Nasza pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim. Pomyłkowo naliczyłam za wysoki zasiłek z tego tytułu. Pracownica wyraziła zgodę na potrącenie nadpłaconej kwoty. Jak zaksięgować kwotę, którą mam potrącić z kolejnej wypłaty zasiłku macierzyńskiego?
Na podstawie art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.), prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia (art. 61 ust. 2 ww. ustawy). Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa obejmują m.in. zasiłek macierzyński (art. 2 ww. ustawy).
| Zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego pracodawca nie uwzględnia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne, nie nalicza również składek na FP i FGŚP oraz FEP. Zakład pracy zobligowany jest natomiast do pobrania od wartości wypłaconego przez siebie zasiłku macierzyńskiego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. |
Z treści art. 31 updof wynika bowiem, że zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów m.in. przychody ze stosunku pracy i zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy. Trzeba przy tym pamiętać, że od wypłacanego pracownicy zasiłku macierzyńskiego nie można odliczyć kosztów uzyskania przychodów, które z mocy art. 22 ust. 2 updof przysługują jedynie w stosunku do uzyskanych przez pracownicę przychodów ze stosunku pracy lub stosunków pokrewnych. Niezależnie zaś od tego, czy pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim w danym miesiącu pracodawca wypłaca tylko zasiłek macierzyński, czy również inne świadczenia, obliczoną zaliczkę na podatek dochodowy zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej (tj. w 2013 r. miesięcznie o kwotę 46,33 zł), pod warunkiem, że pracownica złożyła pracodawcy oświadczenie PIT-2, zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 32 ust. 3 i 3a updof.
Zaliczkę na podatek dochodowy księguje się na zmniejszenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu zasiłku macierzyńskiego, zapisem:
| - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych). |
W sytuacji, o której mowa w pytaniu, pracodawca wypłacił za wysoką kwotę zasiłku macierzyńskiego, a pracownica wyraziła zgodę na potrącenie tej nadpłaconej kwoty z zasiłku za kolejny miesiąc.
W księgach rachunkowych wypłacany przez pracodawcę w imieniu ZUS zasiłek macierzyński ujmowany jest jako zmniejszenie zobowiązania wobec ZUS, zapisem:
| - Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS), - Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". |
W efekcie płatnik zobowiązany jest do przekazania do ZUS kwoty pomniejszonej o wypłacony pracownikowi zasiłek.
| Rozliczenie nadpłaconej kwoty zasiłku przy kolejnej wypłacie można ująć w księgach, zapisem: Wn konto 23-0, Ma konto 22 lub zapisem: Wn konto 22, Ma konto 23-0, lecz ze znakiem (-) w sposób przedstawiony na przykładzie. |
Przykład
I. Założenia:
1. Pracodawca naliczył pracownicy za okres od 1 do 31 października 2013 r. zasiłek macierzyński w kwocie: 1.604,87 zł oraz pobrał zaliczkę na podatek w kwocie: 243,00 zł.
2. W momencie sprawdzania poprawności naliczonego zasiłku okazało się, że jego kwota brutto powinna wynosić: 1.004,28 zł. Pracownica wyraziła zgodę na potrącenie nadpłaconego zasiłku macierzyńskiego z kolejnej jego wypłaty. Następny zasiłek macierzyński wyniósł przykładowo: 980 zł.
3. Pracownica złożyła pracodawcy oświadczenie PIT-2.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. Zasiłek macierzyński wypłacany przez pracodawcę (za październik): | |||
| a) kwota brutto zasiłku macierzyńskiego | 1.604,87 zł | 22 | 23-0 |
| b) zaliczka na podatek dochodowy | 243,00 zł | 23-0 | 22 |
| 2. WB - wypłata zasiłku macierzyńskiego | |
|
|
| 3. Zasiłek macierzyński wypłacany przez pracodawcę (za listopad): | |||
| a) kwota brutto zasiłku macierzyńskiego | 980,00 zł | 22 | 23-0 |
| b) rozliczenie nadpłaty za październik | - 600,59 zł | 22 | 23-0 |
| c) zaliczka na podatek dochodowy ustalona od zmniejszonej kwoty: 980 zł - 600,59 zł = 379,41 zł, (379 zł × 18%) - 46,33 zł = 21,89 zł w zaokrągleniu |
22,00 zł | 23-0 | 22 |
| 4. WB - wypłata zasiłku macierzyńskiego | 357,41 zł | 23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
