Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 14 (374) z dnia 20.07.2014

W maju 2014 r. otrzymaliśmy z ZUS informację, że w 2013 r. za jednego z pracowników zapłaciliśmy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru przekraczającej roczną kwotę graniczną. Jak ująć w księgach rachunkowych operacje związane z rozliczeniem nadpłaconych składek ZUS? Jak zaksięgować ich zwrot pracownikowi?

1. Zasady zwrotu nienależnie opłaconych składek ZUS

W myśl postanowień ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), dalej zwanej ustawą o sus, płatnik składek nalicza i opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru nieprzekraczającej kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu zaprzestaje on naliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone po przekroczeniu limitu są nienależne i podlegają – na podstawie art. 24 ust. 6a ustawy o sus – zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.

ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 11,60 zł).

Niezależnie od tego czy pracodawca wystąpi o zwrot składek, czy też zostaną one zaliczone na poczet zaległych bądź bieżących składek – zobowiązany jest on zwrócić pracownikowi nienależnie potrącone z jego wynagrodzenia składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przy czym nadpłatę powinien pomniejszyć o niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne, a także – z uwagi na to, że zwracana kwota stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy – o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Od zwracanej pracownikowi kwoty pracodawca nie nalicza składek na ubezpieczenia społeczne.

Przy obliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne należy pamiętać, aby stosować stawkę obowiązującą w roku, za który dokonywana jest korekta składek. Z kolei przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych stosuje się stawkę podatkową wynikającą ze skali podatkowej obowiązującej w roku, w którym dokonuje się zwrotu nadpłaty – przychód ze stosunku pracy powstaje bowiem w miesiącu zwrotu nadpłaty pracownikowi.

Co istotne, zwrócone pracownikowi nienależnie pobrane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przed odliczeniem niedopłaconej składki zdrowotnej) pracodawca powinien dodać do innych przychodów uzyskanych przez tę osobę w danym miesiącu ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Tak obliczoną zaliczkę pomniejsza się następnie o całą niedopłaconą składkę zdrowotną (z tym, że w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki).


2. Ewidencja rozliczenia nadpłaconych składek i ich zwrotu pracownikowi
W ewidencji księgowej korekta nadpłaconych składek ZUS ujmowana jest generalnie w roku, w którym uzyskano informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Korekta w części dotyczącej składek potrąconych z wynagrodzenia pracownika księgowana jest jako zobowiązanie na koncie rozrachunkowym 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Z kolei korektę dotyczącą składek w części finansowanej przez pracodawcę ujmuje się – co do zasady – jako zmniejszenie wartości kosztów działalności podstawowej zgromadzonych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie w zespole 5, zapisem:

      – Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
      – Ma konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
         lub konto zespołu 5.

Jeśli jednak korekta dotyczy składek nadpłaconych w poprzednich latach obrotowych, korektę dotyczącą składek w części finansowanej przez pracodawcę można przeprowadzić za pośrednictwem konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", jeżeli takie rozwiązanie przyjęła jednostka w swojej polityce rachunkowości. Ponadto, w przypadku gdy kwota nadpłaconych składek jest istotna w ocenie jednostki, to powyższa korekta powinna zostać odniesiona na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego", zapisem:

      – Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
      – Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego".

Jeżeli bowiem popełnione w poprzednich latach obrotowych błędy były istotne (tj. w ich następstwie nie można uznać sprawozdania finansowego za lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiającego sytuację majątkową i finansową jednostki oraz jej wynik finansowy), to ich skutki odnosi się na kapitał własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem nadpłaconych składek ZUS i ich zwrotem pracownikowi może przebiegać w sposób zaprezentowany na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. W maju 2014 r. jednostka otrzymała z ZUS informację, że w 2013 r. za jednego z pracowników zapłaciła składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru przekraczającej roczną kwotę graniczną. Kwota przekroczenia wynosiła: 4.000 zł.

2. Po sporządzeniu korekty dokumentów rozliczeniowych jednostka ustaliła, że nadpłata składek ZUS sfinansowana przez pracownika wyniosła: 450,40 zł. Natomiast nadpłata składek opłaconych przez pracodawcę wyniosła: 650,40 zł. Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wyniosła: 40,54 zł, z tego do odliczenia od podatku: 34,91 zł.

3. Nienależnie pobrane składki jednostka zwróciła pracownikowi na koniec czerwca 2014 r. wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc, które wyniosło: 9.500 zł brutto.

4. Sprawozdanie finansowe za 2013 r. zostało już zatwierdzone. Jednostka ujmuje koszty na kontach zespołu 4 i 5. Kwota nadpłaconych składek nie jest istotna.

5. Dla uproszczenia w przykładzie pominięto ewidencję składek ZUS finansowanych przez pracodawcę.

II. Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy i kwoty do wypłaty pracownikowi:

1. Przychód podlegający opodatkowaniu: 9.500 zł + 450,40 zł = 9.950,40 zł.

2. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika: 9.500 zł × 13,71% = 1.302,45 zł.

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

a) finansowana przez pracownika: (9.500 zł – 1.302,45 zł) × 9% = 737,78 zł,

b) podlegająca odliczeniu od podatku: (9.500 zł – 1.302,45 zł) × 7,75% = 635,31 zł.

4. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych:

9.950,40 zł – (111,25 zł + 1.302,45 zł) = 8.537 zł.

5. Zaliczka na podatek przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne:

(8.537 zł × 18%) – 46,33 zł = 1.490,33 zł.

6. Zaliczka przekazywana do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 1.490,33 zł – (635,31 zł + 34,91) = 820 zł.

7. Kwota do wypłaty:

(9.500 zł + 450,40 zł – 40,54 zł – 1.302,45 zł – 737,78 zł – 820 zł) = 7.049,63 zł.

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK – korekta składek na podstawie dokumentacji korygującej:      
   a) zarachowanie składek w części finansowanej przez pracodawcę
       na zmniejszenie wartości kosztów działalności podstawowej
650,40 zł 22 40-5
   b) kwota nadpłaconych składek w części finansowanej przez
       pracownika (po potrąceniu składki zdrowotnej): 450,40 zł – 40,54 zł = 
409,86 zł 22 23-0
2. LP – wynagrodzenie za czerwiec 2014 r.:      
   a) wynagrodzenie w kwocie brutto 9.500,00 zł 40-4 23-0
   b) składki ZUS finansowane przez pracownika:
       1.302,45 zł + 737,78 zł = 
2.040,23 zł 23-0 22
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 820,00 zł 23-0 22
3. WB – wypłata wynagrodzenia i zwrot nienależnie pobranych składek 7.049,63 zł 23-0 13-0

IV. Księgowania:

Rozliczenie nadpłaconych składek i ich zwrot pracownikowi

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.