Mamy zamiar zawrzeć umowę grupowego ubezpieczenia dla pracowników. Jak powinny przebiegać księgowania z tym związane?
Grupowe ubezpieczenie pracownicze zawierane jest przez pracodawcę celem ochrony życia i zdrowia pracowników, jako jedna z form pozapłacowego systemu motywowania pracowników. Ubezpieczeniem objęci są zazwyczaj pracownicy, którzy zadeklarują chęć przystąpienia do niego. Zawarta polisa przewiduje wypłatę odszkodowania np. w razie śmierci pracownika lub małżonka pracownika, rodziców, teściów, dziecka, urodzenia dziecka, trwałego uszczerbku na zdrowiu pracownika. Uposażonymi są pracownicy lub członkowie ich rodzin.
Składki za grupowe ubezpieczenie na życie przekazywane są przez pracodawcę. Przy czym ubezpieczenie może być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Możliwe są bowiem trzy warianty:
1) składki są finansowane w całości przez pracodawcę, w takim przypadku, składka ubezpieczeniowa finansowana przez pracodawcę zazwyczaj podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
2) składki są finansowane w całości przez pracownika, wtedy składka za ubezpieczenie potrącana jest co miesiąc z wynagrodzenia pracownika w wysokości odpowiadającej wybranemu pakietowi ubezpieczenia,
3) składki są finansowane w części przez pracodawcę oraz w części przez pracownika, wtedy część ubezpieczenia finansowana przez zakład pracy rozliczana jest na zasadach przedstawionych w pkt 1, a pozostała część składki jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.
Opodatkowanie świadczenia z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowniczego
W świetle przepisów podatkowych powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w związku z opłaceniem przez pracodawcę składek na grupowe ubezpieczenie uzależnione jest od tego, kto jest uprawniony do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego z tego tytułu. |
Jeżeli w świetle przepisów podatkowych uprawnionym do otrzymania ewentualnego odszkodowania jest pracownik, to składka na ubezpieczenie grupowe finansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Składkę zalicza się w takim przypadku do przychodów z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof.
Z kolei, gdy uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, to opłacane przez zakład pracy składki na ubezpieczenie grupowe nie będą stanowiły dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i w związku z tym nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Składki ZUS
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Warunkiem obligatoryjnym, który umożliwia płatnikowi składek skorzystanie z wyłączenia przewidzianego wskazanym wyżej przepisem, jest partycypowanie przez pracownika w kosztach uzyskania świadczeń, o których traktuje ten przepis. Ponadto, świadczenia te muszą wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Jeżeli więc wartość współfinansowanych przez przedsiębiorcę części świadczeń z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowniczego ponoszona na rzecz pracowników kwalifikowana jest jako przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy oraz u przedsiębiorcy nie obowiązuje zakładowy bądź ponadzakładowy układ zbiorowy pracy oraz prawo do tego świadczenia nie wynika z regulaminu wynagradzania, to świadczenia te będą uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Świadczenia z tytułu ubezpieczenia grupowego będą wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli przedsiębiorca dokona zapisu np. w regulaminie wynagradzania, z którego będzie wynikało prawo pracowników do ich otrzymywania. |
Powyższe wynika z interpretacji indywidualnej Oddziału ZUS w Gdańsku z 5 kwietnia 2013 r., znak: DI/100000/451/140/2013.
Ewidencja w księgach
Wartość przekazywanej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe, stanowiącą przychód pracownika, dolicza się do wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika za konkretny miesiąc i od łącznej kwoty przychodu uzyskanego w danym miesiącu oblicza się i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i składkę zdrowotną. |
Jeśli składka na ubezpieczenia grupowe jest opłacana i finansowana przez pracodawcę, to ujmuje się ją w księgach pracodawcy, zapisami:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednie konto zespołu 5, - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Natomiast w przypadku, gdy pracownik ponosi koszty ubezpieczenia grupowego, a pracodawca pośredniczy jedynie w płatności tej składki, to kwotę zapłaconego miesięcznie ubezpieczenia ujmuje się wyłącznie na koncie rozrachunkowym 24, w sposób zaprezentowany na przykładzie w dalszej części opracowania.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka finansuje ubezpieczenie grupowe dla wszystkich pracowników i opłaca miesięczną składkę w wysokości: 4.500 zł. Uprawnionymi do uzyskania świadczeń z tytułu ubezpieczenia zgodnie z umową są pracownicy.
2. W danym miesiącu pracownikowi "X" doliczono do miesięcznego wynagrodzenia w kwocie: 3.900 zł wartość finansowanej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 45 zł. Od łącznej kwoty wynagrodzenia i składki ubezpieczenia grupowego obliczono i odprowadzono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.
3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
4. Naliczenie składek i zaliczki na podatek dochodowy na przykładzie pracownika "X" przedstawia poniższa tabela:
Wiersz | Wyszczególnienie | Kwota |
1. | Wynagrodzenie zasadnicze | |
2. | Składka na ubezpieczenie grupowe zapłacona za pracownika | 45,00 zł |
3. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne | 3.945,00 zł |
4. | Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) | 540,86 zł |
5. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4) | 3.404,14 zł |
6. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) | 306,37 zł |
7. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%) | 263,82 zł |
8. | Koszty uzyskania przychodów | 111,25 zł |
9. | Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4) |
3.293,00 zł |
10. | Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł | 546,41 zł |
11. | Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 10 - wiersz 7) | 283,00 zł |
12. | Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11) | 2.769,77 zł |
13. | Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (podstawa: 3.945,00 zł): a) składki rentowa i emerytalna: 3.945,00 zł × 16,26% = 641,46 zł b) składka wypadkowa, np. 2%: 3.945,00 zł × 2% = 78,90 zł c) składki na FP i FGŚP: 3.945,00 zł × 2,55% = 100,60 zł |
820,96 zł |
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - uregulowanie składki na ubezpieczenie grupowe pracowników (łącznie za wszystkich pracowników) | |
|
|
2. LP - rozliczenie składkowo-podatkowe wynagrodzenia pracownika "X" w uwzględnieniem składki na ubezpieczenie grupowe: | |||
a) wynagrodzenie brutto | 3.900,00 zł | 40-4 | 23-0 |
b) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika: 540,86 zł + 306,37 zł = |
847,23 zł | 23-0 | 22 |
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 283,00 zł | 23-0 | 22 |
d) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 641,46 zł + 78,90 zł + 100,60 zł = |
820,96 zł | 40-5 | 22 |
III. Księgowania:
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka zawarła umowę ubezpieczenia grupowego, do którego przystąpili wszyscy chętni pracownicy. Jednostka dokonuje miesięcznego przelewu składki na rachunek ubezpieczyciela w wysokości: 1.175 zł.
2. Jednostka potrąca z miesięcznego wynagrodzenia składkę na ubezpieczenie grupowe pracownikom, którzy przystąpili do tego ubezpieczenia, w wysokości: 47 zł.
3. Spółka dokonała przelewu wynagrodzeń pracownikom objętym ubezpieczeniem grupowym po potrąceniu składki na to ubezpieczenie w kwocie: 40.000 zł - 1.175 zł = 38.825 zł.
4. Dla uproszczenia kwotę składki na ubezpieczenie grupowe oraz wypłaty wynagrodzenia zaksięgujemy jedną kwotą. Jednak w praktyce wynagrodzenie rozksięgowuje się na kontach analitycznych do konta 23-0 dla każdego pracownika osobno.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - zapłata składki na ubezpieczenie grupowe pracowników | 1.175 zł | 24 | 13-0 |
2. LP - potrącenie składki na ubezpieczenie grupowe z wynagrodzeń pracowników | 1.175 zł | 23-0 | 24 |
3. WB - wypłata wynagrodzenia pomniejszona o potrąconą składkę na ubezpieczenie grupowe | 38.825 zł | 23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
|