Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) i zasady gospodarowania jego środkami, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592), dalej zwana ustawą o ZFŚS.
Działalność socjalna pracodawcy obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, takich jak: wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wczasy agroturystyczne. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:
pracownicy i ich rodziny,
emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny,
inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu.
Należy jednak zwrócić uwagę, iż - zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Pracownik złożył wniosek o dofinansowanie do wczasów, w których uczestniczyły tylko osoby pełnoletnie. Czy dofinansowanie będzie zwolnione z podatku dochodowego?
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Tym samym otrzymanie przez pracownika dofinansowania do wypoczynku (np. wczasów) skutkuje u pracownika powstaniem przychodu ze stosunku pracy. Przy czym przychód ten nie zawsze będzie w całości opodatkowany podatkiem dochodowym.
Stosownie bowiem do art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Dofinansowanie do wczasów pracownika i jego rodziny będzie wolne od podatku, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
dofinansowanie jest wynikiem działalności socjalnej, określonej w ustawie o ZFŚS,
dofinansowanie pochodzi w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,
wysokość świadczeń socjalnych otrzymanych przez pracownika nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł (nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu).
Jeżeli któryś z wyżej wymienionych warunków nie jest spełniony, np. dofinansowanie pochodzi ze środków obrotowych pracodawcy, to kwota dofinansowania w całości podlega opodatkowaniu.
Pracownik złożył wniosek o dofinansowanie pobytu jego dziecka na obozie sportowym. Czy dofinansowanie do tej formy wypoczynku będzie opodatkowane?
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, zwolnione od opodatkowania są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:
z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.
Należy zwrócić uwagę, iż w odniesieniu do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 nie wszystkie dopłaty mogą korzystać ze zwolnienia. Ustawodawca określił bowiem wprost, iż zwolnienie dotyczy:
a) wypoczynku w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz
b) wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie.
Czy dofinansowanie do różnych form wypoczynku stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne?
Dofinansowanie do wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jak bowiem wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników mają także zastosowanie w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Powyższe oznacza, że dofinansowanie ze środków ZFŚS wypoczynku pracowników i ich rodzin nie podlega oskładkowaniu.
Natomiast dofinansowanie ze środków obrotowych pracodawcy podlega oskładkowaniu na takich samych zasadach jak inne przychody uzyskiwane przez pracownika ze stosunku pracy.
3.1. Dopłata ze środków ZFŚS
Jak zaksięgować dofinansowanie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych letniego wypoczynku pracownika i jego rodziny?
Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do wypoczynku pracownika i jego rodziny może przebiegać następująco:
1. PK - przyznanie dofinansowania przez zakład pracy: |
- Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
2. PK - potrącenie podatku dochodowego od kwoty dofinansowania (o ile nie korzysta ze zwolnienia z podatku): |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne". |
3. WB - wypłata świadczenia (po potrąceniu podatku): |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
4. WB - refundacja środków z rachunku ZFŚS (kwota brutto): |
- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący", - Ma konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS". |
Przykład
I. Założenia:
Pracownik przedstawił pracodawcy rachunek za wczasy rodzinne zakupione w biurze turystycznym. Z wczasów korzystali: pracownik, jego żona i dwoje małoletnich dzieci. Łączny wydatek na wczasy dla rodziny pracownika wyniósł: (2 osoby dorosłe × 1.500 zł) + (2 dzieci × 1.100 zł) = 5.200 zł. Zgodnie ze złożonym oświadczeniem o dochodach, pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości wczasów, nie więcej jednak niż 600 zł na osobę.
II. Ustalenie kwoty dofinansowania:
1. Koszt wczasów 1 osoby dorosłej: 1.500 zł × 50% = 750 zł; 750 zł > 600 zł,
2. Koszt wczasów 1 osoby małoletniej: 1.100 zł × 50% = 550 zł; 550 zł < 600 zł.
3. Ogółem dofinansowanie: (2 osoby × 600 zł) + (2 osoby × 550 zł) = 2.300 zł.
III. Obciążenia podatkowo-składkowe:
1. Dofinansowanie z ZFŚS do wczasów małoletnich dzieci pracownika zorganizowanych przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie jest zwolnione z opodatkowania i oskładkowania w pełnej kwocie, tj. w wysokości: 2 dzieci × 550 zł = 1.100 zł.
2. Dofinansowanie z ZFŚS do wczasów pracownika i jego żony korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego do kwoty: 380 zł (zakładamy, że pracownik w tym roku nie otrzymał innych świadczeń mieszczących się w limicie tego zwolnienia). Nadwyżka ponad tę kwotę w wysokości: 1.200 zł - 380 zł = 820 zł podlega opodatkowaniu. Zwolniona z oskładkowania jest zaś cała kwota dofinansowania, tj. 1.200 zł.
3. W miesiącu dopłaty pracownik uzyskał wynagrodzenie w kwocie: 3.000 zł, w którym uwzględniono m.in. miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości: 111,25 zł oraz kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek w wysokości: 46,33 zł. Wynagrodzenie wypłacono przed wypłatą dofinansowania.
4. Pracodawca wpłacił na konto pracownika kwotę dofinansowania w wysokości: 2.300 zł, pomniejszoną o zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości: 148 zł.
IV. Dekretacja:
|
|
|
|
|
|
||
1. PK - przyznanie dofinansowania do wypoczynku ze środków ZFŚS (kwota brutto) |
|
|
|
2. Zaliczka na podatek dochodowy (w zaokrągleniu do pełnych złotych): 820 zł × 18% = |
148 zł
|
|
|
3. WB - wypłata pracownikowi kwoty dofinansowania: 2.300 zł - 148 zł = |
2.152 zł
|
|
|
4. WB - refundacja środków |
2.300 zł
|
|
|
V. Księgowania:
3.2. Dopłata ze środków obrotowych
Jak ująć w księgach rachunkowych dopłatę do wypoczynku letniego finansowanego ze środków obrotowych pracodawcy?
Dopłaty do wypoczynku letniego finansowane ze środków obrotowych pracodawcy obciążają koszty działalności operacyjnej, które ujmuje się na kontach zespołu 4 i 5. Z uwagi na fakt, iż są to świadczenia na rzecz pracowników odnosi się je w ciężar konta 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednie konto zespołu 5 (w zależności od przyjętych zasad ewidencji kosztów działalności operacyjnej). Ewidencja księgowa dofinansowania ze środków obrotowych do wypoczynku pracownika może zatem przebiegać następująco:
1. PK - przyznanie dofinansowania przez zakład pracy: |
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub zespół 5, - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
2. PK - potrącenia: |
a) składki ZUS obciążające pracownika: |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne", |
b) podatek dochodowy od kwoty dofinansowania (o ile nie korzysta ze zwolnienia z podatku): |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne". |
3. WB - wypłata świadczenia (po potrąceniu podatku i składek ZUS): |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
W praktyce wiele jednostek wypłaca dofinansowanie w pełnej kwocie bez potrącania podatku i składek ZUS, są one bowiem potrącane z wynagrodzenia wypłacanego w miesiącu dofinansowania.
Przykład
I. Założenia:
1. Pracodawca wypłacił pracownicy ze środków obrotowych: 1.500 zł za pobyt jej 11-letniego syna na kolonii zorganizowanej przez firmę turystyczną. Świadczenie to w całości jest oskładkowane i wolne od podatku dochodowego do kwoty: 760 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.
2. W miesiącu dopłaty pracownica uzyskała wynagrodzenie w kwocie: 2.000 zł, w którym uwzględniono m.in. miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości: 111,25 zł oraz kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek w wysokości: 46,33 zł.
3. Pracodawca wpłacił na konto pracownicy całą kwotę dofinansowania, zaś podatek i składki ZUS potrącił z wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu dofinansowania.
II. Obciążenia podatkowo-składkowe:
|
|
|
|
Wynagrodzenie za pracę |
2.000,00
|
|
Dofinansowanie ze środków obrotowych do kolonii dziecka podlegające opodatkowaniu: (1.500,00 zł - 760,00 zł) |
740,00
|
|
Dofinansowanie ze środków obrotowych do kolonii zwolnione od opodatkowania |
760,00
|
|
Dofinansowanie ze środków obrotowych do kolonii dziecka podlegające składkom ZUS |
1.500,00
|
|
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: (wiersz 1 + wiersz 4) |
3.500,00
|
|
Składki na ubezpieczenia społeczne: (wiersz 5 × 13,71%) |
479,85
|
|
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (wiersz 5 - wiersz 6) |
3.020,15
|
|
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (wiersz 7 × 9%) |
271,81
|
|
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku: (wiersz 7 × 7,75%) |
234,06
|
|
Koszty uzyskania przychodu |
111,25
|
|
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych: (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 10 - wiersz 6) |
2.149,00
|
|
Zaliczka na podatek: (wiersz 11 × 18%) - 46,33 zł |
340,49
|
|
Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych: (wiersz 12 - wiersz 9) |
106,00
|
|
Do wypłaty: (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 6 - wiersz 8 - wiersz 13) - 1.500,00 zł |
1.142,34
|
|
Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (podstawa: 3.500 zł): a) składki rentowa i emerytalna: 3.500 zł × 16,26% = 569,10 zł b) składak wypadkowa, np. 2%: 3.500 zł × 2% = 70 zł c) składka na FP i FGŚP: 3.500 zł × 2,55% = 89,25 zł |
728,35
|
II. Dekretacja:
|
|
|
|
|
|
||
1. PK - przyznanie dofinansowania do kolonii dziecka ze środków obrotowych (kwota brutto) |
1.500,00 zł
|
|
|
2. WB - wypłata pracownikowi kwoty dofinansowania |
1.500,00 zł
|
|
|
3. Lista płac: | |||
a) kwota wynagrodzenia |
2.000,00 zł
|
|
|
b) zaliczka na podatek dochodowy |
106,00 zł
|
|
|
c) składki ZUS: 479,85 zł + 271,81 zł = |
751,66 zł
|
|
|
4. WB - wypłata wynagrodzenia |
1.142,34 zł
|
|
|
5. PK - składki obciążające pracodawcę |
728,35 zł
|
|
|
III. Księgowania:
|