Ustalanie wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej w sytuacjach nietypowych

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 K.p.). Wynagrodzenie może być ustalone przez odniesienie do czasu pracy, którym według art. 128 K.p. jest czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Wówczas jest określane stawką godzinową lub miesięczną. Są to tzw. czasowe rodzaje wynagrodzeń, które po ich umownym określeniu, pozostają niezależne od wydajności pracownika w rozliczanym okresie. O takim wynagrodzeniu jest mowa w art. 81, 151¹ i 151⁵ K.p. Powołane przepisy wyraźnie wskazują na inne możliwości wynagradzania pracy np. akord i prowizja, zaliczane do wynikowych systemów wynagradzania.

Wracając do stawek czasowych, stawkę godzinową należy zaliczyć do składników zmiennych, które uzależniają wynagrodzenie końcowe od liczby godzin przepracowanych w rozliczanym okresie (zazwyczaj w miesiącu) i na ogół nie nastręczają problemów podczas obliczania ostatecznej wysokości w razie różnych zdarzeń. Stawka miesięczna ma natomiast charakter stały i przysługuje w niezmienionej wysokości niezależnie od liczby godzin pracy w danym miesiącu. Natomiast w przypadku nieprzepracowania części obowiązującego czasu pracy, podlega odpowiedniemu zmniejszeniu, chyba że przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia pomimo nieobecności w pracy.

W zależności od rodzaju nieobecności w pracy stosowane są dwie metody obliczania wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej za przepracowaną część miesiąca. Określają je przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Absencje dla lepszego zobrazowania można podzielić na:

1) zasiłkowe, tj. takie, za które przysługują świadczenia przewidziane w ustawach zasiłkowej oraz wypadkowej, a także wynagrodzenie za czas choroby oraz

2) niezasiłkowe (np. nieobecność nieusprawiedliwiona, stawiennictwo na wezwanie organu uprawnionego).

Ad. 1) W razie nieobecności zasiłkowej, wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca ustala się:

• dzieląc pełne wynagrodzenie przez 30, a następnie
   
• mnożąc tak otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim, w dalszej kolejności
   
• odejmując tak obliczone wynagrodzenie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Powyższe wynika z § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniu.

Ad. 2) W razie nieobecności niezasiłkowej, bez prawa do wynagrodzenia, a także podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca, wynagrodzenie ustala się poprzez:

• podzielenie pełnego wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
   
• pomnożenie tak otrzymanej kwoty przez liczbę godzin nieprzepracowanych, następnie
   
• odjęcie uzyskanej kwoty od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Tak wynika z § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu.

W przypadku wystąpienia w danym miesiącu absencji zasiłkowych oraz niezasiłkowych (o ile pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia za ich okres), należy obliczyć kwoty obniżenia - stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności odrębnie dla każdej z nich - a następnie odjąć te kwoty od pełnej stawki wynagrodzenia.

Pracownik został zatrudniony od 7 kwietnia 2014 r. na 3-miesięczny okres próbny w organizacji od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. W dniu 25 kwietnia 2014 r. nie stawił się do pracy bez usprawiedliwienia, a od 28 kwietnia br. do 6 maja, przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jest on wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 2.100 zł.

Pracodawca ustalając wynagrodzenie za kwiecień 2014 r. dokonał następujących obliczeń:

• kwota zmniejszenia z tytułu podjęcia pracy w trakcie miesiąca oraz nieobecności nieusprawiedliwionej: 2.100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x (32 godz. + 8 godz.) = 500 zł,
   
• kwota zmniejszenia za okres nieprzepracowany z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą: 2.100 zł : 30 = 70 zł; 70 zł x 3 dni = 210 zł,
   
• wynagrodzenie za kwiecień br.: 2.100 zł - (500 zł + 210 zł) = 1.390 zł.

W przypadku nieobecności spowodowanej opieką nad chorym dzieckiem bez prawa do zasiłku należy zastosować metodę niezasiłkową. Stosowanie dzielnika "30" posiada uzasadnienie jedynie do tych okresów, za które zasiłek przysługuje, co jest powiązane ze sposobem jego ustalania (przysługuje za każdy dzień kalendarzowy, a nie tylko za dni, które pracownik powinien przepracować). Nieobecność spowodowana przykładowo koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem po wyczerpaniu okresu, przez który przysługuje zasiłek opiekuńczy (w przypadku chorego dziecka, które nie ukończyło 14. roku życia, jest to 60 dni łącznie w roku kalendarzowym) jest nadal nieobecnością usprawiedliwioną, jednak pracownik nie otrzymuje już zasiłku opiekuńczego i nie ma także prawa do wynagrodzenia za czas tej nieobecności.

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku) jest wynagradzany stawką 3.000 zł miesięcznie. Od 14 do 20 kwietnia 2014 r. był na zwolnieniu w związku z opieką nad chorym dzieckiem. Za ten czas nie otrzymuje już zasiłku opiekuńczego, ponieważ w tym roku wyczerpał okres jego pobierania wynikający z ustawy zasiłkowej.

Za kwiecień br. wypłacono pracownikowi wynagrodzenie w wysokości 2.285,60 zł, zgodnie z wyliczeniem:

3.000 zł : 168 godz. (wymiar czasu pracy w kwietniu br.) = 17,86 zł,

17,86 zł x 40 godz. (czas, jaki pracownik przepracowałby w okresie nieobecności) = 714,40 zł,

3.000 zł - 714,40 zł = 2.285,60 zł.

Przepis § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu przewiduje pomniejszanie wynagrodzenia stałego miesięcznego w przypadku nieobecności niezasiłkowych tylko wówczas, gdy za tę nieobecność pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Na powyższe nie ma wpływu system, czy rozkład czasu pracy, w którym jest zatrudniony. Z kolei zgodnie z art. 80 K.p. przepis szczególny może przewidywać zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas nieprzepracowywany. Powołane regulacje interpretowane łącznie prowadzą do wniosku, że w przypadku nieobecności odpłatnych wynagrodzenie stałe miesięczne należy wypłacić w całości.

Podobne wnioski płyną z praktyki kadrowej. Pomijając zasadniczą przeszkodę w postaci braku przepisu w sprawie przeliczania wynagrodzenia za okres odpłatny, próbę takich przeliczeń należałoby uznać za pozbawioną racjonalności. Takie postępowanie miałoby charakter jedynie techniczny i niepotrzebnie zwielokrotniałoby czynności (jej wynik prowadziłby co najwyżej do kilku, kilkunastu groszy różnicy).

Zwracamy uwagę! Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej (tu dodatki za pracę w nocy) oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (§ 5 rozporządzenia o wynagrodzeniu). Więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 8/2014, str. 46-47.

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym i wynagradzany stawką miesięczną, a ponadto otrzymuje dodatki za pracę w nocy. W kwietniu br. wystąpił o 1 dzień zwolnienia od pracy na mocy art. 188 K.p., na co uzyskał zgodę. W dniu korzystania z uprawnienia pracownik ten miał przepracować 12 godzin. Powyższe pozostawało jednak bez wpływu na wysokość wynagrodzenia miesięcznego. Pracodawca wypłacił pracownikowi za ten miesiąc pełne wynagrodzenie miesięczne (bez przeliczania), dodatki za pracę w nocy w tym miesiącu oraz wynagrodzenie za 12 godzin nieobecności ze składników zmiennych, w którego podstawie uwzględnił jedynie dodatki nocne za bieżący miesiąc.

Strony zwierając umowę o pracę wskazują w niej rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, termin rozpoczęcia pracy oraz wymiar czasu pracy (art. 29 § 1 K.p.). Wskazany wymiar jest następnie podstawą do ustalania szczegółowej organizacji pracy pracownika (systemu i rozkładu czasu pracy), do czego zobowiązany oraz uprawniony jest pracodawca (por. wyrok SN z dnia 25 marca 1977 r., sygn. akt I PZP 60/76). Jest to istotne w sytuacji gdy pracownik występuje z wnioskiem o indywidualną organizację pracy, zwłaszcza gdy podane przez niego przyczyny uniemożliwiają wypracowanie wymiaru. Powyższe należy wziąć pod uwagę przed ustaleniem wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia pracownika w umowie. Po zawarciu umowy, w której jednoznacznie określono rozkład niepozwalający na wypracowanie wymiaru, pracodawca nie ma podstaw do obniżenia wynagrodzenia stałego, gdyż godziny nieprzepracowane mają charakter jedynie abstrakcyjny. W porównaniu do wymiaru ogólnego rzeczywiście występują, jednak nie stanowią "nieobecności w pracy", o której mowa w przepisie § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu, gdyż nie były częścią rozkładu.

Pracodawca zatrudnił do prostych prac magazynowych studenta ostatniego roku studiów pedagogicznych. Zgodnie z umową pracownik pracuje na pełny etat, za wynagrodzeniem w stawce miesięcznej w wysokości 2.000 zł. Z powodu organizacji zajęć na uczelni wystąpił on o indywidualny rozkład czasu pracy, na co uzyskał zgodę. Rozkład ten uniemożliwia mu wypracowanie pełnego wymiaru godzin. Niezależnie od powyższego brak jest podstaw do obniżenia jego wynagrodzenia. Pracodawca może (w drodze porozumienia bądź wypowiedzenia zmieniającego) zmienić jego wymiar czasu pracy i ewentualnie stawkę zaszeregowania.

Pracownik, o którym mowa w przykładzie powyżej pracuje jak pozostali pracownicy magazynu od poniedziałku do czwartku od 10⁰⁰ do 18⁰⁰, natomiast w piątek tylko do 14⁰⁰, zatem o 4 godziny mniej, co w relacji do normy tygodniowej daje 9/10 etatu. W tej sytuacji w umowie o pracę strony zawarły postanowienie, iż wymiar czasu pracy wynosi 9/10, a wynagrodzenie 1.800 zł miesięcznie (9/10 x 2.000 zł). Powyższe pozostaje w zgodzie z przepisami, tym niemniej wobec faktu, iż poszczególne miesiące kalendarzowe zawierają niepełne tygodnie, a ponadto charakteryzują się różnym układem dni, w każdym miesiącu należy dostosowywać rozkład do wymiaru. Przykładowo w kwietniu 2014 r. pracownika obowiązywało 151,2 godziny pracy (9/10 x 168 godz.), a z przyjętej organizacji wynikało 152 godziny. Pracodawca powinien zatem w jednym z dni skrócić czas pracy o 0,8 godziny (152 godz. - 151,2 godz.).

Innym wyjściem z opisanej sytuacji jest odrzucenie wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy, na rzecz zgody na wcześniejsze opuszczanie pracy w dniach nauki, bez prawa do wynagrodzenia. Wówczas niezasiłkowa metoda obniżania wynagrodzenia znajduje pełne zastosowanie.

Pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, jest zatrudniony w wymiarze pełnym, za wynagrodzeniem w kwocie 2.000 zł miesięcznie w organizacji od poniedziałku do piątku od 10⁰⁰ do 18⁰⁰, czyli umowa nie przewiduje względem niego indywidualnej organizacji pracy. W dniach nauki opuszcza on zakład o godzinę wcześniej, na co posiada wydaną bezterminowo zgodę pracodawcy. Stosownie do tego ile godzin nie przepracuje z tego powodu jest mu obniżane wynagrodzenie.

Zwracamy uwagę! Zakładamy, że kontynuacja studiów nie stanowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 103¹ § 1 K.p. W takim bowiem przypadku powyższe rozważania pozostawałyby bezprzedmiotowe. Zgodnie z § 3 tego artykułu za zwolnienia od pracy w celu uczestnictwa w zajęciach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przepisy rozporządzenia nie regulują sposobu postępowania w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie miesiąca. Główny Inspektorat Pracy w piśmie znak: GPP-471-4560--24/09/PE/RP zajął stanowisko, że w takiej sytuacji należy stosować odpowiednio metodę wskazaną w przepisie § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu. Zatem miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu stosownie do obowiązującego wymiaru przed zmianą, następnie otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę godzin, jaką pracownik przepracował w ramach tego wymiaru. Takie same zasady należy zastosować do obliczenia wynagrodzenia za drugą część miesiąca - po zmianie. Następnie należy zsumować obliczone kwoty. Uzyskana wartość stanowi wynagrodzenie przysługujące za cały miesiąc.

Jeśli stawka wynagrodzenia za dany miesiąc zmienia się wprost proporcjonalnie do wymiaru etatu, wówczas przeliczone wynagrodzenie za godzinę pracy jest identyczne (co obrazuje przykład poniżej).

Pracownik objęty jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym do 22 kwietnia 2014 r. pracował w pełnym wymiarze ze stawką 2.000 zł miesięcznie, a od 23 kwietnia na 1/2 etatu ze stawką 1.000 zł miesięcznie.

W kwietniu br. przepracował 120 godzin w ramach pełnego etatu i 24 godziny na 1/2 etatu. Stawka za godzinę była identyczna w obu przypadkach, co wynika z wyliczenia 2.000 zł : 168 godz. = 11,90 zł oraz 1.000 zł : 84 godz. = 11,90 zł. Pracownikowi przysługiwało tytułem wynagrodzenia za kwiecień 2014 r. - 1.713,60 zł [(120 godz. + 24 godz.) x 11,90 zł].

Sytuacja komplikuje się, gdy okres rozliczeniowy jest dłuższy, a rozkład czasu pracy nierównomierny. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 3 grudnia 2009 r. wyjaśniało, że rozkład czasu pracy pracownika nie ma znaczenia dla ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, istotna jest natomiast liczba godzin do przepracowania, która powinna być ustalona przy zastosowaniu regulacji Kodeksu pracy, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika określonego w umowie o pracę (a więc tzw. nominał). Tymczasem przepis § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu nakazuje miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, nie uściślając czy przez zwrot "do przepracowania" należy rozmieć nominał, czy liczbę godzin wynikających z rozkładu pracy pracownika. Dalsza część przepisu nakazuje natomiast pomnożyć uzyskaną stawkę przez "liczbę godzin nieobecności", którą stwierdza się na podstawie rozkładu. Na przestrzeni całego okresu może się on charakteryzować znacznymi różnicami. Zwłaszcza obecnie, gdy okresy sięgają nawet 12 miesięcy. W tej sytuacji nasze Wydawnictwo wystąpiło do resortu pracy o ponowną analizę tego problemu.

Specyfika wynagrodzenia stałego miesięcznego polega na tym, że za każdy miesiąc przepracowany w pełnym zaplanowanym zakresie, niezależnie od liczby godzin roboczych, pracownik otrzymuje stawkę zagwarantowaną w umowie. Wydłużenie okresu rozliczeniowego, co jest teraz możliwe w każdym zakładzie gdzie jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, prowadzi niekiedy do występowania tzw. miesięcy zerowych (nie przewidujących pracy w ogóle). Mimo, że pracownik nie świadczy pracy, brak jest podstaw do wstrzymania wynagrodzenia stałego za wskazane miesiące. Prowadziłoby to do faktycznego nieopłacenia skumulowanego wysiłku pracownika w części okresu przewidującego większą ilość godzin pracy, a w dłuższym okresie do uzyskania przez niego łącznie jedynie części wynagrodzenia wynikającego z umowy.

Sytuacja przedstawia się odmiennie w pozostałych systemach wynagradzania. Przykładowo, w przypadku stosowania stawki godzinowej wynagrodzenie za pracę w danym okresie oblicza się stosując algorytm, w którym jednym z czynników jest liczba godzin przepracowanych. Jeżeli pracownik nie przepracuje ani 1 godziny, wynik wynosi 0,00 zł. Jednakże z powodu specyfiki tego wynagrodzenia, pracownik w całym okresie rozliczeniowym wypracuje pełne wynagrodzenie przewidziane w umowie, a nawet - w wyniku gwarancji wynagrodzenia minimalnego - więcej.

U pracodawcy obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy, a pierwszy z nich, obejmujący 2014 r., przewiduje łącznie 2.000 godzin do przepracowania. Pracodawca stosuje dwa systemy wynagradzania, godzinowy i miesięczny. Jeden z pracowników jest wynagradzany stawką 15 zł/godz., a drugi otrzymuje 2.500 zł miesięcznie.

W przypadku równomiernie rozłożonej pracy przez cały okres suma wynagrodzeń byłaby taka sama (2.000 godz. x 15 zł = 30.000 zł; 12 m-cy x 2.500 zł = 30.000 zł).

W przypadku wystąpienia miesiąca zerowego (całkowicie wolnego od pracy) i przyjęcia koncepcji nieprzysługiwania za niego wynagrodzenia stałego miesięcznego, pracownik wynagradzany w ten sposób uzyskałby łącznie w całym okresie wynagrodzenie o 2.500 zł niższe, przy takiej samej łącznej (w całym okresie) liczbie godzin przepracowanych (11 m-cy x 2.500 zł = 27.500 zł).

Reasumując, w razie stosowania stawki miesięcznej, wynagrodzenie określone w umowie przysługuje za każdy miesiąc zatrudnienia, choćby rozkład czasu pracy nie przewidywał w danym miesiącu pracy w ogóle. Z kolei w innych systemach wynagradzania za miesiące "zerowe" pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie w wysokości minimalnej. Powyższe wynika z art. 129 § 5 K.p.

Pracodawca branży budowlanej, który wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy, stosuje dwa systemy wynagradzania, w stawce godzinowej i miesięcznej. Przewiduje on, że w okresie zimowym wystąpią miesiące całkowicie wolne od pracy i (lub) takie, w których będzie zaplanowana nieznaczna ilość godzin roboczych. Kumulacja godzin roboczych nastąpi w pozostałym okresie.

Za miesiące w całości wolne od pracy pracownicy wynagradzani stawką miesięczną otrzymają pełne wynagrodzenie (wynikające z umowy o pracę), a wynagradzani stawką godzinową zagwarantowane wynagrodzenie minimalne.