Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Delegacje pracownicze na przełomie roku
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Delegacje pracownicze na przełomie roku

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 24 (384) z dnia 20.12.2014

Nasi pracownicy pod koniec grudnia 2014 r. będą w delegacji. Rozliczą się z poniesionych wydatków dopiero w styczniu 2015 r. Czy koszty tej podróży będą kosztem bilansowym grudnia, czy stycznia?

Dla celów bilansowych koszty podróży służbowej, o której mowa w pytaniu, należy zaliczyć do kosztów grudnia 2014 r.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z art. 775 § 1 K.p.

Koszty podróży służbowej zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbytej w grudniu 2014 r. należy ująć w księgach rachunkowych 2014 r., mimo że rozliczenie podróży służbowej nastąpi dopiero w styczniu 2015 r. W tym przypadku ma bowiem zastosowanie zasada memoriału – określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie obciążające ją koszty (poniesione w celu osiągnięcia przychodu) dotyczące danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Więcej przczytasz w
Na temat ewidencji księgowej i rozliczania
podróży służbowych pisaliśmy
dodatku nr 7 do Zeszytów Metodycznych
Rachunkowości z 1.05.2014 r.

Ewidencję kosztów związanych z podróżami służbowymi pracownika, można prowadzić na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej, koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej nie stanowi u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zatem koszty delegacji służbowej pracownika, wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, podlegać będą ujęciu w księgach 2014 r., zapisem:

    1) w przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej
        działalności operacyjnej:
      – Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
   2) w przypadku delegacji obciążającej koszty środków
        trwałych w budowie:
      – Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

I. Założenia:

1. W dniach 29–31 grudnia 2014 r. pracownik odbędzie podróż służbową. Na poczet tej podróży zostanie mu wypłacona zaliczka w kwocie: 600 zł. Zakładamy, że w styczniu 2015 r. pracownik przedłoży delegację do rozliczenia na łączną kwotę: 750 zł. W tym samym dniu zostanie zatwierdzony zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości: 150 zł, zostanie wypłacona z kasy.

2. Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach grudnia 2014 r.
1. KW – wypłata zaliczki na podróż służbową 600 zł 23-4 10
2. Koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia 750 zł 40-6 23-4
B. Zapisy w księgach stycznia 2015 r.
1. KW – zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej 150 zł 23-4 10

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2014 r.

Delegacje

B. Zapisy w księgach stycznia 2015 r.

Delegacje


W której pozycji bilansu należy wykazać saldo konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" powstałe na skutek ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach 2014 r.?

Nierozliczone na dzień bilansowy saldo Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – odzwierciedlające zobowiązanie jednostki wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej – wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Zwracamy uwagę, iż konto 23-4 wykazywać będzie saldo Ma tylko w przypadku, gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji.

W sytuacji natomiast, gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji, konto 23-4 wykazywać będzie saldo Wn, stanowiące należność od pracownika, które wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".


Nasi pracownicy w okresie od 28.12.2014 r. do 8.01.2015 r. będą przebywać w delegacji służbowej w Niemczech, podczas której wykonają usługę remontową. Rozliczą się z poniesionych wydatków dopiero w styczniu 2015 r. Jak zaksięgować koszty związane z delegacją (paliwo, opłaty za autostradę, hotel, diety, koszty transportu na terenie Niemiec)?

Koszty podróży służbowej, która obejmuje różne okresy sprawozdawcze, dla celów bilansowych wskazane jest rozliczyć oddzielnie. Koszty dotyczące grudnia powinny być ujęte w księgach 2014 r., a koszty stycznia w księgach 2015 r. Należy zatem dokonać podziału kosztów noclegu i diet. Pozostałe koszty udokumentowane fakturami, rachunkami lub paragonami należy ująć zgodnie z datą ich poniesienia.

Należy zauważyć, że w przedstawionej w pytaniu sytuacji koszty podróży służbowej dotyczą pracowników bezpośrednio produkcyjnych (tu: wykonujących usługę remontową). Są to zatem koszty, które wpływają na koszt sprzedanej usługi. W takim przypadku – o ile nie nastąpiła częściowa sprzedaż usługi – stanowią na koniec 2014 r. koszty usług w toku. Oznacza to, że koszty dotyczące grudnia ujęte w księgach rachunkowych 2014 r. nie wpłyną na wynik finansowy jednostki. Ich wartość zostanie wykazana w aktywach bilansu w pozycji B.I.2. "Półprodukty i produkty w toku".

Jeżeli sprzedaż wykonanej usługi nastąpi dopiero w 2015 r., to – naszym zdaniem – nie ma przeszkód, aby cała wartość kosztów podróży służbowej związanej z tą usługą została ujęta w księgach rachunkowych dopiero w momencie rozliczenia delegacji, tj. w styczniu 2015 r.


W którym momencie koszty podróży służbowej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Koszty podróży jednostka powinna zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2015 r.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy (są one wolne od podatku do wysokości określonych limitów), o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. To oznacza, że tego rodzaju wydatki ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

W związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Tak wynika z przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop i art. 22 ust. 6ba w powiązaniu z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Delegacje pracownicze na przełomie roku Ministerstwo Finansów w piśmie z 7 września 2009 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wyjaśniło że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży i w tym też miesiącu pracodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.