KRS - informacje (nie) zawsze aktualne

Powszechny dostęp do informacji zawartych w rejestrze przedsiębiorców to wielki atut KRS. Nie rozwiązuje to jednak zasadniczego problemu, który polega na tym, że zmiany w rejestrze są ujawniane po upływie wielu tygodni od wystąpienia powodujących je zdarzeń, bądź niezbędne wnioski w ogóle nie są składane do sądu. Na szczęście przepisy ustawy o KRS pozwalają uczestnikom obrotu gospodarczego podchodzić z zaufaniem do treści ujawnionych w rejestrze.

Na podmiotach podlegających wpisowi do rejestrów Krajowego Rejestru Sądowego spoczywa obowiązek zgłaszania wszelkich zmian danych ujawnianych w rejestrze. Z art. 22 ustawy o KRS wynika, że wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Wyjątki od tej reguły przewidują nieliczne przepisy szczególne (np. 15 dni na złożenie sprawozdania finansowego).

Tygodniowy termin do złożenia wniosku do KRS jest niestety powszechnie naruszany przez przedsiębiorców. A to nie jedyny czynnik opóźniający ujawnienie nowych danych w KRS. Również sądy rejestrowe mają kłopoty z dochowaniem spoczywającego na nich instrukcyjnego 7-dniowego terminu do rozpoznania wniosku. Jeśli rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę (art. 20a ustawy o KRS).

Niestety, w KRS, inaczej niż w księgach wieczystych, nie zamieszcza się informacji o złożonych, a nierozpoznanych wnioskach. Sam wgląd do rejestru poprzez wyszukiwarkę Ministerstwa Sprawiedliwości nie pozwala stwierdzić czy toczy się postępowanie o wpis.

Czy informacje są aktualne?

Sąd rejestrowy nie jest w stanie udzielić informacji, czy dane ujawnione w rejestrze odpowiadają stanowi faktycznemu. O taką informację można zabiegać tylko u samego przedsiębiorcy. Na uchylenie rąbka tajemnicy pozwoli natomiast zajrzenie do akt rejestrowych. Można tam znaleźć nierozpoznane jeszcze wnioski, a także wnioski, które zostały zwrócone czy oddalone. Warto zaznaczyć, że oddalenie czy zwrot wniosku nie musi oznaczać, że przedsiębiorca nie dokonał skutecznie zmian podlegających wpisowi do KRS. Przykładowo w aktach może znajdować się uchwała o odwołaniu członka zarządu i zarazem zarządzenie o zwrocie wniosku o ujawnienie tego zdarzenia w KRS z powodu np. nieopłacenia wniosku.

Miernikiem wywiązywania się przez przedsiębiorcę z obowiązku składania wniosków o zmianę danych w KRS jest treść rubryki drugiej działu trzeciego KRS. Można tam znaleźć informację m.in. o składanych sprawozdaniach z działalności, sprawozdaniach finansowych i uchwałach o zatwierdzeniu tych drugich. Okresy, których dotyczą sprawozdania i daty ich złożenia pozwolą ocenić, czy przynajmniej w tym zakresie przedsiębiorca respektuje spoczywające na nim obowiązki rejestrowe.

Sytuacja kontrahenta

Jakie ryzyko ponosi osoba trzecia, w szczególności kontrahent przedsiębiorcy, w związku z nieterminowym zgłoszeniem zmian do KRS? Czy takie zaniechanie może mieć wpływ na ważność dokonanych czynności np. przez odwołanego członka zarządu, który nie został wykreślony z rejestru?

Ochronę osób trzecich zapewnia w takich sytuacjach art. 14 ustawy o KRS. Wynika z niego, że przedsiębiorca, na którym spoczywa obowiązek złożenia wniosku o wpis do rejestru, nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały do rejestru wpisane lub uległy z niego wykreśleniu. Z jednej strony oznacza to, że osoba trzecia nie ma obowiązku poszukiwania danych o spółce ze źródeł innych niż wpis w rejestrze. Z drugiej strony spółka nie może próbować wyciągać korzyści z tego, że nie zgłosiła na czas wniosku o zmianę danych dotyczących składu zarządu i np. powoływać się na bezskuteczność zawartej umowy.

Z ochrony gwarantowanej przez art. 14 ustawy o KRS korzystają tylko osoby trzecie, a nie przykładowo członkowie organów spółki. Ponadto nie są chronione osoby będące w złej wierze, czyli te, które wiedziały o tym, że np. skład zarządu uległ zmianie. Z ogólnych zasad prawa cywilnego wynika jednak, że zawsze domniemywa się istnienie dobrej wiary. W razie ewentualnego sporu między spółką a osobą trzecią, spółka mogłaby jednak próbować obalić to domniemanie.

Trzeba również pamiętać, że dane wpisane do rejestrów KRS korzystają z domniemania prawdziwości. Jeżeli dane wpisano do rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu (art. 17 ustawy o KRS).

Odpowiedzialność odszkodowawcza

Ochronę wynikającą z art. 14 ustawy o KRS uzupełnia regulacja art. 18 ust. 1 tej ustawy. Wynika z niej, że podmiot wpisany do rejestru ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:

• zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jego wniosek, a także
   
• niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie.

Podmiot wpisany do rejestru może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności.

Jeśli opisane powyżej zdarzenia odnoszą się do osobowej spółki handlowej, to odpowiedzialność odszkodowawczą obok niej solidarnie ponoszą osoby odpowiadające za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.)