Pracownicy administracyjno-biurowi w naszej firmie noszą koszule służbowe z firmowym logo.
1) Czy w związku z tym przysługuje im ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?
Pracodawca, który nie zapewnia prania odzieży roboczej, jest zobowiązany wypłacać ekwiwalent pieniężny pracownikowi, który pierze taką odzież we własnym zakresie (art. 2379 § 3 Kodeksu pracy - Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Jego wysokość powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika kosztom prania. Jak wynika z przytoczonych regulacji, omawiany ekwiwalent jest powiązany z korzystaniem przez pracownika z odzieży roboczej. Nie każde ubranie służbowe można jednak zakwalifikować do tej kategorii. Wprawdzie Kodeks pracy nie zawiera definicji odzieży roboczej, ale jak wynika z art. 2377 § 1 K.p., przysługuje ona pracownikowi tylko wtedy, gdy:
Warunki wykonywania typowej pracy biurowej nie uzasadniają zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej. Brak jest w takim przypadku przesłanek, których wystąpienie aktualizuje obowiązek zapewnienia pracownikowi takiej odzieży. Z tego względu firmowych koszul służbowych nie można uznać za odzież roboczą, a co za tym idzie, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent za pranie takiej odzieży.
Koszule służbowe, o których mowa w pytaniu, należy uznać za ubranie służbowe, jednak nie uprawnia to automatycznie pracowników do ekwiwalentu za pranie ich we własnym zakresie. Uprawnienie takie może im przysługiwać na mocy przepisów zakładowych czy ewentualnie umowy o pracę. W tych aktach pracodawca może dowolnie uregulować zasady wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej oraz jego wysokość. Nie jest wykluczone ustalenie wspomnianego ekwiwalentu w zryczałtowanej kwocie uwzględniającej aktualne, standardowe koszty prania.
2) Czy wartość wydanych pracownikom koszul i wypłacanego ekwiwalentu za ich pranie korzysta ze zwolnienia od podatku?
Ustawodawca zwolnił od podatku wartość ubioru służbowego, jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, oraz wartość ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór (art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof, Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Wprowadzając to zwolnienie nie sprecyzował jednak zakresu znaczenia określenia "ubiór służbowy". Niemniej jednak powszechnie przyjmuje się (również wśród organów podatkowych), że aby uznać dany strój za ubiór służbowy, muszą zostać spełnione dwa warunki:
W opisanym przypadku pracownicy zobowiązani są do świadczenia pracy w koszulach oznaczonych firmowym logo. Zatem należy uznać, że odzież ta spełnia warunki do uznania jej za ubiór służbowy, którego wartość korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof.
Ze zwolnienia od podatku nie będzie natomiast korzystał ekwiwalent za pranie wskazanego ubioru służbowego, jeżeli pracodawca podejmie decyzję o jego wypłacie ma mocy przepisów zakładowych czy umowy o pracę. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof z opodatkowania wyłączony jest ekwiwalent za pranie, ale tylko roboczej, przysługujący na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Tymczasem przekazanych pracownikom firmowych koszul nie można uznać za odzież roboczą.
3) Czy od wartości przekazanych pracownikom koszul służbowych oraz przyznanego im ekwiwalentu za ich pranie powinniśmy naliczyć im składki ZUS?
Dla pracowników podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zalicza się do niego m.in. wartość otrzymanej od pracodawcy odzieży służbowej. Przychodem takim jest również wypłacony pracownikowi ekwiwalent pieniężny za pranie tej odzieży.
W omawianym przypadku zwolniona z oskładkowania będzie tylko wartość ubioru służbowego, którego używanie należy do obowiązków pracownika. Takie zwolnienie ze składek ZUS wynika z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek… (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Przepis ten zwalnia jednocześnie ze składek wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za taki ubiór (powinien on być jednak określony w zakładowych przepisach prawa pracy jako równowartość ubioru służbowego).
Wprawdzie w katalogu zwolnień "składkowych" zawartych w rozporządzeniu składkowym, w § 2 ust. 1 pkt 6 wymienia się też ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, to jednak zwolnienia nie można stosować w omawianym przypadku. Jak wynika bowiem z odpowiedzi na pierwsze pytanie, przekazanych pracownikom firmowych koszul służbowych nie można uznać za odzież roboczą, co z kolei nie uprawnia do wyłączenia z oskładkowania ekwiwalentu za ich pranie.
Rodzaj świadczenia | Warunki przyznania | PDOF | Składki ZUS |
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej |
Gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, mogą je wykonać pracownicy, w zamian za ekwiwalent uwzględniający poniesione przez nich koszty - art. 2379 § 3 K.p. |
NIE |
NIE |
Ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego |
Przysługuje pracownikom używającym własnej odzieży i obuwia roboczego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny - art. 2377 K.p. |
NIE |
NIE |
Ekwiwalent za ubiór służbowy |
Prawo i warunki wypłaty ekwiwalentu mogą wynikać z przepisów zakładowych lub z umowy o pracę. |
NIE |
NIE |
Ekwiwalent za pranie odzieży służbowej |
j.w. |
TAK |
TAK |
|