W teczkach osobowych pracowników zatrudnionych od wielu lat przechowywane są skserowane odbitki dowodów osobistych, które już straciły ważność. Czy należy je usunąć z akt?
Zasadniczo pracodawca nie posiada uprawnień do przechowywania w aktach osobowych pracownika (ani żadnych innych) kopii jego dowodu osobistego.
Dane osobowe, które obowiązany jest udostępnić pracownik na żądanie pracodawcy, zostały określone w art. 221 K.p. Obejmują one: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numer PESEL.
Udostępnienie powyższych danych osobowych następuje w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania podanych informacji. Dokumentami potwierdzającymi wymienione dane mogą być np. dowód osobisty, prawo jazdy bądź paszport. Pracodawca może też wymagać innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 i 2 K.p., ale tylko pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Pracownik podaje dane osobowe w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, a kandydat do pracy w kwestionariuszu dla ubiegającego się o zatrudnienie. Każdy z tych kwestionariuszy zawiera oświadczenie o zgodności podanych informacji z dowodem osobistym, oznaczonym określoną serią i numerem oraz wskazującym podmiot, który wydał ten dokument, lub z innym dokumentem tożsamości. Kwestionariusze te stanowią załączniki do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Biorąc pod uwagę treść art. 221 § 1 i 2 K.p. wynika, że dowód osobisty zawiera więcej informacji niż pracodawca może żądać od pracownika. Nieuprawnione jest np. żądanie podania terminu ważności dowodu czy podpisu. Ze względu na fakt, że pracodawca może przetwarzać tylko niektóre dane wskazane w dowodzie osobistym, nie jest uprawniony do przechowywania w aktach osobowych kserokopii tego dokumentu. Uzyskuje wówczas więcej danych niż dopuszcza prawo. Stanowisko to potwierdza Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
W omawianej sytuacji kopie dowodów osobistych pracowników nie powinny w ogóle znaleźć się w ich aktach osobowych. Obecnie należy więc je z nich usunąć.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
