Zmiana w składzie zarządu spółki z o.o. może nastąpić przed upływem kadencji. Może do niej dojść na skutek rezygnacji czy śmierci członka zarządu. Najczęstszą przyczyną zmian jest jednak odwołanie członka zarządu i powołanie w jego miejsce innej osoby.

Kto decyduje o zmianach?

Członkowie zarządu są powoływani i odwoływani przez podmioty wskazane w umowie spółki. Może ona przewidywać, że decyzję w tej sprawie podejmuje rada nadzorcza albo że każdy z dwóch udziałowców spółki ma prawo decydować o obsadzie jednego miejsca w zarządzie. Jeśli umowa spółki nie zawiera regulacji dotyczących sposobu powoływania i odwoływania członków zarządu, to w sprawie tej znajdą zastosowanie regulacje kodeksowe. Zgodnie z nimi członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników (art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych).

Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od postanowień umowy spółki wspólnikom przysługuje prawo do odwołania (ale nie powołania) członka zarządu w każdym czasie. Przy tym to prawo udziałowców może być ograniczone do ważnych powodów (art. 203 § 1 i 2 K.s.h.). Oznacza to, że jeśli np. umowa spółki przewiduje, że o powołaniu i odwołaniu członka zarządu decyduje rada nadzorcza, to uchwałę w tej drugiej sprawie mogą również powziąć wspólnicy.

Podjęcie uchwały przez wspólników

Uchwała wspólników w sprawie powołania lub odwołania członka zarządu może zapaść na zgromadzeniu wspólników lub poza nim. Uchwała musi zostać powzięta w głosowaniu tajnym. Wymaga tego art. 247 § 2 K.s.h.

Jeżeli nic innego nie wynika z umowy spółki, do powzięcia uchwały o odwołaniu, jak i powołaniu członka zarządu wystarczająca jest bezwzględna większość głosów niezależnie od liczby reprezentowanych na zgromadzeniu udziałów. Jeśli zmiana w zarządzie ma polegać na powołaniu nowej osoby w miejsce ustępującej, to wspólnicy powinni osobno głosować nad odwołaniem dotychczasowego członka zarządu oraz nad powołaniem jego następcy.

Odwołanie członka zarządu jest skuteczne od chwili dokonania tej czynności, chyba że akt odwołania podaje inny, późniejszy termin. W razie odwołania mandat członka zarządu wygasa (art. 202 § 4 K.s.h.). Tym samym odwołana osoba traci wszystkie kompetencje związane z dotychczas piastowanym stanowiskiem. Podobnie rzecz się ma z powołaniem nowego członka zarządu. Obejmuje on mandat z chwilą powołania do zarządu (chyba że termin późniejszy jest wskazany w uchwale). Od tego momentu posiada kompetencje przysługujące członkowi zarządu. Również od tego momentu spoczywa na nim odpowiedzialność związana z piastowaniem funkcji w zarządzie. Wpis do KRS zmian w zarządzie spółki ma przy tym jedynie charakter deklaratoryjny.

Zmiany w zarządzie a zatrudnienie

Odwołanie członka zarządu powoduje ustanie łączącej go ze spółką więzi organizacyjnej. Nie ma natomiast wpływu na wiążący go ze spółką stosunek pracy czy stosunek cywilnoprawny wynikający z zawartych pomiędzy stronami umów (chyba że co innego wynika np. z kontraktu menedżerskiego).

Trzeba natomiast zauważyć, że jeśli członek zarządu jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony na stanowisku powiązanym ze sprawowaniem mandatu w tym organie, to jego odwołanie może stać się przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2000 r., sygn. akt I PKN 479/99, wyraził pogląd, że odwołanie ze stanowiska członka zarządu spółki, które nie zostało skutecznie podważone w trybie przepisów prawa handlowego, z reguły stanowi przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu w charakterze członka tego zarządu.

Ponadto trzeba pamiętać, że przy wypowiadaniu umowy odwołanemu członkowi zarządu spółka jest reprezentowana na zasadach ogólnych, tzn. czynności dokonuje zarząd w nowym składzie lub prokurent. Dopuszczalny w orzecznic­twie SN wyjątek dotyczy sytuacji odwoływania zarządcy przez radę nadzorczą. W wyroku z dnia 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 296/02, Sąd orzekł, że rada nadzorcza jest uprawniona do rozwiązania umowy o pracę tylko w razie jednoczesnego odwołania z funkcji członka zarządu i rozwiązania umowy o pracę.

Zgłoszenie do KRS

Wprowadzenie zmian w składzie zarządu musi zostać zgłoszone do rejestru przedsiębiorców KRS. Wniosek należy sporządzić na urzędowym formularzu KRS-Z3 wraz z załącznikiem KRS-ZK. Do zgłoszenia należy dołączyć:

• akt, na podstawie którego odwołano/powołano członka zarządu (np. protokół ze zgromadzenia wspólników lub z posiedzenia rady nadzorczej),
   
• poświadczony notarialnie wzór podpisu nowego członka zarządu,
   
• uaktualniony wykaz adresów członków zarządu,
   
• dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (łącznie 500 zł).

Zmiana w składzie zarządu nie wymaga uaktualnienia danych w systemie REGON oraz w ewidencji podatników i płatników. Do wniosku nie trzeba więc dołączać żadnych formularzy adresowanych do urzędu statystycznego czy urzędu skarbowego. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym zaistniała zmiana w składzie zarządu.

Absolutorium dla odwołanego

Odwołanie członka zarządu przed upływem kadencji nie zwalnia wspólników od powzięcia decyzji w sprawie udzielenia bądź odmowy udzielenia mu absolutorium z wykonania obowiązków. Jest to jedna ze spraw rozpatrywanych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Stosowną uchwałę należy podjąć w odniesieniu do wszystkich osób, które pełniły funkcję m.in. członków zarządu w ostatnim roku obrotowym. Jeśli więc odwołanie członka zarządu miało miejsce w maju 2011 r., to gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, w sprawie absolutorium dla odwołanego członka zarządu będzie można głosować dopiero w 2012 r.

Członkowie zarządu, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo w nim uczestniczyć, a także przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe, sprawozdanie rady nadzorczej i biegłego rewidenta. Mogą przedkładać do nich opinie na piśmie (art. 231 § 3 K.s.h.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)