Prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, w tym dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników określa ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), zwana dalej K.p. Stosownie do art. 1031 K.p., podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Zakres świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych zależy od tego, czy pracownik:
Pracownikowi, który podnosi swoje kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, przysługują:
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (zob. art. 1031 § 2 oraz § 3 K.p.). Ponadto, na podstawie art. 1033 K.p., pracodawca może przyznać takiemu pracownikowi dodatkowe świadczenia, w szczególności może pokryć opłaty za:
Natomiast pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia umiejętności na zasadach innych, pracodawca może przyznać zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny, w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem (zob. art. 1036 K.p.).
Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca zawiera na piśmie umowę, która określa wzajemne prawa i obowiązki obu stron. Umowa nie powinna zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy. Nie ma jednak obowiązku zawierania tego rodzaju umowy, jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w kosztach podatkowych
| Wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika mogą stanowić dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem że zdobyta lub uzupełniona wiedza wiąże się z zakresem obowiązków pracownika oraz charakterem prowadzonej działalności gospodarczej. |
Pracodawca powinien bowiem wykazać, że wydatki poniesione na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników miały na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof, oraz z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), dalej zwanej updop.
Podatek dochodowy a dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych
| Świadczenia otrzymane od pracodawcy w formie pokrycia kosztów opłat za kształcenie, przejazdy, podręczniki, czy zakwaterowanie stanowią dla pracownika - co do zasady - przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jednak korzysta ze zwolnienia od podatku. |
W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 90 updof, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne a podnoszenie kwalifikacji zawodowych
| Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. |
Powyższe wynika z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
|
Świadczenia przyznane pracownikowi na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na koncie kosztów rodzajowych "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, zapisem:
|
Zwracamy uwagę, że za czas nieobecności w pracy spowodowany urlopem szkoleniowym lub zwolnieniem z całości lub części dnia pracy, zgodnie z art. 1031 § 3 K.p. - pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenie to ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie listy płac według zasad ogólnych zapisami:
| a) wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy: |
| - Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia" lub konto zespołu 5, - Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", |
| b) składki ZUS obciążające pracownika oraz zaliczka na podatek dochodowy: |
| - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne", |
| c) składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, FEP obciążające pracodawcę: |
| - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konto zespołu 5, - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne". |
Stosownie do art. 1033 K.p., pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, takie jak koszty kształcenia, przejazdu, podręczniki i inne. Przepis ten zawiera jednak tylko przykładowy katalog dodatkowych świadczeń jakie pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe. Jednocześnie udzielanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych ma charakter dobrowolny (pracodawca może ich udzielić, ale nie musi). Może on zatem wyrazić zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, ale bez zgody na pokrywanie kosztów kształcenia, lub też ze zgodą tylko na częściowe pokrycie tych kosztów.
Dofinansowanie kursu prawa jazdy dla pracownika w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy zostanie ujęte w księgach rachunkowych, w tym przypadku, w wysokości udzielonego dofinansowania (limitu). Ewidencję księgową dofinansowania pracownikowi kursu prawa jazdy przedstawiono na przykładzie liczbowym.
Przykład
I. Założenia:
1. W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracodawca skierował pracownika na kurs prawa jazdy, które będzie niezbędne do odbywania wyjazdów w ramach obowiązków służbowych.
2. Pracodawca dofinansował kurs prawa jazdy kat. C do wysokości: 1.000 zł.
3. Pracownik przedstawił fakturę za kurs na kwotę: 1.450 zł.
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w układzie rodzajowym i sporządza rachunek zysków i strat w wersji porównawczej.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FV - faktura za kurs prawa jazdy (ujęta w księgach w wysokości udzielonego limitu) | 1.000 zł | 30 | 23-4 |
| 2. PK - zaliczenie w ciężar kosztów operacyjnych dofinansowania do kursu | 1.000 zł | 40-5 | 30 |
| 3. WB - przelew dofinansowania pracownikowi | 1.000 zł | 23-4 | 13-0 |
III. Księgowania:
Spółka należy do grupy kapitałowej, w ramach której większość jednostek posługuje się językiem niemieckim. Dlatego też, w ramach podwyższania kwalifikacji zawodowych pracowników, spółka finansuje kurs języka niemieckiego w Polsce. Jak ująć w księgach fakturę otrzymaną od szkoły języków obcych?
Ewidencję księgową sfinansowanego kursu językowego przedstawia poniższy przykład.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. współpracująca ze spółkami z grupy kapitałowej posługującej się głównie językiem niemieckim finansuje swoim pracownikom kurs języka niemieckiego.
2. W sierpniu 2012 r. jednostka otrzymała fakturę za kurs językowy na kwotę: 2.000 zł.
3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i funkcjonalnym, a koszty podwyższania kwalifikacji zawodowych pracowników ujmuje w kosztach zarządu.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FV - faktura za kurs języka niemieckiego dla pracowników | 2.000 zł | 30 | 21 |
| 2. PK - zaliczenie kosztów szkolenia językowego w ciężar kosztów działalności operacyjnej | 2.000 zł | 40-5 | 30 |
| 3. PK - księgowanie równoległe | 2.000 zł | 55 | 49 |
| 4. WB - zapłata zobowiązania wobec szkoły językowej | 2.000 zł | 21 | 13-0 |
III. Księgowania:
Zwracamy uwagę, iż stosownie do art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), dalej zwaną ustawą o VAT, usługi nauczania języków obcych są zwolnione z VAT. Dlatego też w przedstawionym wyżej przykładzie w księgowaniach nie występuje VAT naliczony.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
