Szczególne przypadki dotyczące terminów przechowywania dokumentów księgowych

Ogólne zasady przechowywania dokumentów księgowych w świetle ustawy o rachunkowości i rozbieżności jakie występują w tym względzie pomiędzy przepisami bilansowymi i podatkowymi omówiliśmy w artykule pt. "Zasady przechowywania dokumentów księgowych" opublikowanym w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 7 z 1 kwietnia 2014 r. W niniejszym opracowaniu opiszemy szczególne przypadki dotyczące terminów przechowywania dokumentów i dowodów księgowych na wybranych przykładach. Podkreślamy jednak, iż temat ten jest bardzo obszerny i nie ma możliwości opisania wszystkich sytuacji jakie mogą wystąpić w praktyce.

Przypominamy, iż według zasad ogólnych, określonych w rozdziale 8 "Ochrona danych" w art. 74 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Natomiast terminy przechowywania pozostałych zbiorów określa art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który wskazuje np., iż księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi te dotyczą.

Uwaga: Ustalając termin przechowywania dokumentacji księgowej należy poza przepisami ustawy o rachunkowości uwzględnić ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz inne akty prawne.

Stosownie do przepisów art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (por. art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68–71 Ordynacji podatkowej).

W odniesieniu do części dokumentacji obowiązek przechowywania może ulec wydłużeniu. Dotyczy to w szczególności dowodów, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego, to termin 5 lat przechowywania dokumentów związanych z nabyciem tego środka trwałego liczy się – naszym zdaniem – od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny.

Również w przypadku rozliczania straty podatkowej z prowadzonej działalności gospodarczej termin przechowywania dokumentów może się wydłużyć. Jak bowiem wynika z art. 7 ust. 5 updop oraz art. 9 ust. 3 updof, o wysokość straty poniesionej w roku podatkowym można obniżyć dochód w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, z tym że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% kwoty tej straty. Uprawniony organ kontrolujący dokumenty za rok, w którym jednostka rozliczyła stratę, może żądać dokumentów z roku jej poniesienia.

Ustalając minimalny okres przechowywania poszczególnych dokumentów należy również uwzględnić szczególne regulacje w zakresie terminów przechowywania wynikające z innych przepisów niż ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa, niektóre z nich omówimy poniżej.

Uwaga: Jeżeli termin przechowywania dokumentów i dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, zawsze należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający. Jednostka może również samodzielnie przyjąć dłuższy okres przechowywania niż wskazują przepisy, jeśli tylko wynika to z jej indywidualnych potrzeb.

Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.).

Dokumenty ubezpieczeniowe przekazane do ZUS

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Wynika tak z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) obowiązującego od 1 stycznia 2012 r. Natomiast w odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Paragony fiskalne

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT (tzn. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (por. art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT w zw. z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

W odniesieniu do dowodów księgowych dotyczących sprzedaży detalicznej, a dokładnie paragonów fiskalnych – jeśli podatnik stosuje kasę rejestrującą z kopią papierową, to paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż dokonaną od 1 stycznia 2013 r. należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym (tj. rolek kasowych) potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2012 r., należy przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Zastosowanie dwuletniego terminu przechowywania paragonów fiskalnych wynikało z przepisu § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.), który wygasł z dniem 31 grudnia 2012 r. Tym samym, w 2015 r. podatnik będzie miał prawo zniszczyć kopie papierowych dokumentów kasowych za 2012 r. oraz za lata wcześniejsze.

Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osób niepełnosprawnych

Pracodawca, który otrzymał zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej ze środków PFRON, jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz. U. nr 62, poz. 317 ze zm.) przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.