Usługi telekomunikacyjne na przełomie roku

Księgi rachunkowe zamyka się, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na dzień kończący rok obrotowy, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przed zamknięciem ksiąg powinno jednak nastąpić kompletne ujęcie w nich wszystkich dowodów księgowych potwierdzających istnienie zdarzeń gospodarczych i dokonanie operacji gospodarczych, które dotyczą zamykanego roku obrotowego. Wymaga tego art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 6 ust. 1 - tj. zasada memoriału, w myśl której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Wypełnienie wymienionych przepisów zapewnia kompletność zamkniętych ksiąg rachunkowych oraz kompletność rocznego sprawozdania finansowego.

Generalnie, jeśli faktura za usługi telekomunikacyjne dokumentuje usługi wykonane w jednym miesiącu oraz abonament odnoszący się do innego okresu, to koszty tych usług odnosi się w myśl zasady memoriału w ciężar okresów sprawozdawczych, których te koszty dotyczą. Mimo bowiem, że zasada memoriału mówi o roku obrotowym, to wskazane jest ją stosować do każdego okresu sprawozdawczego. W praktyce jednostki najczęściej przyjmują za okres sprawozdawczy jeden miesiąc (może być to również kwartał lub inny okres wybrany przez jednostkę). Przypomnijmy, że w świetle art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości okresem sprawozdawczym jest okres, za który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Przy ustalaniu okresu sprawozdawczego uwzględnia się obowiązek jednostki związany z ustalaniem comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, sporządzanie deklaracji związanych z rozliczaniem VAT, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane na koniec miesiąca.

Jeśli w ocenie jednostki koszty usług telekomunikacyjnych nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wynik finansowy, to jednostka może skorzystać z uproszczenia zawartego w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i zaksięgować koszty tylko do jednego okresu sprawozdawczego. Postępowanie takie powinno jednak wynikać z przyjętych zasad polityki rachunkowości jednostki i być stosowane w sposób ciągły.

Warto podkreślić, że w związku ze zmianą przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT, od 1 stycznia 2014 r. prawo do odliczenia VAT naliczonego od nabywanych usług telekomunikacyjnych powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do tych usług powstał obowiązek podatkowy (por. art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W przypadku zaś usług telekomunikacyjnych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (zob. art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązujący od 1 stycznia 2014 r.). Przy czym, gdyby podatnik nie dokonał odliczenia kwoty podatku naliczonego w wyżej określonym terminie, to może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (por. art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

W przypadku czynności, o których mowa w obowiązującym od 1 stycznia 2014 r. art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT, czyli m.in. świadczenia usług telekomunikacyjnych, które zostaną wykonane po 31 grudnia 2013 r., dla których przed 1 stycznia 2014 r. wystawiono fakturę, obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do końca 2013 r. Powyższe wynika z przepisów przejściowych wprowadzonych ustawą z dnia 8 listopada 2013 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie z dniem 31 grudnia 2013 r.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka "JKL" otrzymała w styczniu 2014 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w 2013 r. w kwocie brutto: 3.567 zł, w tym: opłata za rozmowy telefoniczne za okres od 5 grudnia 2013 r. do 4 stycznia 2014 r.: 2.300 zł, abonament telefoniczny za styczeń 2014 r.: 600 zł, VAT naliczony: 667 zł.

2. Jednostka ustaliła na podstawie billingu, że rozmowy telefoniczne dotyczące grudnia 2013 r. wynoszą: 2.050 zł, a stycznia 2014 r. wynoszą: 250 zł.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, a faktury zakupu dotyczące zamykanego roku obrotowego, otrzymane po dniu bilansowym, ujmuje w księgach tego roku obrotowego na podstawie "PK - Polecenia księgowania".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2013 r.

B. Zapisy w księgach stycznia 2014 r.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka otrzymała w styczniu 2014 r. fakturę wystawioną w grudniu 2013 r. za usługi telekomunikacyjne w kwocie brutto: 246 zł, w tym: abonament za styczeń 2014 r.: 90 zł netto, koszty rozmów telefonicznych za okres od 10 grudnia 2013 r. do 9 stycznia 2014 r.: 110 zł, VAT naliczony podlegający odliczeniu: 46 zł.

2. Jednostka uznała koszty usług telekomunikacyjnych w wysokości: 200 zł za kwotę nieistotną. Zgodnie z założeniami przyjętymi w swojej polityce rachunkowości, koszty stanowiące kwotę nieistotną, występujące na przełomie roku, podlegają jednorazowemu zaliczeniu w ciężar kosztów okresu, którego w przeważającej części dotyczą.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: