Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Rachunkowość » Księgi rachunkowe

Krajowe podróże służbowe w księgach rachunkowych - dokumentacja i ewidencja

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 12 (324) z dnia 20.06.2012
1. Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych

Wysłaliśmy naszego pracownika w podróż służbową na terenie kraju. Podróż trwała prawie dwie doby. Jakie należności przysługują temu pracownikowi w związku z odbyciem podróży?

W świetle art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
 

Warunki i zasady rozliczania krajowych podróży służbowych pracowników, w tym zasady ustalania diet i innych należności związanych z tymi podróżami, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie krajowej podróży służbowej.

W myśl tego rozporządzenia, z tytułu podróży służbowej pracownikom przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,

  • noclegów,

  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

  • innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Przy czym dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju nie może zostać ustalona w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce sfery budżetowej w rozporządzeniu.

Należy także pamiętać, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi w wyższej wysokości niż określone przepisami rozporządzenia w sprawie krajowej podróży służbowej podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej wyznaczone limity. Powyższe wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Dieta

Wysokość diety zależy od czasu podróży służbowej. Czas ten liczy się od momentu rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do momentu jej zakończenia (przyjazdu), tj. do powrotu po zakończeniu zadania. Obecnie dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju wynosi 23 zł za dobę podróży. Jeżeli krajowa podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W sytuacji natomiast, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W niektórych przypadkach prawo do diety jest wyłączone. Nie przysługuje ona pracownikowi, jeżeli: zapewniono mu całodzienne wyżywienie, delegowano go do miejsca jego stałego lub czasowego pobytu, przebywa w podróży trwającej co najmniej 10 dni i korzysta z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu i z powrotem (dieta nie przysługuje za czas "przerwy" w delegacji).

Ryczałt za nocleg

Pracownik, który znajduje się w podróży służbowej i nie korzystał z hotelu lub nie okaże pracodawcy rachunku za nocleg, ma prawo do ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% diety (obecnie: 34,50 zł). Ryczałt ten, w przypadku podróży krajowych, przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700. Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje za czas przejazdu do i z miejsca delegowania oraz gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Pracownik nie nabywa prawa do zwrotu kosztów noclegu, jeżeli zapewniono mu bezpłatny nocleg.

Ryczałt za dojazdy

Jeżeli w miejscowości oddelegowania pracownik korzysta z dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przysługuje mu prawo do ryczałtu na pokrycie tych kosztów. Ryczałt należy się w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (obecnie jest to 4,60 zł).

Zwrot kosztów przejazdu

Czy w przypadku odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika zwrot kosztów przejazdu odbywa się tylko na podstawie kilometrówki? Czy pracownikowi można zwrócić wydatki wynikające z posiadanych przez niego faktur?

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Rozporządzenie w sprawie krajowej podróży służbowej przewiduje również możliwość przejazdu motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).
 

W przypadku odbycia podróży służbowej własnym środkiem lokomocji, wysokość kosztów podlegających zwrotowi ustalana jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Pracownikowi nie przysługuje roszczenie o zwrot wydatków faktycznie poniesionych wynikających z posiadanych przez niego faktur bądź rachunków, np. za zakup paliwa i naprawy.

Do ustalenia limitu kosztów przejazdu w podróży służbowej przez pracownika pojazdem niebędącym własnością pracodawcy zastosowanie znajdują stawki za kilometr przebiegu pojazdu określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Stawki za 1 kilometr przebiegu nie mogą być obecnie (na dzień oddania niniejszej publikacji do druku) wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

W razie podróży służbowej odbywanej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy na pracowniku ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję prowadzi się w celu ustalenia faktycznej liczby przejechanych kilometrów. Pracodawca powinien potwierdzić przedłożoną przez pracownika ewidencję przebiegu pojazdu.


2. Wypłata zaliczki, rozliczenie kosztów podróży i dokumentowanie poniesionych wydatków

Czy pracownikowi udającemu się w krajową podróż służbową można wypłacić zaliczkę na niezbędne koszty podróży?

W razie odbywania krajowej podróży służbowej - na wniosek pracownika - pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży.

Zaliczkę wypłaca się na podstawie druku "Wniosek o zaliczkę" lub innego dowodu określonego w instrukcji obiegu dokumentów (w przypadku wypłaty z kasy może to być dokument "KW - Kasa wypłaci"). Przed wypłatą zaliczki wniosek musi być zatwierdzony do wypłaty przez głównego księgowego lub kierownika jednostki.

Udzielenie pracownikowi zaliczki na koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:
 

      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Jeżeli koszty podróży wynikające z przedłożonego przez pracownika rozliczenia będą niższe od kwoty zaliczki, różnicę pracownik wpłaca do kasy bądź zwraca na rachunek jednostki. W odwrotnej sytuacji, tj. gdy poniesione przez pracownika koszty podróży służbowej będą wyższe od kwoty zaliczki, powstałą różnicę należy pracownikowi wypłacić.

W jakim terminie oraz na podstawie jakich dokumentów pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej?
 

Rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie tych kosztów następuje na podstawie dokumentów potwierdzających fakt poniesienia przez pracownika określonych wydatków.

Podstawą zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową może być np. faktura VAT lub rachunek wystawiony na firmę, a także bilet. W sytuacji gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik może złożyć oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania i dołączyć je do rozliczenia. Jednak oświadczenia takie powinny dotyczyć tylko wyjątkowych, incydentalnych sytuacji i być dokładnie opisane.

W przypadku kosztów używania przez pracownika w podróży służbowej pojazdu niebędącego własnością pracodawcy podstawą ustalenia kwoty zwrotu jest ewidencja przebiegu tego pojazdu.

Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono rachunku za nocleg).

Rozliczenia kosztów podróży służbowej można dokonać na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" lub dowodzie wewnętrznym "Rozliczenie kosztów podróży służbowej", które mogą stanowić podstawę ujęcia tych kosztów w księgach rachunkowych, jeżeli będą spełniały wymagania dla dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Do dokumentów tych pracownik dołącza faktury, rachunki, oświadczenia, w niektórych przypadkach paragony fiskalne oraz bilety dokumentujące poniesione wydatki.

Należy jednak pamiętać, iż niektóre paragony (np. za płatną autostradę, przejazd taksówką, za miejsce parkingowe) nie zawierają wszystkich danych wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stąd też mogą one być dowodami księgowymi po uzupełnieniu - poprzez umieszczenie danych nabywcy i podpisu osoby dokonującej opłat oraz opisu operacji gospodarczej.


3. Moment ujęcia i sposób ewidencji kosztów podróży w księgach rachunkowych

27 kwietnia 2012 r. pracownik odbył podróż służbową. Rozliczenie kosztów tej podróży przedłożył dopiero 4 maja. W tym też dniu nastąpił zwrot kosztów. W którym momencie ująć w księgach rachunkowych koszty z tytułu tej podróży służbowej?

Ustalając moment ujęcia kosztów podróży służbowych w księgach rachunkowych należy wziąć pod uwagę jedną z podstawowych zasad rachunkowości, tj. zasadę memoriału, która nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ustawy o rachunkowości).
 

Oznacza to, że w ewidencji księgowej koszty z tytułu podróży służbowej ujmuje się w okresie, którego dotyczą. W sytuacji opisanej w pytaniu należy je więc ująć w księgach miesiąca, w którym pracownik odbył podróż służbową, czyli w kwietniu 2012 r.

W ciężar jakiego konta zaksięgować wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników?
 

Koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Jednostki nie mają przy tym ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.

W praktyce najczęściej koszty podróży służbowych ujmuje się na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Można również, jeżeli jednostka uzna to za zasadne, utworzyć odrębne konto kosztów prostych, np. 40-8 "Koszty podróży służbowych". Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Zatem przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:
 

      - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5 
        (w analityce: Koszty podróży służbowych),
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się natomiast:
 

      - Wn/Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma/Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy w dniach 14-17 maja 2012 r. (4 doby). Na wniosek pracownika wypłacono mu z kasy zaliczkę na poczet wydatków podczas podróży służbowej w wysokości: 800 zł.

2. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju, m.in. dieta (23 zł za dobę podróży), ryczałt za dojazdy (20% diety), zwrot kosztów noclegów.

3. 21 maja 2012 r. pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej dokonane na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" wraz z załączonymi:

a) 2 biletami PKP na kwotę brutto: 108 zł każdy (w tym: 8 zł VAT),

b) fakturą VAT za pobyt w hotelu na kwotę brutto: 840 zł.

4. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto

Wn

Ma

1. KW - wypłata zaliczki na podróż służbową

800,00 zł

23-4

10

2. PK - rozliczenie kosztów podróży służbowej:

 

 

 

   a) diety i ryczałty: 92,00 zł + 18,40 zł =

110,40 zł

40-6

 

   b) nocleg w hotelu - wartość brutto

840,00 zł

40-6

 

   c) bilety PKP (przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km):

 

 

 

       - wartość netto: 2 × 100,00 zł =

200,00 zł

40-6

 

       - VAT naliczony podlegający odliczeniu: 2 × 8,00 zł =

16,00 zł

22-1

 

   d) łączna kwota kosztów podróży

1.166,40 zł

 

23-4

3. WB - zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej po uwzględnieniu wypłaconej zaliczki: 1.166,40 zł - 800 zł =

366,40 zł
23-4
13-0

III. Księgowania:

Moment ujęcia i sposób ewidencji kosztów podróży

IV. Rozliczenie kosztów podróży służbowej i udokumentowanie wydatków:
Polecenie wyjazdu slużbowego

Rachunek kosztów podróży


Księgi rachunkowe - czytaj także:
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
WIĘCEJ NA TEN TEMAT W ZASOBACH PŁATNYCH
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60