Beneficjentów unijnych projektów czeka co najmniej jedna kontrola - ta na zakończenie realizacji projektu. Pozostałe mogą mieć miejsce, ale wcale nie muszą.

Proces kontroli w wytycznych

Do zadań instytucji zarządzającej programem operacyjnym przewidzianym na lata 2007-2013 należy m.in. przeprowadzenie kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów. Instytucją zarządzającą dla krajowych programów operacyjnych współfinansowanych ze środków europejskich jest Minister Rozwoju Regionalnego. Na podstawie przepisów ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. nr 84, poz. 712 ze zm.) może on wydać wytyczne dotyczące kontroli realizacji programów operacyjnych. Ich opracowanie ma na celu zapewnienie zgodności sposobu wdrażania programów operacyjnych z prawem unijnym oraz spełnianie wymagań określanych przez Komisję Europejską, a także zapewnienie jednolitości zasad wdrażania tych programów.

Dla beneficjentów, którzy realizują projekty z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, przepisy dotyczące kontroli są zawarte w "Wytycznych w zakresie procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących i Wdrażających dla PO IG 2007-2013" z 27 października 2010 r. Dokument ten jest ogólnie dostępny i w wersji elektronicznej znajduje się na stronie internetowej programu - www.poig.gov.pl.

Kto kontroluje?

W świetle ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju beneficjent jest obowiązany poddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu, przeprowadzanej przez instytucję: zarządzającą, pośredniczącą, wdrażającą, certyfikującą, audytową (Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej). Kontrola może być także przeprowadzona przez przedstawicieli Komisji Europejskiej oraz inne instytucje uprawnione do tego na podstawie odrębnych przepisów (np. NIK, Europejski Trybunał Obrachunkowy).

Wachlarz podmiotów, które są uprawnione do kontrolowania unijnych projektów, jest bardzo szeroki. Nie oznacza to jednak, że beneficjent będzie poddany kontroli przez wszystkie te instytucje, a zwłaszcza Komisję Europejską, która z natury rzeczy kontroluje duże pod względem finansowym przedsięwzięcia współfinansowane ze środków europejskich.

Pewna kontrola

Beneficjenta, który realizuje przedsięwzięcie z PO IG na pewno czeka kontrola na zakończenie realizacji projektu. Ma ona charakter obligatoryjny i przeprowadzana jest przez właściwą Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Polega na sprawdzeniu kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Swym zasięgiem obejmuje m.in. takie obszary, jak:

• sprawdzenie przez instytucję dokonującą ostatecznego rozliczenia projektu, czy posiada ona wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które były wymagane na poszczególnych etapach jego realizacji i rozliczania,
   
• potwierdzenie, czy dokumenty związane z realizacją projektu zostały prawidłowo zweryfikowane, tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
   
• zachowanie właściwej ścieżki audytu - zapewnienie kompletnej i uporządkowanej dokumentacji w ramach projektu potwierdzającej prawidłowe wydatkowanie środków unijnych od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie projektu do momentu certyfikowania wszystkich wydatków do Komisji Europejskiej.

Zalecenia pokontrolne

Po zakończeniu kontroli zespół ją przeprowadzający jest zobowiązany przygotować informację pokontrolną wraz z tzw. listami sprawdzającymi, w oparciu o które została dokonana. Każda Instytucja Wdrażająca i Pośrednicząca sama opracowuje takie listy. Są sporządzone w formie tabelarycznej i zawierają pytania dotyczące realizacji projektu, sformułowane w taki sposób, aby można było udzielić odpowiedzi "Tak", "Nie", ewentualnie "Nie dotyczy".

Kontrole mogą być przeprowadzane od dnia otrzymania informacji o wyłonieniu projektu do dofinansowania do dnia upływu 3 lat od zamknięcia programu.

Informacja pokontrolna powinna zostać sporządzona nie później niż w terminie 21 dni od dnia zakończenia kontroli i przekazana do jednostki kontrolującej. Zawiera ona w szczególności ustalenia faktyczne kontroli wraz ze szczegółowym opisem stwierdzonych nieprawidłowości. Oczywiście nie zawsze mają one miejsce.

Do najczęściej spotykanych nieprawidłowości zalicza się te związane z wydatkami kwalifikowalnymi. Przykładowo, wykrywane są przypadki finansowania przez beneficjentów działań, które nie są związane z realizacją projektu oraz nie zostały określone w umowie o dofinansowanie. Innym dość często spotykanym błędem jest nieprawidłowe prowadzenie dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej, do czego obligują przepisy unijne i umowa o dofinansowanie. Jeszcze innym uchybieniem jest nieprzestrzeganie procedur związanych z zasadą konkurencyjności, czyli wyborem wykonawców/dostawców towarów i usług w ramach projektu.

W przypadku wykrycia takich nieprawidłowości są one szczegółowo opisane w informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami dla beneficjenta, które należy wykonać w określonym terminie. Beneficjent ma 14 dni na podpisanie i odesłanie informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeżeń.