Umowa o pracę na zastępstwo

W związku z przedłużającą się nieobecnością w pracy pracownicy będącej w ciąży zamierzamy przyjąć na jej miejsce pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. Jakie obowiązki wiążą się z takim zatrudnieniem?

Umowa o pracę na zastępstwo nieobecnego pracownika jest specyficznym rodzajem umowy o pracę na czas określony zawieranym w okolicznościach wskazanych w art. 25 § 1 zdanie drugie K.p. Według tej normy, w sytuacji gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Konieczność zastąpienia pracownika może być spowodowana m.in.:

• urlopem (wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym, bezpłatnym),
   
• niezdolnością do pracy z powodu choroby,
   
• tymczasowym aresztowaniem albo odbywaniem kary pozbawienia wolności.

Umowa na zastępstwo jest korzystna dla pracodawcy, ma bowiem cechy mniej trwałego stosunku pracy niż "zwykła" umowa o pracę na czas określony. Wynika to z faktu, iż według art. 25¹ § 3 K.p., trzecia kolejna taka umowa nie przekształca się w umowę na czas nieokreślony. Ponadto umowa tego rodzaju z pracownicą w ciąży nie ulega przedłużeniu do dnia porodu (art. 177 § 3¹ K.p.).

Umowa zawarta na zastępstwo nieobecnego pracownika może być poprzedzona umową na okres próbny.

Pracodawca zatrudnił w celu zastępstwa pracownika korzystającego z półrocznego urlopu bezpłatnego pracownicę, która po trzech miesiącach pracy doręczyła pracodawcy zaświadczenie lekarskie stwierdzające stan ciąży.

Stosowanie przepisu art. 177 § 3 K.p., na mocy którego następuje przedłużenie umowy terminowej do dnia porodu jest wyłączone wobec kobiet zatrudnianych na zastępstwo (art. 177 § 3¹ K.p.). W momencie powrotu do pracy osoby zastępowanej umowa o pracę na zastępstwo ulegnie rozwiązaniu bez względu na stan ciąży pracownicy.

Pracodawca obowiązki chorującej pracownicy zamierza powierzyć, w ramach umowy na zastępstwo w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat przy innej pracy.

Zatrudnienie przez jednego pracodawcę tego samego pracownika w różnym wymiarze czasu pracy i na podstawie dwóch umów o pracę nie narusza przepisów prawa pracy, jeśli obowiązki wykonywane na podstawie drugiej umowy (tutaj w zastępstwie) są inne rodzajowo niż w podstawowym stosunku pracy.

Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnianiem wszystkich bez wyjątku pracowników należy doręczenie pracownikowi pisemnej umowy o pracę oraz informacji o warunkach zatrudnienia. Jeśli umowę zawarto w innej formie niż pisemna, niezbędne jest pisemne potwierdzenie jej warunków najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Natomiast przedmiotową informację należy doręczyć nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy (art. 29 K.p.). Wzory umowy oraz informacji o warunkach zatrudnienia prezentujemy na naszej stronie internetowej www.gofin.pl.

Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a K.p.). Szczegółowo zagadnienie to regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Nakładają one na pracodawców powinność założenia i prowadzenia akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika, bez względu na rodzaj umowy oraz czas trwania danego stosunku pracy.

W zakresie badań profilaktycznych oraz szkoleń wyjaśniamy, że przepisy z zakresu ochrony pracy mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Dlatego pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do danej pracy, a także bez wstępnego przeszkolenia w zakresie bhp, nawet w przypadku krótkotrwałego zatrudnienia oraz niezależnie od rodzaju umowy (art. 229 § 4 K.p. i art. 237³ K.p.).

Z brzmienia art. 25 § 1 K.p. wynika, iż umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. Oznacza to, że tak jak każda umowa terminowa ulegnie rozwiązaniu z upływem czasu, na który została zawarta. Datę końcową obowiązywania umowy w celu zastępstwa innego pracownika należy tak określić aby termin jej obowiązywania nie budził żadnych wątpliwości. Umowa na zastępstwo, rozwiązuje się z mocy prawa, wraz z powrotem do pracy zastępowanego pracownika albo gdy przestanie istnieć podstawa jej zawarcia i umowa o pracę z zastępowanym pracownikiem wygaśnie lub ulegnie rozwiązaniu. Pracownik i pracodawca mogą rozwiązać taką umowę za porozumieniem stron, a także za 3-dniowym wypowiedzeniem (art. 33¹ K.p.). W oświadczeniu o wypowiedzeniu tej umowy nie zachodzi konieczność wskazywania przyczyny wypowiedzenia. Tak jak każdą umowę o pracę można ją rozwiązać bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo pracownika lub z przyczyn niezawinionych przez pracownika.

Pracodawca zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo zawartej na czas nieobecności pracownicy korzystającej z urlopu wychowawczego udzielonego do 31 marca 2012 r. Zastępowana pracownica wystąpiła z wnioskiem o rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron z dniem 31 grudnia 2011 r.

Umowa o pracę na zastępstwo rozwiąże się równocześnie z ustaniem zatrudnienia zastępowanej pracownicy. Przestaną bowiem istnieć podstawowe przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo, jaką była jej usprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Reguły dotyczące dokumentowania zatrudnienia świadectwem pracy wynikają z przepisów art. 97 K.p. oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... (Dz. U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.). Wydając świadectwo pracy zatrudnionemu na zastępstwo, pracodawca nie ma obowiązku zamieszczenia w jego treści informacji jaki rodzaj umowy łączył pracownika z danym pracodawcą.