Wydatki na remont i ulepszenie zestawu komputerowego

Jeśli w świetle ustawy o rachunkowości zestaw komputerowy spełnia wymagania określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 tej ustawy, to stanowi środek trwały jednostki. Przypomnijmy, że środki trwałe to według prawa bilansowego rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, w tym między innymi maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy. Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w procesie wytwarzania produktów lub świadczenia usług. W nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt – obiektu zbiorczego, którym może być przykładowo zespół komputerowy. Powyższe wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 242, poz. 1622).

Do jednego z naszych zestawów komputerowych, zaliczonych do środków trwałych, zakupiliśmy dodatkowe części. Według opinii informatyka dokonaliśmy modernizacji zestawu komputerowego. Wartość wszystkich zakupionych części to kwota poniżej 3.000 zł. Czy w takiej sytuacji powinniśmy potraktować te wydatki jak ulepszenie środka trwałego?

Przez ulepszenie środka trwałego rozumie się jego przebudowę, rozbudowę, modernizację lub rekonstrukcję, które powodują, że wartość użytkowa środka trwałego po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość (zob. art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dodajmy, że na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować pewne uproszczenia. W odniesieniu do nakładów na ulepszenie o niewielkiej (nieistotnej w ocenie jednostki) wartości – może przyjąć w swojej polityce rachunkowości założenie, że nakłady na ulepszenie o wartości nieprzekraczającej kwoty 3.500 zł będzie odnosić bezpośrednio w ciężar kosztów. Możliwość taką dają przepisy podatkowe, gdzie zgodnie z art. 16g ust. 13 updop oraz art. 22g ust. 17 updof, jeśli suma wydatków przeznaczonych na ulepszenie środka trwałego, w tym także wydatków na nabycie części składkowych i peryferyjnych, nie przekroczy kwoty 3.500 zł, to wydatki te nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego, lecz zalicza się je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli jednostka przyjmie do stosowania opisany wyżej sposób postępowania, to wydatki poniesione na modernizację w kwocie nieprzekraczającej 3.500 zł ujmie w księgach, zapisem:

Spółka posiada w ewidencji środków trwałych zestawy komputerowe składające się z jednostki centralnej, monitora i klawiatury. Czy w przypadku wymiany jednostki centralnej spółka powinna dokonać likwidacji tej części składowej i przyjąć jako zwiększenie nową jednostkę centralną, czy tę wymianę potraktować jak remont i zakup nowej jednostki zaksięgować bezpośrednio w koszty?

Jeśli jednak powyższa wymiana spowoduje wzrost wartości użytkowej zestawu komputerowego, to wydatki na zakup nowej jednostki centralnej należałoby potraktować jak ulepszenie środka trwałego. Poniesione wydatki wskazane będzie wtedy odnieść na zwiększenie wartości początkowej zestawu komputerowego, zapisem:

Przypominamy, iż remont polega na przywróceniu pierwotnego stanu technicznego danego obiektu oraz wymianie zużytych części. Remont nie powoduje zmiany charakteru i funkcji remontowanego obiektu, ale umożliwia wykorzystywanie zgodnie z jego gospodarczym przeznaczeniem i następuje w trakcie jego eksploatacji. Remont przywraca pierwotny stan techniczny środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji. Z remontem mamy do czynienia również wtedy, gdy jest przeprowadzany za pomocą nowocześniejszych materiałów i technologii uwzględniających postęp techniczny (na przykład, gdy części o mniejszych parametrach nie są już obecnie dostępne).

Oznacza to, że jeśli wymiana jednostki centralnej w zestawie komputerowym nie powoduje wzrostu posiadanej przy przyjęciu do używania wartości użytkowej tego zestawu, a następuje jedynie przywrócenie pierwotnej jego wartości użytkowej utraconej na skutek fizycznego zużycia, to jednostka ma do czynienia z remontem, którego koszty ujmuje się bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych.

W takiej sytuacji wydatek na zakup nowej jednostki centralnej jednostka może ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Zwracamy uwagę, iż w sytuacji opisanej w pytaniu, nie dokonuje się żadnych dodatkowych zapisów w księgach rachunkowych związanych z likwidacją "starej" jednostki centralnej, w miejsce której wprowadzona jest nowa. Fizyczną likwidację "starej" jednostki centralnej należy udokumentować protokołem likwidacyjnym zatwierdzonym przez kierownika jednostki.

Jeśli jednak fizyczna likwidacja wiąże się z koniecznością poniesienia przez jednostkę wydatków na utylizację lub innych kosztów związanych z likwidacją, to tego rodzaju koszty ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem: