Usługi serwisowe i gwarancyjne w księgach sprzedawcy

Z opisu przedstawionego w pytaniu wynika, że obok działalności handlowej obejmującej sprzedaż komputerów, stanowiących w tym przypadku towary, jednostka świadczy odpłatne usługi serwisowe w zakresie naprawy sprzętu komputerowego, a więc prowadzi działalność usługową. W działalności usługowej wykorzystuje części komputerowe znajdujące się w magazynie towarów.

Do ujmowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i kosztu sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia) służą konta zespołu 7, a ewidencja w tym zakresie przebiega według zasad ogólnych, określonych w ustawie o rachunkowości. Operacje te można zaksięgować następująco:

Natomiast operacje gospodarcze związane ze świadczeniem odpłatnych usług naprawy sprzętu komputerowego podlegają ewidencji – na podstawie dokumentów źródłowych – na kontach zespołu 4 lub zespołu 5 albo równocześnie na kontach zespołu 4 i 5 – w zależności od przyjętej przez jednostkę i określonej w zakładowym planie kont metody ewidencji i rozliczania kosztów.

Zakładając, że pytająca jednostka ewidencjonuje i rozlicza koszty zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5 księgowania w zakresie usług serwisowych przebiegać mogą następująco:

Kwestie odpowiedzialności sprzedającego wobec kupującego za wady rzeczy sprzedanej regulują przepisy art. 556–582 Kodeksu cywilnego (K.c.).

W zakresie rękojmi za wady ww. przepisy stanowią, że sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną. Wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. W szczególności rzecz sprzedana jest niezgodna z umową, jeżeli:

1) nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia;

2) nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór;

3) nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia;

4) została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.

Rzecz sprzedana ma wadę fizyczną także w razie nieprawidłowego jej zamontowania i uruchomienia, jeżeli czynności te zostały wykonane przez sprzedawcę lub osobę trzecią, za którą sprzedawca ponosi odpowiedzialność, albo przez kupującego, który postąpił według instrukcji otrzymanej od sprzedawcy.

Natomiast udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Co istotne, takie oświadczenie nie musi być koniecznie wyrażone w formie pisemnej, np. w karcie gwarancyjnej. Oświadczenie gwarancyjne może zostać złożone w reklamie. Obowiązki gwaranta mogą w szczególności polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz zapewnieniu innych usług. Jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, o ile wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym. Termin gwarancji wynosi 2 lata, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana, chyba że zastrzeżono inny termin. Może to być także termin krótszy.

Jeśli gwarancja została udzielona (bowiem jest dobrowolna), sprzedawca powinien wydać kupującemu wraz z rzeczą sprzedaną dokument gwarancyjny.

Co istotne kupujący może wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne rzeczy niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji. Wykonanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi. W razie jednak wykonywania przez kupującego uprawnień z gwarancji bieg terminu do wykonania uprawnień z tytułu rękojmi ulega zawieszeniu z dniem zawiadomienia sprzedawcy o wadzie. Termin ten biegnie dalej od dnia odmowy przez gwaranta wykonania obowiązków wynikających z gwarancji albo bezskutecznego upływu czasu na ich wykonanie.

Usługi gwarancyjne w sposób bezpośredni wiążą się w omawianej sytuacji z działalnością handlową jednostki (ich przewidywany koszt jest wkalkulowany w cenę sprzedanych towarów handlowych objętych gwarancją i nie podlega odrębnemu fakturowaniu). W związku z tym poniesione na ich wykonanie koszty proste wynikające z dokumentów źródłowych zarachowane na konta zespołu 4, powinny podlegać rozliczeniu w ciężar konta 51-0 "Koszty działalności podstawowej – handlowej" (w analityce: Koszty usług gwarancyjnych). Koszty poniesione na wykonanie usług gwarancyjnych mogą obejmować przykładowo: wartość w cenie zakupu części komputerowych pobranych z magazynu, czy innych materiałów pomocniczych lub towarów, koszty robocizny wynikające z listy płac, świadczenia na rzecz pracowników itp.

Do ewidencji rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koszty napraw gwarancyjnych służy konto syntetyczne 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Rezerwa na naprawy gwarancyjne).

Jeżeli jednostka stosuje do ewidencji kosztów działalności operacyjnej konta zespołu 4 i 5 lub tylko zespołu 5, to w takim przypadku rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych ujmuje w księgach rachunkowych, zapisem:

W sytuacji gdy jednostka do ewidencji kosztów stosuje wyłącznie konta zespołu 4, rezerwę na koszty napraw gwarancyjnych może zaksięgować zapisem:

Odpisy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

W sytuacji gdy jednostka poniesie koszty napraw gwarancyjnych, powinna je zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej. Koszty te ujmuje w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Przykładowo, jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, to ewidencja tych kosztów przebiegać może zapisami:

Z chwilą poniesienia kosztów napraw gwarancyjnych następuje rozwiązanie rezerwy do wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów. Dokonuje się wówczas następującego zapisu w księgach rachunkowych:

Jeżeli koszty napraw nie wystąpią, to po upływie umownego okresu gwarancji należy dokonać odpisania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Ewidencja w księgach rachunkowych tego zdarzenia przebiegać będzie w sposób przedstawiony wcześniej, tj. kwotę niewykorzystanej rezerwy ujmuje się na zmniejszenie kosztów, zapisem: Wn konto 64-1, Ma konto 51-0.