Sposoby uzupełniania karty ewidencji czasu pracy pracownika

Jak powinniśmy ewidencjonować pozarozkładowe godziny pracy, w ujęciu doby kalendarzowej, czy roboczej?

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.). Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika. Przy czym w odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ewidencję prowadzi się natomiast dla tych osób w pozostałym zakresie.

Jak wynika z przepisu § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy… (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), karta ewidencji czasu pracy obejmuje dane w zakresie:

• pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

a w stosunku do pracowników młodocianych także czasu ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Nośniki informacji, które wykorzystuje się do uzupełniania ewidencji czasu pracy nie mają charakteru jednolitego, gdyż nie zostały określone przepisami prawa. W praktyce są to najczęściej listy obecności, ale także prowadzone niekiedy karty pracy, elektroniczna ewidencja przyjścia i wyjścia z pracy oraz rozkłady i harmonogramy pracy poszczególnych pracowników czy grup pracowników. Brak jest także jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Pracodawcy opracowują ją samodzielnie, uwzględniając specyfikę zakładu pracy oraz formę prowadzenia dokumentacji. Należy bowiem wyjaśnić, że nie ma przeszkód do prowadzenia karty w formie elektronicznej. Ważne jest aby zawierała ona wszystkie wymagane prawem informacje, a ponadto aby istniała możliwość jej bieżącego wydruku na życzenie pracownika lub organu kontrolnego.

Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika oraz uprawnionych organów kontrolnych.

Przepisy prawa pracy nie przewidują też okresów (cykli) za jakie powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Analogiczne stanowisko w tej sprawie zajmuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) na stronie internetowej www.pip.gov.pl, dodając, że: "Karta czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w każdym dniu, bez zbędnych szczegółów (godzina przyjścia czy wyjścia z pracy).".

Przechodząc do technicznej strony rejestracji godzin pracy oraz przyjmując, że ewidencja jest prowadzona w dobach roboczych (liczonych jako kolejne 24 godziny od rozpoczęcia pracy), wypełnienie karty wymaga uprzedniego określenia ilości godzin pracy "normalnej" i nadliczbowej. Ta druga kategoria może wystąpić nie tylko jako dodatkowa praca wykonywana bezpośrednio po zakończeniu dniówki roboczej, ale także np. w sytuacji wcześniejszego rozpoczęcia pracy niż w dobie poprzedniej.

Założenia

Ewidencjonowanie czasu pracy przeanalizujemy przyjmując dane nadesłane przez Czytelnika: pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. W marcu 2013 r. został dwukrotnie wezwany do odśnieżenia terenu, w wyniku czego pracował dodatkowo 16 marca od 21⁰⁰ do 8⁰⁰ oraz 18 marca od 4⁰⁰ do 7⁰⁰.

Pora nocna trwa w zakładzie od 22⁰⁰ do 6⁰⁰, a niedziela od 6⁰⁰ do 6⁰⁰. Pracownik przepracował więc dodatkowo:

• w dobie obejmującej dzień wolny (sobota) 16 marca - 9 godzin, od 21⁰⁰ do 6⁰⁰, gdyż od tej godziny rozpoczęła się w zakładzie niedziela (17 marca),
   
• w dobie niedzielnej łącznie 4 godziny (od 6⁰⁰ do 8⁰⁰ 17 marca oraz od 4⁰⁰ do 6⁰⁰ 18 marca),
   
• w dobie poniedziałkowej, która wobec zakończenia niedzieli o 6⁰⁰, rozpoczęła się dla celów ewidencyjnych o tej porze - 1 godzinę (od 6⁰⁰ do 7⁰⁰).

Działanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe, gdyż narusza odpoczynki (dobowy oraz tygodniowy). Niezależnie od powyższego, po uwzględnieniu dodatkowo przepracowanego czasu ewidencja pracownika mogłaby wyglądać w sposób zaprezentowany poniżej.