Wyszukaj

Jak szukać?»

Do 31 grudnia 2014 r. należy powiadomić US o rezygnacji z bilansowej metody ustalania różnic kursowych.
Zamknij
Aktualnie jesteś: Rachunkowość » Księgi rachunkowe
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ujęcie kosztów w księgach roku, którego dotyczą na wybranych przykładach

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 1 (337) z dnia 1.01.2013
1. Moment ujęcia kosztu w księgach rachunkowych

Sporządzając sprawozdanie finansowe za 2012 r., trzeba pamiętać o przyporządkowaniu kosztów do odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Takie postępowanie wynika z zasady memoriału oraz powiązanej z nią zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

Zasada memoriału stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zob. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to obowiązek ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie dotyczą tego roku, niezależnie od tego czy zostały one zafakturowane lub notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów oraz czy zostały przez nią zapłacone.

Z kolei zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów - określona w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości - wymaga, aby do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane były koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Konsekwencją stosowania zasady współmierności jest tworzenie rezerw, biernych i czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz rozliczeń międzyokresowych przychodów.


2. Odsetki od kredytu nienotyfikowane przez bank na dzień bilansowy

Jak ująć w księgach rachunkowych i bilansie odsetki od kredytu obrotowego na dzień bilansowy?

Odsetki od kredytu wymagające na dzień bilansowy zapłaty, zwiększające zobowiązanie z tytułu zaciągniętego kredytu, są zazwyczaj notyfikowane przez bank. Odsetki należy jednak wykazać także wtedy, gdy nie są notyfikowane, gdyż zgodnie z umową nie wymagają jeszcze zapłaty, choć dotyczą danego roku obrotowego. W takim przypadku odsetki te nalicza się we własnym zakresie i jeżeli dotyczą kredytu obrotowego odnosi się je w ciężar konta 75-1 "Koszty finansowe" w sposób następujący:

      - Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
      - Ma konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe" lub 13-4 "Kredyty bankowe".

Ujęcie w księgach rachunkowych odsetek nienotyfikowanych przez bank (na koncie 65 lub 13-4) zależy od zasad przyjętych przez jednostkę w dokumentacji wymaganej art. 10 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli jednostka księguje nienotyfikowane odsetki na koncie 13-4 "Kredyty bankowe", to może je ująć na odrębnym koncie analitycznym prowadzonym do konta kredytów, aby nie utrudniać uzgodnienia kont z bankiem.

Niezależnie od sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (Ma konto 13-4 lub 65), odsetki naliczone przez jednostkę na dzień bilansowy, których termin płatności przypada na rok następny, wykazuje się w pasywach bilansu łącznie z kredytem.

Kredyty wykazuje się w podziale na długoterminowe (wymagalne w okresie powyżej 12 miesięcy) i krótkoterminowe (wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego) w następujących pozycjach pasywów bilansu:

1) B.II.2 lit. a) "Zobowiązania długoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki" - długoterminowe kredyty,

2) B.III.2 lit. a) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki" - krótkoterminowe kredyty.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zaciągnęła kredyt obrotowy. Na dzień bilansowy ujęła w księgach nienotyfikowane przez bank odsetki od tego kredytu w kwocie: 800 zł. Odsetki te, zgodnie z polityką rachunkowości, zaksięgowała na koncie 13-4/1 "Odsetki nienotyfikowane przez bank".

2. Z postanowień umowy wynika, iż 18 stycznia 2013 r. bank pobierze z konta jednostki ratę kredytu w kwocie: 4.200 zł oraz odsetki w kwocie: 1.875 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach 2012 r.
1. PK - naliczenie na dzień bilansowy odsetek od kredytu obrotowego 800 zł 75-1/1 13-4/1
B. Zapisy w księgach 2013 r.
1. WB z 18 stycznia 2013 r.:         
   a) rata kredytu 4.200 zł 13-4/0 13-0
   b) odsetki naliczone do 18 stycznia 2013 r. 1.875 zł 75-1/0 13-0
   c) storno odsetek naliczonych na dzień bilansowy (800 zł) 75-1/1 13-4/1

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach w 2012 r.

Odsetki od kredytu nienotyfikowane przez bank na dzień bilansowy

B. Zapisy w księgach w 2013 r.

Odsetki od kredytu nienotyfikowane przez bank na dzień bilansowy

3. Faktura dotycząca raty leasingu operacyjnego wystawiona na przełomie roku

Spółka otrzymała w grudniu 2012 r. fakturę dotyczącą miesięcznej raty leasingu operacyjnego, wystawioną w grudniu 2012 r., ale z wyznaczonymi na styczeń 2013 r. datami sprzedaży i płatności. Czy w takim przypadku fakturę należy ująć w księgach grudnia, czy stycznia?

Faktura, o której mowa w pytaniu, podlegać będzie ewidencji w księgach rachunkowych grudnia 2012 r. Przy czym zafakturowany w grudniu 2012 r. koszt raty leasingu operacyjnego za styczeń 2013 r., powinien zostać ujęty na koncie 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe). Za pośrednictwem tego konta zostanie on odniesiony w koszty w księgach roku, którego dotyczy, czyli roku 2013. W bilansie sporządzanym za 2012 r. wartość netto raty leasingu operacyjnego za styczeń 2013 r. jednostka wykaże w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

Przepisy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowią bowiem, iż w odniesieniu do kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Przykład

I. Założenia:

1. W grudniu 2012 r. jednostka otrzymała fakturę dotyczącą raty leasingu operacyjnego za styczeń 2013 r., opiewającą na kwotę brutto: 2.214 zł (w tym VAT: 414 zł).

2. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach 2012 r.
1. Faktura VAT wystawiona w grudniu 2012 r., dokumentująca ratę leasingu operacyjnego za styczeń 2013 r.         
   a) kwota brutto faktury 2.214 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 414 zł 22-1 30
   c) wartość netto faktury 1.800 zł 40-2 30
   d) przeniesienie wartości netto raty leasingu za styczeń 2013 r. do rozliczenia w czasie 1.800 zł 64-0 49
B. Zapisy w księgach 2013 r.
1. PK - odpisanie w koszty styczniowej raty leasingu operacyjnego 1.800 zł 49 64-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2012 r.

Faktura dotycząca raty leasingu operacyjnego wystawiona na przełomie roku

B. Zapisy w księgach 2013 r.

Faktura dotycząca raty leasingu operacyjnego wystawiona na przełomie roku

4. Rozliczanie szkód w składnikach majątku na przełomie roku

W grudniu 2012 r. wypadkowi uległ samochód służbowy objęty ubezpieczeniem AC. Natomiast naprawę samochodu przeprowadzimy dopiero w 2013 r. Jak zaksięgować koszty i przychody związane z tym zdarzeniem? Firma ubezpieczeniowa w grudniu 2012 r. na podstawie kosztorysu powypadkowego przyznała odszkodowanie i przekazała je na nasze konto.

Koszty i przychody związane z naprawą powypadkową samochodów oraz z otrzymanym w związku z tym odszkodowaniem stanowią zdarzenia pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. Wobec tego ujmuje się je w księgach rachunkowych w pozostałych przychodach operacyjnych lub pozostałych kosztach operacyjnych (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości).

Dodatkowo należy pamiętać, iż w odniesieniu do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych (na które odnosi się m.in. skutki wypadku drogowego), w wyniku finansowym jednostki, bez względu na jego wysokość należy uwzględnić wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne. Odnosi się to także do zdarzeń ujawnionych pomiędzy dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (por. art. 7 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Zwracamy ponadto uwagę, iż zarachowanie odszkodowania bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych, możliwe jest tylko wtedy, gdy:

  • kwota roszczenia z tytułu odszkodowania jest akceptowana przez strony,
     
  • uzyskanie odszkodowania od zakładu ubezpieczeń nie budzi wątpliwości,
     
  • decyzja o przyznanym odszkodowaniu wpłynęła do jednostki przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za okres, w którym poniesiono szkodę.

Przyznane od ubezpieczyciela odszkodowanie księguje się zatem - pod datą otrzymania decyzji o jego przyznaniu - na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
      - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Koszty związane z powypadkową naprawą pojazdu ujmuje się z kolei w pozostałych kosztach operacyjnych - pod datą ich poniesienia.

Z uwagi na fakt, iż wypadek miał miejsce w 2012 r., a koszty naprawy samochodu zostaną poniesione dopiero w następnym roku obrotowym, wskazane jest utworzenie rezerwy na zobowiązania związane z usunięciem tej szkody na podstawie art. 35d ustawy o rachunkowości.

W sytuacji opisanej w pytaniu tego rodzaju rezerwę tworzy się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

      - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
      - Ma konto 83 "Rezerwy".

Kwotę rezerwy można wiarygodnie oszacować, przyjmując wartość wynikającą z kosztorysu powypadkowego. Utworzoną rezerwę wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy" - jako rezerwę krótkoterminową.

Przykład

I. Założenia:

1. Samochód służbowy objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC w grudniu 2012 r. uległ wypadkowi.

2. Firma ubezpieczeniowa na podstawie kosztorysu powypadkowego przyznała w grudniu 2012 r. odszkodowanie na koszty naprawy w wysokości: 5.000 zł.

3. W grudniu jednostka poniosła jedynie koszty odholowania pojazdu w wysokości: 615 zł (w tym 23% VAT: 115 zł). Naprawa samochodu zostanie zakończona 30 stycznia 2013 r. i jednostka otrzyma fakturę na kwotę brutto: 6.150 zł (w tym VAT: 1.150 zł).

4. Jednostce przysługuje prawo odliczenia VAT naliczonego.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach 2012 r.
1. FV - usługa holowania pojazdu:      
   a) wartość brutto zobowiązania 615 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 115 zł 22-1 30
   c) zaliczenie wartości usługi w kwocie netto do pozostałych kosztów operacyjnych 500 zł 76-1 30
 2. PK - zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty odszkodowania na podstawie decyzji firmy ubezpieczeniowej 5.000 zł 24 76-0
3. WB - wpływ odszkodowania na rachunek bankowy jednostki 5.000 zł 13-0 24
4. PK - utworzenie rezerwy na zobowiązanie związane z usunięciem szkody komunikacyjnej 5.000 zł 76-1 83
B. Zapisy w księgach 2013 r.
1. FV - naprawa powypadkowa samochodu:      
   a) wartość brutto zobowiązania 6.150 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu 1.150 zł 22-1 30
   c) usługa (naprawa) netto 5.000 zł 83 30
2. WB - zapłata za naprawę 6.150 zł 21 13-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2012 r.

Rozliczanie szkód w składnikach majątku na przełomie roku

B. Zapisy w księgach 2013 r.

Rozliczanie szkód w składnikach majątku na przełomie roku

5. Koszty podróży służbowych na przełomie roku

Pod koniec grudnia 2012 r. nasz pracownik odbył podróż służbową. Na dzień bilansowy nie dokonał rozliczenia. Rozliczenie zaliczki przedstawi w styczniu 2013 r. i wtedy zostaną mu zwrócone ewentualne koszty. Czy koszty tej podróży będą kosztem bilansowym 2012 r., czy 2013 r.?

Zgodnie z zasadą memoriału koszty ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego dotyczą. Oznacza to, że koszty podróży służbowej odbytej w grudniu 2012 r. należy ująć w księgach rachunkowych 2012 r., mimo że faktyczne rozliczenie z pracownikiem nastąpi dopiero w styczniu 2013 r.

Koszty delegacji służbowej pracownika, wynikające z rozliczenia zatwierdzonego przez kierownika jednostki, podlegać będą więc ujęciu w księgach 2012 r., zapisem:

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
        (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

W przypadku, gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji, na dzień bilansowy na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" pozostanie nierozliczone saldo Ma. Saldo to odzwierciedla zobowiązanie jednostki wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów delegacji i powinno zostać wykazane w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Jeśli natomiast pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji, konto 23-4 wykazywać będzie saldo Wn, stanowiące należność od pracownika, które ujmuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".

Przykład

I. Założenia:

1. W dniach 27-29 grudnia 2012 r. pracownik odbywał krajową podróż służbową. Na poczet podróży służbowej pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie: 500 zł. 3 stycznia 2013 r. pracownik przedłożył delegację do rozliczenia. Przedstawione przez pracownika rozliczenie opiewało na łączną kwotę: 550 zł. W tym samym dniu zatwierdzono delegację do wypłaty. Kwotę należną pracownikowi z tytułu podróży służbowej w wysokości: 50 zł wypłacono z kasy.

2. Koszty odbytej przez pracownika delegacji obciążyły koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach 2012 r.
1. KP - wypłata zaliczki na podróż służbową 500 zł 23-4 10
2. Koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia 550 zł 40-6 23-4
B. Zapisy w księgach 2013 r.
3. KW - zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej 50 zł 23-4 10

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2012 r.

Koszty podróży służbowych na przełomie roku

B. Zapisy w księgach 2013 r.

Koszty podróży służbowych na przełomie roku

Księgi rachunkowe - czytaj także:

Aplikacja dla Księgowych ! - ASYSTENT GOFIN - POZNAJ I POBIERZ - www.asystent.gofin.pl
www.sklep.gofin.pl
POLECAMY
www.PrzewodnikPrenumeratora.gofin.pl
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
WIĘCEJ NA TEN TEMAT W ZASOBACH PŁATNYCH
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60