Ustalanie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

1) Z pracownikiem zatrudnionym na czas określony, od 1 lutego do 31 maja br., nie przedłużyliśmy umowy o pracę. W czasie zatrudnienia nie wykorzystał on urlopu. Jak należało obliczyć ekwiwalent za ten urlop, jeżeli obok wynagrodzenia zasadniczego w stawce miesięcznej otrzymał w miesiącach poprzedzających rozwiązanie umowy o pracę wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową?

Podstawa wymiaru ekwiwalentu powinna uwzględniać zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i wynagrodzenie oraz dodatki za godziny nadliczbowe.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Sposób obliczania ekwiwalentu za urlop określa przepis § 14 i nast. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. W myśl powołanej regulacji ekwiwalent ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami określonymi w następnych przepisach. W celu jego obliczenia pracodawca w pierwszej kolejności ustala miesięczne wynagrodzenie pracownika z podziałem na:

• przysługujące w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
   
• przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie poprzednich 3 miesięcy - w przeciętnej wysokości z tego okresu,
   
• przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie poprzednich 12 miesięcy - w średniej wysokości z tego okresu.

Następnie pracodawca sumuje miesięczne wynagrodzenia, a otrzymany wynik dzieli przez współczynnik, który jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego i wyraża średniomiesięczną ilość dni roboczych w tym roku kalendarzowym. Później dzieli otrzymaną stawkę dzienną przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Przykładowo przez 8, gdy jest to pracownik pełnosprawny objęty regulacjami Kodeksu pracy lub przez 7, jeśli jest to pracownik niepełnosprawny w stopniu znacznym albo umiarkowanym, który korzysta z obniżonych norm czasu pracy. Na koniec pracodawca mnoży otrzymaną stawkę godzinową przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu.

Pracownik był zatrudniony na czas określony od 1 lutego do 31 maja 2013 r. W okresie zatrudnienia nie wykorzystał urlopu, w konsekwencji w dniu rozwiązania umowy pracodawca wypłacił ekwiwalent.

Pracownik był wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 1.600 zł, a ponadto w marcu i w kwietniu br. pracował w godzinach nadliczbowych, za co wypłacono mu w tych miesiącach wynagrodzenie wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego w kwocie odpowiednio 228,48 zł i 456,96 zł. Do podstawy ekwiwalentu pracodawca przyjął:

• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości obowiązującej w dniu rozwiązania umowy: 1.600 zł,
   
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w średniej wysokości miesięcznej:
  228,48 zł + 456,96 zł = 685,44 zł; 685,44 zł : 3 m-ce = 228,48 zł.

Stawka za 1 godzinę ekwiwalentu wyniosła 10,93 zł (1.600 zł + 228,48 zł = 1.828,48 zł; 1.828,48 zł : 20,92 = 87,40 zł; 87,40 zł : 8 = 10,93 zł).

2) Pracownik oprócz stałej stawki miesięcznej wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje miesięczną premię zadaniową. Przed rozwiązaniem umowy chorował, przez co nie uzyskał premii. Jak obliczyć podstawę ekwiwalentu za urlop?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy wynagrodzenie zmienne faktycznie wypłacone w okresie przyjmowanym do podstawy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Powyższy sposób postępowania wynika z przepisu § 16 ust. 2 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego i w praktyce kadrowej nazywa się dopełnieniem podstawy.

Umowa o pracę z pracownikiem wynagradzanym stawką miesięczną oraz miesięczną premią zadaniową rozwiąże się z końcem czerwca br. W okresie trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu pracownikowi wypłacono premię zadaniową w łącznej kwocie 1.620 zł, przy czym z powodu choroby z obowiązujących w tym okresie 62 dni pracownik przepracował jedynie 50 dni.

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu należy przyjąć premię po uprzednim dopełnieniu w kwocie 669,60 zł, co wynika z wyliczenia: 1.620 zł : 50 dni = 32,40 zł; 32,40 zł x 62 dni = 2.008,80 zł; 2.008,80 zł : 3 m-ce = 669,60 zł.

3) Nowo zatrudniony pracownik po przepracowaniu części miesiąca rozwiązał umowę o pracę. Jaką kwotę przyjąć do podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jeżeli w umowie o pracę określono wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości?

Podstawę wymiaru ekwiwalentu stanowi wynagrodzenie miesięczne określone w umowie.

Wynagrodzenie stałe miesięczne przyjmuje się do podstawy ekwiwalentu w kwocie należnej (a nie rzeczywiście uzyskanej) w miesiącu nabycia do niego prawa, a więc wynikającej z postanowień umownych. Fakt przepracowania części miesiąca nie ma na powyższe wpływu. Potwierdza to również pośrednio sposób postępowania w odniesieniu do innych niż stałe składników wynagrodzenia, które w razie nieprzepracowania przez pracownika części miesiąca podlegają tzw. "dopełnieniu".

Pracownik z 10-letnim stażem pracy został zatrudniony od 1 maja 2013 r. za wynagrodzeniem 1.600 zł. Z dniem 16 maja br. stosunek pracy został rozwiązany. Pracownik przepracował 80 godzin, podczas gdy nominalny czas pracy w tym miesiącu wynosi 160 godzin. Jego wynagrodzenie wyniesie zatem 800 zł [1.600 zł : 160 godz. = 10 zł; (160 godz. - 80 godz.) x 10 zł = 800 zł; 1.600 zł - 800 zł = 800 zł].

Pracownik za ten okres nabył prawo do 3 dni, czyli 24 godzin urlopu (1/12 x 26 dni = 2,16 dnia, po zaokrągleniu 3 dni; 3 dni x 8 godz. = 24 godz.). Ponieważ nie wykorzystał go w naturze, w dniu 16 maja 2013 r. nabył prawo do ekwiwalentu w wysokości 229,44 zł (1.600 zł : 20,92 = 76,48 zł; 76,48 zł : 8 = 9,56 zł; 9,56 zł x 24 godz. = 229,44 zł).

Kwota wypłaconego wynagrodzenia za przepracowany okres nie ma na powyższe wpływu.

4) Kiedy należy wypłacić ekwiwalent, jeżeli dzień rozwiązania stosunku pracy przypada w niedzielę?

Prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli dzień ten przypada w dniu wolnym od pracy, ostatecznym terminem wypłaty świadczenia jest pierwszy następujący po nim dzień roboczy.