Ustalanie wielkości zatrudnienia i harmonogramów pracy w zakładzie czynnym przez cały tydzień

W restauracji czynnej przez 7 dni w tygodniu zatrudniamy pracowników za wynagrodzeniem określonym stawką miesięczną w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jak ustalać harmonogramy czasu pracy tych osób, aby nie występowała konieczność wynagradzania pracy nadliczbowej oraz weekendowej? Czy należy wprowadzić dla nich system równoważny?

Pracodawca, którego działalność wymaga całotygodniowej obsady, w pierwszej kolejności powinien oszacować ilość etatów niezbędnych do jej zapewnienia. Właściwa liczba zatrudnionych pozwala na uniknięcie naruszeń przepisów o czasie pracy oraz wyeliminowanie lub chociażby ograniczenie pracy nadliczbowej. Dodajmy, że z samej istoty praca nadliczbowa powinna mieć charakter nieplanowy i doraźny.

Przedsiębiorca zamierza uruchomić restaurację, która będzie czynna od poniedziałku do piątku i w niedziele (od 13⁰⁰ do 23⁰⁰) oraz w soboty (od 13⁰⁰ do 2⁰⁰). Jednoosobowa obsługa kuchni będzie konieczna we wszystkich godzinach otwarcia, a ponadto wzmocniona przez połowę tego czasu dodatkowo pracą dwóch osób. Obsługa kelnerska w ilości 2 osób będzie konieczna we wszystkich godzinach otwarcia, a dodatkowo przez połowę tego czasu niezbędna będzie jeszcze praca dwóch osób.

W sumie obsługa kuchni generuje 146 roboczogodzin w tygodniu (1 osoba + 2 osoby x 0,5 = 2 osoby; 2 osoby x 73 godz. = 146 godz.), czyli 3,65 etatu (146 godz. : 40 godz. przeciętnie na tydzień). Dla zapewnienia obsługi kelnerskiej będzie to natomiast 5,48 etatu (2 osoby + 2 osoby x 0,5 = 3 osoby; 3 osoby x 73 godz. = 219 godz.; 219 godz. : 40 godz. przeciętnie na tydzień = 5,48 etatu).

Stan zatrudnienia wskazany w przykładzie może wymagać dalszego zwiększenia. Wynika to z konieczności zapewnienia odpoczynków (dobowego i tygodniowego), właściwej liczby dni wolnych od pracy oraz ewentualnych zastępstw.

Po oszacowaniu wielkości zatrudnienia należy wybrać optymalną organizację pracy, a następnie wprowadzić ją do stosowania w trybie przewidzianym w przepisach prawa. Przypominamy, że gastronomia jest sektorem dopuszczającym planową pracę w niedziele i święta (art. 151¹⁰ pkt 9 lit. c K.p.). Ponadto, przy zmiennym zapotrzebowaniu na pracę, zwłaszcza gdy dniówka wymaga wydłużenia powyżej 8 godzin na dobę, jest także uzasadnione wprowadzenie wariantu podstawowego systemu równoważnego czasu pracy (art. 135 K.p.). Niezależnie od powyższego, w przypadku ryzyka wcześniejszego rozpoczynania pracy niż w dniu poprzednim, równolegle można też rozważyć wprowadzenie tzw. organizacji ruchomej. Więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w dodatku nr 4 do UiPP nr 4/2014, str. 7-9 i 26.

Formalne wprowadzenie organizacji pracy nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy w tym zakresie. Pracownik powinien być zaznajomiony z obowiązującym go rozkładem (sporządzonym na okres nie krótszy niż 1 miesiąc) co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w tym okresie. Tak wynika z art. 129 § 3 K.p. Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu tylko wówczas, gdy ma on charakter stały. Podczas jego konstruowania powinien pamiętać o następujących zasadach:

• wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym nie może przekraczać liczby godzin ustalonej według metody wskazanej w art. 130 K.p. (w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się wahać i różnić od nominału, jednak suma godzin ze wszystkich miesięcy musi być zgodna z wymiarem dla całego okresu),
   
• pracownikowi należy zapewnić co najmniej 11-godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku obejmującego niedzielę w każdym tygodniu okresu; do odpoczynku tygodniowego zalicza się ostatni odpoczynek dobowy; przy pracach dozwolonych w niedzielę odpoczynek tygodniowy może przypadać w innym dniu,
   
• w przypadku dozwolonej pracy w niedzielę przynajmniej raz na 4 tygodnie pracownik powinien korzystać z niedzieli wolnej od pracy,
   
• obowiązuje przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy, zatem pracownikom należy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Właściwe rozplanowanie pracy pozwala uniknąć dodatkowych wydatków na wynagrodzenia.

W prawidłowo skonstruowanym rozkładzie czasu pracy jest jednak małe prawdopodobieństwo wystąpienia takiej sytuacji.

Dodatkowymi kosztami, które może ewentualnie ponieść pracodawca, są dodatki za pracę w nocy w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 151⁸ K.p.). Przypominamy, że pora nocna obejmuje wskazane przez pracodawcę w przedziale od 21⁰⁰ do 7⁰⁰, kolejne 8 godzin.