Ustalanie liczby ubezpieczonych dla celów wypłaty zasiłków

Zbliża się kolejny rok kalendarzowy. O tym, kto będzie wówczas płatnikiem zasiłków, zdecyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, co do zasady, na dzień 30 listopada br. Sprawa wydaje się jasna, choć wielu płatników składek ma problem z ustaleniem, kogo w tym gronie należy uwzględnić, a kogo ewentualnie pominąć.

Osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, zarówno obowiązkowo, jak i na zasadzie dobrowolności, po spełnieniu określonych warunków i przedłożeniu stosownych dokumentów mogą liczyć na wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Przy czym pracownikom przed skorzystaniem z zasiłku chorobowego w pierwszej kolejności (odpowiednio przez pierwsze 33 lub - w przypadku ukończenia 50. roku życia - 14 dni) w danym roku kalendarzowym przysługuje wynagrodzenie chorobowe na zasadach określonych w art. 92 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest pracownikom wyłącznie przez zatrudniających ich pracodawców, którzy świadczenia te finansują ze swoich własnych środków.

Natomiast do wypłaty świadczeń z funduszu chorobowego, po wcześniejszym ustaleniu do nich prawa oraz ich wysokości, zobowiązani są odpowiednio:

• płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe (np. pracodawcy lub zleceniodawcy), którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 osób - wyłącznie dla swoich ubezpieczonych, lub
   
• ZUS - w pozostałych przypadkach, a więc ubezpieczonym:
   
• których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób,
   
• prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,
   
• będącym duchownymi,
   
• podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego,

a także

• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Kwestię tę reguluje art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.), zwanej ustawą zasiłkową, który jednocześnie w ust. 2 precyzuje, w jaki sposób ustala się liczbę ubezpieczonych.

Decyduje jeden dzień

O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w danym roku kalendarzowym, decyduje stan ubezpieczonych na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli natomiast w tym dniu płatnik składek nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego, brana jest pod uwagę liczba ubezpieczonych w pierwszym miesiącu, w którym dokonał takiego zgłoszenia.

Kogo jednak należy uwzględnić? Czy liczba ubezpieczonych jest równa stanowi zatrudnienia? Otóż nie zawsze. Jak sama nazwa wskazuje, brane tu są pod uwagę osoby zgłoszone w danym dniu do ubezpieczenia chorobowego, i to zarówno obowiązkowo, jak i na zasadzie dobrowolności. Oprócz pracowników mogą to być również osoby zatrudnione na umowę zlecenia, a nawet prowadzące działalność pozarolniczą, o ile podlegają ubezpieczeniu chorobowemu. Wśród pracowników natomiast nie bierze się pod uwagę m.in. osób przebywających na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym.

Co istotne, wszelkie późniejsze zmiany w tym zakresie, tj. wzrost lub zmniejszenie liczby ubezpieczonych, nie mają żadnego znaczenia. W praktyce oznacza to, że przykładowo:

• ZUS będzie wypłacał zasiłki pracownikom firmy zatrudniającej ponad 200 osób, tylko dlatego, że w dniu 30 listopada poprzedniego roku, kiedy firma była w fazie rozwoju, zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego było nie więcej niż 20 osób, i odwrotnie
   
• płatnik składek, któremu od 30 listopada poprzedniego roku znacznie zmniejszyło się wynagrodzenie, w efekcie czego zamiast 150 obecnie do ubezpieczenia chorobowego zgłaszanych jest zaledwie 10 osób, nie może przekazać płatności należnych im zasiłków do ZUS.

Zmiana płatnika składek nastąpi dopiero z początkiem kolejnego roku kalendarzowego, o ile na dzień 30 listopada br. utrzyma się aktualny (odpowiednio zwiększony lub zmniejszony) stan ubezpieczonych. Przy czym istnieje pewne odstępstwo od tej zasady.

Kontynuacja wypłaty

Z reguły zmiana płatnika zasiłków następuje z dniem 1 stycznia następnego roku kalendarzowego. Jeżeli jednak przed tym dniem organ rentowy rozpoczął już wypłatę zasiłku danemu ubezpieczonemu, będzie ją kontynuował także po 31 grudnia br., aż do czasu powstania przerwy w niezdolności do pracy lub zmiany rodzaju należnego zasiłku. Zasada ta obowiązuje nawet, jeśli to płatnik składek od 1 stycznia zobowiązany jest do realizacji świadczeń z funduszu chorobowego.

Może się więc okazać, że w jednym zakładzie pracy po 1 stycznia część pracowników należne zasiłki będzie otrzymywała nadal z ZUS, a część już bezpośrednio od swojego pracodawcy.

Zasada ta nie działa jednak w drugą stronę. W każdym przypadku utraty uprawnień do wypłaty zasiłków, płatnicy składek muszą przekazać do ZUS ich płatność za okres po 31 grudnia br., nawet jeśli realizują te świadczenia w bieżącym roku kalendarzowym.

Warto dodać, iż w przypadku, gdy wypłaty zasiłków dokona płatnik składek do tego nieupoważniony, będzie musiał wystąpić do ZUS o uznanie wypłaconej kwoty w ciężar składek.