Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 1 stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto, ujmując zdarzenia gospodarcze w księgach rachunkowych, należy uwzględnić m.in. zasadę memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą zasadą, w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ponadto, zgodnie z obowiązującą w rachunkowości zasadą współmierności, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczyć należy m.in. przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Natomiast zasada istotności wskazuje, iż w księgach rachunkowych należy wyodrębnić wszystkie zdarzenia mające istotny wpływ na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.

W przypadku zakupu usług księgowych na przełomie roku (2011/2012) może wystąpić sytuacja, gdy w styczniu 2012 r. otrzymany fakturę za usługi księgowe dotyczące grudnia 2011 r.

Ponieważ w takiej sytuacji wykonanie usługi nastąpi już w roku następnym (tu: w styczniu 2012 r.), pewne wątpliwości może budzić cytowany wyżej art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Dodatkowo należy pamiętać, że jednostka może, zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, o ile w ocenie jednostki nie spowoduje to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Na podstawie powyższych przepisów można więc przyjąć, że koszt prowadzenia ewidencji księgowej za grudzień br. może zostać zaliczony do kosztów grudnia 2011 r. lub do kosztów roku następnego, czyli stycznia 2012 r.

Przyjętą przez jednostkę zasadę należy stosować w sposób ciągły na przestrzeni lat. W przeciwnym razie mogłoby dojść do sytuacji, kiedy to w jednym roku rachunkowym zostałyby zaksięgowane koszty np. 13 miesięcy, co oczywiście jest niedopuszczalne. Tak więc, jednostka ma prawo wyboru przyjęcia rozwiązania, pod warunkiem stosowania go w sposób ciągły.

Koszty usług księgowych dla celów podatku dochodowego zaliczane są do kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami i w konsekwencji zalicza się je do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich faktycznego poniesienia, czyli ujęcia (zaksięgowania) w księgach rachunkowych (art. 15 ust. 4d-4e ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 5c-5d ustawy o PDOF). Zatem w przypadku zakupu usług księgowych na przełomie roku (2011/2012), dniem poniesienia kosztu będzie zawsze dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych na podstawie faktury VAT za wykonaną usługę.

Podsumowując:

Prawidłowym będzie, zarówno dla celów rachunkowych, a tym samym podatkowych zaliczenie kosztów usług księgowych wykonanych w styczniu 2012 r., a dotyczących grudnia 2011 r.:

1) do roku którego one dotyczą, czyli tu: do 2011 r. lub

2) do roku ich wykonania, czyli tu: stycznia 2012 r.

Jeżeli jednostka przyjmie zasadę zgodną z pkt 2, to ewidencja księgowa przebiegać będzie na zasadach ogólnych dotyczących księgowania usług obcych. Natomiast w przypadku przyjęcia rozwiązania, o którym mowa w pkt 1, ewidencja księgowa faktury otrzymanej (przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za 2011 r.) za usługi księgowe może przebiegać w poniższy sposób.
 

Przykład Załóżmy, że podatnik otrzyma 31 stycznia 2012 r. fakturę nr 7/2012 za usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczącą grudnia 2011 r. w kwocie brutto 1.230 zł. Podatnik kwalifikuje takie usługi do kosztów miesiąca, którego one dotyczą.

Wariant 1

Dekretacja w księgach 2011 r.:
 

Opis operacji:	Kwota	Konto
		Wn	Ma
1. Faktura VAT:
a) wartość według ceny nabycia:	1.000 zł	30
b) VAT naliczony (do rozliczenia w następnym okresie):	230 zł	22*
c) wartość brutto (zobowiązanie):	1.230 zł		21
2. Zarachowanie wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów:	1.000 zł	40	30

* Uwaga: W bilansie kwotę tego podatku wykazuje się w aktywach w pozycji B.IV "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" lub w pozycji B.II.2 lit. b) - jeżeli kwota nie jest znacząca. VAT naliczony w 2012 r. podlega przeksięgowaniu na konto analityczne "VAT naliczony i jego rozliczenie" jako już podlegający odliczeniu.

Księgowania w 2011 r.:

Wariant 2

Jednostka może również wynikające z powyższych faktur koszty zarachować w ciężar kosztów działalności operacyjnej roku obrotowego, którego dotyczą, czyli roku 2011 - na podstawie dowodu PK - zapisem:
 

Księgowania w 2011 r.:

W sporządzanym za rok 2011 bilansie saldo konta 30 jednostka wykaże w pasywach w pozycji B.III.2 lit. d) jako "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług".

W takiej sytuacji otrzymana w styczniu faktura podlegać będzie ujęciu w księgach rachunkowych stycznia, zapisem:

Dekretacja w 2012 r.:
 

Nastąpi wówczas rozliczenie salda konta 30 "Rozliczenie zakupu".

Księgowania w 2012 r.: