Pracownicy naszej firmy korzystają z telefonów służbowych również w celach prywatnych. Kwotę za rozmowy prywatne potrącamy z miesięcznego wynagrodzenia za zgodą pracowników. Jak udokumentować i zaksięgować takie zdarzenie?
Zasadniczo koszty usług telefonicznych w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się na koncie 40-2 "Usługi obce" (lub odpowiednim koncie w zespole 5). Konto 40-2 służy bowiem do ewidencji różnych usług obcych wykonywanych na rzecz podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Przy czym kwoty rozmów prywatnych pracowników, którymi będą przez jednostkę obciążani, wskazane jest ujmować na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", jako koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki.
Z kolei uzyskany przez jednostkę przychód z tytułu refakturowania na pracowników części usług telefonicznych jednostka zalicza do pozostałej działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".
W sytuacji opisanej w pytaniu rozliczenie z pracownikami kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych przebiega poprzez potrącenie ustalonej kwoty rozmów z wynagrodzenia pracownika. Potrącenie kwoty należnej z wynagrodzenia można zaksięgować zapisem:
| – Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
Dla celów podatku dochodowego, jeśli pracownik jest obciążany kosztami rozmów prywatnych, to pracodawca może całą wartość faktury za usługi telefoniczne w kwocie netto zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, natomiast kwota zwrócona przez pracownika będzie stanowić przychód podatkowy pracodawcy. Z kolei w świetle przepisów ustawy o VAT, rozliczanie przez jednostkę (pracodawcę) kosztów wykonanych prywatnych rozmów telefonicznych pracowników ze służbowych aparatów stanowi świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 tej ustawy i podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych.
Odpowiednie udokumentowanie tego zdarzenia może przebiegać na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na tym, że jednostka wystawia fakturę dla każdego pracownika, który korzystał ze służbowego telefonu w celach prywatnych. Przy czym, z obecnie obowiązujących przepisów o VAT wynika, że dostawa mediów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zwolniona jest z obowiązku dokumentowania fakturą, nawet wtedy, kiedy nabywca zażąda jej wystawienia (zob. art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Z powołanych przepisów nie wynika jednak, aby jednostka nie mogła takiej faktury wystawić. Drugim sposobem, nieco mniej pracochłonnym jest sporządzenie zestawienia – listy pracowników obciążanych kosztami rozmów telefonicznych, z której będzie wynikała łączna kwota do zapłaty przez pracowników oraz wartość należnego VAT.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. będąca podatnikiem VAT otrzymała fakturę za usługi telekomunikacyjne, dotyczącą telefonów służbowych, z których korzystają pracownicy. Wartość netto usługi wynosiła: 1.100 zł, VAT: 253 zł, a wartość brutto: 1.353 zł.
2. Na podstawie załączonego do faktury wykazu rozmów telefonicznych ustalono z pracownikami koszty ich prywatnych rozmów z telefonów służbowych. W celu rozliczenia z pracownikami kosztów usług telekomunikacyjnych i naliczenia VAT sporządzono zestawienie, z którego wynikały następujące kwoty:
a) wartość netto prywatnych rozmów: 300 zł,
b) VAT należny: 69 zł,
c) wartość brutto (łączna kwota do zapłaty przez pracowników): 369 zł.
3. Koszt prywatnych rozmów pracowników z telefonów służbowych potrącany jest z wynagrodzenia pracowników za ich zgodą.
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
|
Opis operacji |
Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. Faktura zakupu usług telefonicznych: | |||
| a) wartość brutto zobowiązania |
|
30 | 21 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 253 zł | 30 | |
| c) obciążenie kosztów rodzajowych kosztami rozmów służbowych: 1.100 zł – 300 zł = | 800 zł | 40-2 | 30 |
|
d) obciążenie pozostałych kosztów operacyjnych kwotą prywatnych rozmów pracowników podlegających rozliczeniu |
300 zł | 76-1 | 30 |
| 2. Dokument wewnętrzny – kwota obciążenia pracowników kosztami rozmów prywatnych: | |||
| a) wartość netto stanowiąca przychód jednostki | 300 zł | ||
| b) VAT należny | 69 zł | 22-2 | |
| c) kwota do rozliczenia z pracownikami | 369 zł | 23-4 | |
| 3. LP – potrącenie kosztów rozmów prywatnych pracowników z wynagrodzenia | 369 zł | 23-0 | 23-4 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
