koniec 2014 r. dokonałem korekty odpisu na ZFŚS, gdyż rzeczywisty stan zatrudnienia uległ zwiększeniu. Jednakże wpłaty równowartości tego zwiększenia dokonam dopiero teraz wraz z wpłatą równowartości pierwszej części odpisów za 2015 r. Czy wpłaconą obecnie kwotę zwiększenia mogę zaliczyć do kosztów?
TAK. Wzrost zatrudnienia w ciągu roku wiąże się z korektą powodującą zwiększenie odpisu na ZFŚS. Wpłata na rachunek bankowy środków pieniężnych odpowiadających równowartości tego zwiększenia stanowi koszt podatkowy. W przypadku gdy wpłata ta ma miejsce w następnym roku podatkowym (np. gdy w 2015 r. wpłacono równowartość zwiększeń odpisów za 2014 r.), to wpłacone środki są kosztem w momencie ich wpłaty (tj. w 2015 r.).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
|