Określenie w przepisach płacowych wysokości diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika

1) Spółka z o.o. zamierza w przepisach płacowych wprowadzić regulacje związane z wypłatą należności z tytułu podróży służbowych. Czy mogą być one niższe niż określone przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej?

W myśl art. 77⁵ § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ich ustalania w sektorze budżetowym określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach. Pracodawcy spoza tego sektora mogą kwestie te regulować samodzielnie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeżeli takie akty ich nie obejmują, w indywidualnych umowach z pracownikami, z zastrzeżeniem dotyczącym wysokości diety.

Dowolność w zakresie diet nienaruszających limitu, a także pozostałych świadczeń z tytułu podróży nie oznacza, że pracodawca może wypłacać kwoty niższe od rzeczywiście poniesionych wydatków. Taki wniosek płynie ze stanowiska Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy z dnia 24 października 2013 r. w sprawie dopuszczalności dowolnego kształtowania przez pracodawcę niebędącego państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej wysokości i rodzaju świadczeń (innych niż diety) oraz zasad wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jak czytamy w powołanym wyżej wyjaśnieniu GIP: "(...) udokumentowane koszty - poniesione w ramach realizacji polecenia wyjazdu służbowego - powinny podlegać zwrotowi w pełnej wysokości. W rzeczywistości bowiem może dojść do sytuacji, w której pracownik wysłany w podróż służbową poza granice kraju, stosując zasady przyjęte przez pracodawcę nie jest w stanie utrzymać się w trakcie realizacji obowiązków służbowych. Swobodne kształtowanie kosztów podróży służbowej nie oznacza jednak przeniesienia ciężaru utrzymania w całości lub części na pracownika w trakcie wykonywania zadań służbowych. Zgodnie z intencją ustawodawcy, obowiązek ten spoczywa w pełni na pracodawcy, jako podmiocie, który jednostronną decyzją deleguje pracownika do pracy poza stałe miejsce jej świadczenia. Pracodawca ustalając zatem wysokość świadczeń należnych z tytułu podróży służbowych, winien kierować się przesłankami racjonalności i rzeczywistym kosztem utrzymania. Dodatkowo, jeżeli faktyczne i niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową są wyższe niż przepisy wewnątrzzakładowe je regulujące, to pracownikowi przysługuje roszczenie o zwrot udokumentowanych kosztów rzeczywistych.

W przypadku ustalenia świadczenia za podróże w formie ryczałtu, ryczałt z tytułu należności za podróże służbowe na terenie kraju nie musi uwzględniać wysokości diety krajowej ustalonej w trybie określonym art. 77⁵ § 2 K.p., o ile pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie, a w przypadku podróży zagranicznej musi być równy co najmniej wysokości 25% diety krajowej. W przypadku wyodrębnienia diety obok innych świadczeń, należy stosować powyższą zasadę odpowiednio, przyjmując, iż tylko wysokość diety jest narzucona powszechnymi przepisami prawa pracy. Podobne stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Poznaniu, który wyrokiem z dnia 9 grudnia 2010 r. (III AUa 949/10) odniósł się do przedmiotowej kwestii i orzekł, że: »…nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca wypłacał świadczenia z tytułu podróży służbowej w formie ryczałtu, jeżeli strony stosunku pracy uważają to za łatwiejszą formę rozliczeń. Przepis art. 77⁵ § 1 K.p. nie zawiera w tej kwestii żadnych ograniczeń. Istotne jest bowiem, aby pracownik uzyskał rekompensatę kosztów jakie musi ponieść w związku z podróżą służbową.« (...)".

Komisja Prawna GIP odniosła się także do terminu wypłaty pracownikowi świadczeń na pokrycie kosztów podróży służbowej. Jak czytamy w wyjaśnieniu: "W zakresie terminu wypłaty należności z tytułu podróży służbowych należy stwierdzić, że w aktualnym stanie prawnym brak jest określenia wprost terminu bądź okresu, w jakim pracodawca powinien tego dokonać. Mając jednak na względzie zasady współżycia społecznego wydaje się zasadnym aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego. W skrajnych przypadkach pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia o odszkodowanie, czy też odsetki w oparciu o art. 8 oraz - w zw. z art. 300 K.p. - właściwe przepisy prawa cywilnego. W sytuacji zaś, gdy termin płatności nie zostanie uregulowany przez pracodawcę, można przyjąć, iż strony wiąże wtedy termin określony w art. 455 Kodeksu cywilnego (czyli niezwłocznie - przypis redakcji).".

2) Czy w regulaminie wynagradzania pracodawca może określić wysokość diety za podróż zagraniczną na poziomie diety krajowej? Jeśli tak, to na jakie regulacje prawne powinien się powołać?

Jak już wskazano w odpowiedzi na pytanie pierwsze, pracodawcy mogą samodzielnie ustalać wysokość i rodzaj świadczeń przysługujących delegowanym pracownikom w tym ustalić wysokość diety jednakową dla podróży krajowych i zagranicznych. Powyższe reguluje art. 77⁵ § 4 K.p., który stanowi jednak, że diety określone przez pracodawcę nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracownika sfery budżetowej. Wysokość diety wskazuje rozporządzenie o podróżach.

3) Pracodawca przyjął w regulaminie wynagradzania jednolitą wysokość diety dla podróży krajowych oraz zagranicznych. Ustalił ponadto, iż rozliczanie podróży odbywa się na zasadach wskazanych w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. Czy w przypadku podróży zagranicznej należy wyodrębniać odcinki krajowe?

Kwestię tę reguluje przepis § 21 rozporządzenia o podróżach stanowiąc, że w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 o podróżach krajowych stosuje się odpowiednio. Jak wynika z wyjaśnień GIP oraz resortu pracy krajowe odcinki tej podróży należy rozliczać rozdzielnie.