Spółka otrzymała fakturę za grupowe ubezpieczenie pracowników. Składki tego ubezpieczenia potrącane będą z miesięcznych wynagrodzeń pracowników. Jak należy księgować operacje związane z tym zdarzeniem?
Grupowe ubezpieczenie pracownicze zawierane jest przez pracodawcę celem ochrony życia i zdrowia pracowników, jako jedna z form pozapłacowego systemu motywowania pracowników. Ubezpieczeniem objęci są zazwyczaj pracownicy, którzy zadeklarują chęć przystąpienia do takiego ubezpieczenia. Zawarta polisa przewiduje wypłatę odszkodowania np. w razie śmierci pracownika lub małżonka pracownika, rodziców, teściów, dziecka, urodzenia dziecka, trwałego uszczerbku na zdrowiu pracownika. Uposażonymi są pracownicy lub członkowie ich rodzin.
Składki za grupowe ubezpieczenie na życie przekazywane są przez pracodawcę. Przy czym ubezpieczenie może być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez samego pracownika. Możliwe są bowiem trzy warianty:
1) składki są finansowane w całości przez pracodawcę – w takim przypadku składka zazwyczaj podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
2) składki są finansowane w całości przez pracownika – wtedy składka za ubezpieczenie potrącana jest co miesiąc z wynagrodzenia pracownika w wysokości odpowiadającej wybranemu pakietowi ubezpieczenia,
3) składki są finansowane w części przez pracodawcę oraz w części przez pracownika – wtedy część ubezpieczenia finansowana przez zakład pracy rozliczana jest na zasadach przedstawionych w pkt 1, a pozostała część składki jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.
Jeśli składka ubezpieczeniowa potrącana jest co miesiąc z wynagrodzenia pracownika, czyli w przypadku gdy koszt tego ubezpieczenia ponosi pracownik, to opłacane składki nie stanowią dla niego przychodu ze stosunku pracy. Tym samym nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie wlicza się ich także do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Kwotę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników potrącanych z wynagrodzenia za pracę – a więc gdy koszty takiego ubezpieczenia ponoszą pracownicy, a pracodawca pośredniczy jedynie w płatności tych składek – księguje się na koncie rozrachunkowym prowadzonym w ramach konta 24 "Pozostałe rozrachunki". Drugostronnie składki te ujmuje się na stronie Wn konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Wszelkiego rodzaju potrącenia z wynagrodzenia za pracę (zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne) pomniejszają bowiem odpowiednio ustaloną sumę wynagrodzeń pracowników, ewidencjonowaną na koncie 23-0.
Potrącenie z wynagrodzenia za pracę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników podlega zatem ewidencji księgowej, zapisem:
– Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", – Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników). |
Sama zaś wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika (w kwocie pomniejszonej o składkę ubezpieczeniową) ujmowana jest w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:
– Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Na podstawie wyciągu bankowego zostanie ponadto zaksięgowana zapłata zobowiązania wobec zakładu ubezpieczeniowego z tytułu składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, zapisem: Wn konto 24, Ma konto 13-0.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka zawarła umowę ubezpieczenia grupowego, do którego przystąpili wszyscy chętni pracownicy w liczbie 52 osób. Co miesiąc z rachunku bieżącego spółki dokonywany jest przelew składki na rachunek ubezpieczyciela w wysokości: 2.132 zł.
2. Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników są potrącane z ich wynagrodzenia za pracę. Miesięczna składka na to ubezpieczenie od każdego pracownika wynosi: 41 zł.
3. Spółka przelała wynagrodzenia pracownikom objętym ubezpieczeniem grupowym, po potrąceniu składki na to ubezpieczenie, w kwocie: 111.540 zł – 2.132 zł = 109.408 zł.
4. Dla uproszczenia kwotę składki na ubezpieczenie grupowe oraz wypłaty wynagrodzenia zaksięgujemy jedną kwotą. Jednak w praktyce wynagrodzenie rozksięgowuje się na kontach analitycznych do konta 23-0 dla każdego pracownika osobno.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB – przelew do zakładu ubezpieczeń składek z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowników | 2.132 zł | 24 | |
2. LP – potrącenie składki na ubezpieczenie grupowe z wynagrodzeń pracowników | 2.132 zł | 24 | |
3. WB – wypłata wynagrodzenia pomniejszona o potrąconą składkę na ubezpieczenie grupowe |
|
23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
|